マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン

マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン平成29 年６月令和６年６月改訂令和８年４月改訂国土交通省 目次-1目次 第１章 ガイドラインの位置づけ ................................................................................ 1 １． ガイドライン制定の目的 ........................................................................................... 1 （１） ガイドライン制定の背景 .............................................................................................. 1 （２） 外部専門家を役員等として活用する必要性 ................................................................. 1 ２． ガイドラインの改訂 .................................................................................................. 1 （１）マンション管理業者を管理者とする方式における留意事項の整理 .............................. 1 （２）老朽化マンション等の管理及び再生の円滑化等を図るための建物の区分所有等に関する法律等の一部を改正する法律（令和７年法律第47 号）を踏まえた改訂 ........................... 2 ３． マンション管理の主体について ................................................................................ 3 ４． 本ガイドラインの対象及び構成 ................................................................................ 3 （１） ガイドラインを活用いただく方 ................................................................................... 3 （２） ニーズが想定されるマンションのタイプ .................................................................... 3 （３） 管理組合の管理方式のパターンとの関係 .................................................................... 3 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ................................. 5 １． 本章の対象 ................................................................................................................ 5 （１） 外部専門家の位置付け ................................................................................................. 5 （２） 本章を活用いただく方 ................................................................................................. 5 （３） ニーズが想定されるマンションのタイプ .................................................................... 5 （４） 管理組合の管理方式のパターンとの関係 .................................................................... 5 ２． 既存マンションにおける外部管理者方式導入の進め方 ............................................. 6 （１） 外部管理者方式のニーズの見極め ............................................................................... 6 （２） 既存マンションにおける外部管理者方式導入までの進め方・手続 ............................ 7 ①外部管理者方式の導入までのプロセスの全体像 ..................................................................................... 7 ②外部専門家の選任方法に係る細則等 ........................................................................................................... 8 ③管理者事務を担う外部専門家による説明 ............................................................................................... 10 ④新たな管理方式の導入に向けた検討開始 ............................................................................................... 12 ⑤候補者の選定 .................................................................................................................................................... 12 ⑥区分所有者に対する説明会等 ..................................................................................................................... 13 ⑦総会における導入推進決議 .......................................................................................................................... 14 ⑧総会における導入決議 .................................................................................................................................. 14 ３． 新築マンションにおける外部管理者方式導入までのプロセス .................................15 （１） 既存マンションにおける外部管理者方式との違い .................................................... 15 （２） 分譲契約締結前までのプロセス ................................................................................. 15 目次-2 （３） 分譲契約締結時及びその後のプロセス ...................................................................... 17 ４．管理者の業務内容・契約書等.....................................................................................18 （１） 契約・管理規約等の内容 ............................................................................................ 18 ①管理者事務委託契約書について ................................................................................................................. 18 ②管理者委託契約における規定事項 ............................................................................................................ 18 （２） 管理者の業務内容について ........................................................................................ 22 （３） 管理規約の規定事項について .................................................................................... 23 ①総論 ..................................................................................................................................................................... 23 ②個別の規定事項について .............................................................................................................................. 23 １） 管理者の選任・解任 .................................................................................................... 23 ２） 管理者の任期 .............................................................................................................. 23 ３） 管理者の欠格条項 ....................................................................................................... 25 ４） 管理者の誠実義務 ....................................................................................................... 26 ５） 議決事項 ...................................................................................................................... 26 ６） 管理者の権限・義務 .................................................................................................... 27 ７） 組合員の総会招集権 .................................................................................................... 31 ８） マンション管理への区分所有者の関与 ....................................................................... 32 ５．管理者がその地位を離れる場合について ...................................................................35 （１） どのような場合に管理者がその地位を離れるかについて ......................................... 35 （２） 管理者がその地位を離れる場合のプロセス ............................................................... 35 （３） 新しい管理体制の準備について ................................................................................. 36 ６．管理者による適正な業務遂行の確保・組合財産の保護のための措置 .........................37 （１） 概要 ............................................................................................................................. 37 （２） 管理者による独断専横的行為・管理組合と管理者間の利益相反の防止 ................... 38 ①管理者の権限の制限 ....................................................................................................................................... 38 １） 管理者等への議決権の非付与 ..................................................................................... 38 ２） 管理者の権限の制限 .................................................................................................... 38 ②利益相反取引等管理組合の利益を損なう行為への対応 ..................................................................... 38 １） 利益相反取引等にかかるプロセスの整理 ................................................................... 38 ２） 利益相反取引等の制限 ................................................................................................ 39 ３） 管理者事務に係る一定の裁量の確保・緊急時等における取引の機動性の確保 ......... 41 ４） 決算における利益相反取引等についての適切な開示 ................................................. 43 ５） 大規模修繕工事の発注における発注先選定等の透明性確保 ...................................... 44 ６） 管理組合からの報酬以外のリベート等の授受禁止 .................................................... 46 ③管理者に対する監視・チェック体制 ........................................................................................................ 46 １）監事の選任及び担い手（外部専門家と区分所有者） ..................................................... 46 ２）監事の権限・職務について ............................................................................................. 48 ３）管理者から監事及び区分所有者に対する定期報告 ......................................................... 48 目次-3 ④管理者の解任を柔軟化しておくための措置 ........................................................................................... 52 １）管理規約における管理者名等の固有名詞の排除 ............................................................ 52 ２）解任に向けた総会の招集要件の緩和 .............................................................................. 52 ３）区分所有者名簿等へのアクセスの確保 ........................................................................... 52 （３） 多額の金銭事故・事件の防止 .................................................................................... 53 ①口座の適切な管理 ........................................................................................................................................... 53 １）財産の分別管理の徹底 .................................................................................................... 53 ２）通帳・印鑑等の保管体制................................................................................................. 53 ３）修繕積立金の積立方式の工夫 ......................................................................................... 53 ４）現金の取扱いの禁止 ........................................................................................................ 53 ②適切な財産管理状況の把握 .......................................................................................................................... 54 １）監事等による組合財産状況に関する監査及び総会等への報告....................................... 54 ２）通帳原本等の定期的な確認 ............................................................................................. 54 （４） 事故・事件が発生した場合における対応及び組合財産の保護措置 .......................... 54 ①概要 ..................................................................................................................................................................... 54 ②外部管理者方式における訴訟追行等の問題 ........................................................................................... 54 １）管理者による訴訟代理の問題について ........................................................................... 54 ２）管理者との間で利益相反類似の状況が発生した場合について....................................... 55 ③保険金等の請求及び受領に関する総会の決議について ..................................................................... 56 （５） 事件・事故が起きてしまった場合の組合財産の保護措置 ......................................... 56 ①保険・補償制度の活用 .................................................................................................................................. 56 １）役員の過失による損害（賠償責任保険等）.................................................................... 56 ２）故意・重過失等による損害 ............................................................................................. 56 ②紛争解決手続の活用 ....................................................................................................................................... 56 １）トラブル発生時における相談先について ....................................................................... 56 ２）裁判以外の解決手法 ........................................................................................................ 57 ３）管理者を被告とする場合の訴訟手続の例示.................................................................... 57 【資料編】管理者と管理組合の契約書の例（外部専門家による管理者方式で、理事会が設置される場合） .................................................................................................................59 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ................................................................................................................ 66 １． 本章の対象 ...............................................................................................................66 （１） 管理業者の位置付け ................................................................................................... 66 （２） 本章を活用いただく方 ............................................................................................... 66 （３） ニーズが想定されるマンションのタイプ .................................................................. 66 （４） 管理組合の管理方式のパターンとの関係 .................................................................. 66 （５） 管理者と管理業者との関係 ........................................................................................ 67 目次-4 ２． 既存マンションにおける外部管理者方式導入の進め方 .......................................67 （１） 外部管理者方式のニーズの見極め ............................................................................. 67 （２） 既存マンションにおける外部管理者方式導入までの進め方・手続 .......................... 68 ①外部管理者方式の導入までのプロセスの全体像 .................................................................................. 68 ②管理者事務を担う管理業者による説明 .................................................................................................... 69 ③新たな管理方式の導入に向けた検討開始 ............................................................................................... 71 ④候補業者の選定 ............................................................................................................................................... 71 ⑤区分所有者に対する説明会等 ..................................................................................................................... 71 ⑥総会における導入推進決議 .......................................................................................................................... 72 ⑦総会における導入決議 .................................................................................................................................. 72 ３． 新築マンションにおける外部管理者方式導入までのプロセス .................................73 （１） 既存マンションにおける外部管理者方式との違い .................................................... 73 （２） 分譲契約締結前までのプロセス ................................................................................. 74 （３） 分譲契約締結時及びその後のプロセス ...................................................................... 76 ４．管理者の業務内容・契約書等.....................................................................................76 （１） 契約・管理規約等の内容 ............................................................................................ 76 ①管理者事務委託契約書の体裁 ..................................................................................................................... 76 ②管理者委託契約における規定事項 ............................................................................................................ 76 （２） 管理者の業務内容について ........................................................................................ 77 （３） 管理規約の規定事項について .................................................................................... 77 ①総論 ..................................................................................................................................................................... 77 ②個別の規定事項について .............................................................................................................................. 77 １） 管理者の選任・解任 .................................................................................................... 77 ２） 管理者の任期 .............................................................................................................. 78 ３） 管理者の欠格条項 ....................................................................................................... 79 ４） 管理者の誠実義務 ....................................................................................................... 80 ５） 議決事項 ...................................................................................................................... 80 ６） 管理者の権限・義務 .................................................................................................... 82 ７） 組合員の総会招集権 .................................................................................................... 85 ８） マンション管理への区分所有者の関与 ....................................................................... 86 ５．管理者がその地位を離れる場合について ...................................................................89 （１） 管理者がその地位を離れる場合のプロセス ............................................................... 89 （２） 新しい管理体制の準備について ................................................................................. 90 ６．管理者による適正な業務遂行の確保・組合財産の保護のための措置 .........................91 （１） 概要 ............................................................................................................................. 91 （２） 管理者による独断専横的行為・管理組合と管理者間の利益相反の防止 ................... 92 ①管理者の権限の制限 ....................................................................................................................................... 92 目次-5 １） 管理者等への議決権の非付与 ..................................................................................... 92 ２） 管理者の権限の制限 .................................................................................................... 92➁利益相反取引等管理組合の利益を損なう行為への対応 ..................................................................... 92 １） 利益相反取引等にかかるプロセスの整理 ................................................................... 92 ２） 利益相反取引等の制限 ................................................................................................ 96 ３） 管理者事務に係る一定の裁量の確保・緊急時等における取引の機動性の確保 ......... 97 ４） 決算における利益相反取引等についての適切な開示 ............................................... 100 ５） 大規模修繕工事の発注における発注先選定等の透明性確保 .................................... 100 ６） 管理組合からの報酬以外のリベート等の授受禁止 .................................................. 102 ③管理者に対する監視・チェック体制 ..................................................................................................... 103 １） 監事の選任及び担い手（外部専門家と区分所有者） ............................................... 103 ２） 監事の権限・職務について ....................................................................................... 104 ３） 管理者から監事及び区分所有者に対する定期報告 .................................................. 105 ④管理者の解任を柔軟化しておくための措置 ........................................................................................ 108 １） 管理規約における管理者名等の固有名詞の排除 ...................................................... 108 ２） 解任に向けた総会の招集要件の緩和 ........................................................................ 109 ３） 区分所有者名簿等へのアクセスの確保 ..................................................................... 109 （３） 多額の金銭事故・事件の防止 .................................................................................. 109 ①口座の適切な管理 ........................................................................................................................................ 109 １） 財産の分別管理の徹底 .............................................................................................. 109 ２） 通帳・印鑑等の保管体制 ...........................................................................................110 ３） 修繕積立金の積立方式の工夫 .................................................................................... 111 ４） 現金の取扱いの禁止 ................................................................................................... 111 ②適切な財産管理状況の把握 ....................................................................................................................... 112 １） 監事等による組合財産状況に関する監査及び総会等への報告 .................................112 ２） 通帳原本等の定期的な確認 ........................................................................................112 （４） 事故・事件が発生した場合における対応及び組合財産の保護措置 ......................... 112 ①概要 .................................................................................................................................................................. 112 ②外部管理者方式における訴訟追行等の問題 ........................................................................................ 112 １） 管理者による訴訟代理の問題について ......................................................................112 ２） 管理者との間で利益相反類似の状況が発生した場合について .................................113 ③保険金等の請求及び受領に関する総会の決議について .................................................................. 114 （５） 事故・事件が起きてしまった場合の組合財産の保護措置 ........................................ 114 ①保険・補償制度の活用 ............................................................................................................................... 114 １） 役員の過失による損害（賠償責任保険等） ..............................................................114 ２） 故意・重過失等による損害 ........................................................................................114 ②トラブル発生時における相談・裁判外紛争解決手続の活用 ......................................................... 115 １） トラブル発生時における相談先について ..................................................................115 ２） 裁判以外の解決手法 ...................................................................................................115 目次-6 ３） 管理者を被告とする場合の訴訟手続の例示 ..............................................................115 【資料編】標準管理者事務委託契約書（管理者と管理組合間の管理者事務委託契約書の例 （マンション管理業者の場合）） .................................................................................... 117 【参照条文】 .................................................................................................................. 125 第1 章 ガイドラインの位置づけ 第１章 ガイドラインの位置づけ １．ガイドライン制定の目的 （１）ガイドライン制定の背景 ・ 平成28 年3 月、マンションの管理の適正化の推進に関する法律（平成12 年法律第149号。以下「マンション管理適正化法」という。）第３条に基づく「マンションの管理の適正化に関する指針」（平成13 年告示第1288 号）が改正され、「一 マンションの管理の適正化の基本的方向」の４において、外部専門家が管理組合の管理者等に就任する場合には、「マンションの区分所有者等が当該管理者等又は役員の選任や業務の監視等を適正に行うとともに、監視・監督の強化のための措置等を講じることにより適正な業務運営を担保することが重要である。」とされました。 ・ また同時に、「マンション標準管理規約及び同コメント」（以下「標準管理規約」という。）が改正され、組合員ではない外部専門家が、管理組合の役員や管理者に就任できることとする場合の規定例等の整備がされました（標準管理規約第35 条、全般関係コメント、別添１ほか）。 ・ 上記改正に当たってのパブリック・コメントでは、「外部専門家による誠実義務違反や利益相反を防ぐための方策、資格・財産的基礎を担保するための要件、事故があった場合の措置等について、より具体的な例示や、ガイドライン等を示すべき」等のご意見が寄せられたことから、「今後、より具体的な例を示すこと等について、検討する」との国土交通省の考え方が示されました。 ・ 以上を踏まえ、平成29 年6 月、外部専門家である役員の適正な業務運営を担保するための措置の具体例を示すものとして、ガイドラインの整備を行いました。 （２）外部専門家を役員等として活用する必要性 ・ 上記のように、外部専門家を管理組合の役員等として活用可能とするための改正が行われることとなった理由は、「近年、マンションの高経年化の進行等による管理の困難化やマンションの高層化・大規模化等による管理の高度化・複雑化が進んでおり、これらの課題への対応の一つとして、外部の専門家の活用が考えられる。以前から、管理組合がマンション管理士等の専門家に対し、相談、助言、指導その他の援助を求めることについては規定してきたが、さらに進んで、外部の専門家が直接管理組合の運営に携わることも想定する必要がある。」とされています。また、「このような外部の専門家には、管理の執行を担うという点から、特に、管理規約、管理の委託、修繕、建替え等に関する広範な知識が必要」ともされています。（標準管理規約全般関係コメント③より） ２．ガイドラインの改訂 （１）マンション管理業者を管理者とする方式における留意事項の整理 ・ 近年、既存マンションにおいて、役員の担い手不足等を背景として、マンション管理適正化法上の登録を受けたマンション管理業者（以下「管理業者」という。）が管理事務を受託するのに加えて管理者として選任される事例や、新築マンションにおいて、管理業者が管理者に就任 第1 章 ガイドラインの位置づけすることを前提として分譲が行われる事例が出てきています。 ・ 管理業者は外部専門家とは異なるため、１（２）において記載した「外部専門家を役員等として活用する必要性」についての説明が当てはまるわけではありませんが、管理業者が管理組合から管理事務を受託している場合、当該マンションにおける管理上の問題について通じていることが期待されるため、管理状況、管理組合での議論に応じて、管理者として就任することも１つの選択肢となり得ると考えられます（なお、外部専門家や管理業者など、区分所有者以外の者が管理者となる管理方式のことを「外部管理者方式」という。）。 ・ 他方、管理業者が管理者となる外部管理者方式については、その運営方法によっては、区分所有者の意思から離れた不適切な管理、管理組合と管理業者との利益相反の発生、管理業者に支払うコストの増大等が生じるおそれがあることから、導入を行うかについてはメリット・デメリットを踏まえた慎重な検討が必要です。 また、こうした検討を経て導入を決定した場合は、管理者の選任や業務の監督等を適正に行うことができる体制の整備が必要です。 ・ しかしながら、このような場合を対象としたガイドラインがなく、適正な外部管理者方式のあり方について明確ではない状態であったことから、令和５年８月にとりまとめた「今後のマンション政策のあり方に関する検討会」において、「管理業者等が管理者となる場合の実態等の把握を進め、マンション管理業の所管部署とも連携する形で、留意事項等を示したガイドラインの整備」を行うとされたところです。 ・ こうした点も踏まえ、令和6 年６月、第３章において、管理業者が管理者となる外部管理者方式の場合に対応する形で留意事項を整理したうえ、外部専門家が管理者となる外部管理者方式等については従来のガイドラインの内容を改訂して第２章において整理し、名称を「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」（以下「本ガイドライン」という。）として、ガイドラインを改訂しました。 （２）老朽化マンション等の管理及び再生の円滑化等を図るための建物の区分所有等に関する法律等の一部を改正する法律（令和７年法律第47 号）を踏まえた改訂 ・ 管理業者が管理者となる外部管理者方式（管理業者管理者方式）については、専門的知見を有する管理業者による機動的なマンション管理を実現し、区分所有者の負担軽減につながることが期待される一方で、管理業者が工事等の発注者として、自社や関連会社と直接取引を行うことが可能となり、区分所有者の利益に反する事態が生じうるのではないかとの懸念の声があったことから、令和７年５月に成立・公布された老朽化マンション等の管理及び再生の円滑化等を図るための建物の区分所有等に関する法律等の一部を改正する法律において、管理業者管理者方式に関するマンション管理適正化法の改正が行われました。 ・ 具体的には、管理業者が自社又は関連会社との取引を行う場合には、総会決議に先立ち、区分所有者等に対して当該取引に関する重要な事実を事前説明することを義務づけ、管理業者がこうした義務を適切に履行しない場合には、管理業者に対して業務停止命令等の措置を講じることとするものであり、こうした点を踏まえ、令和８年４月に本ガイドラインを改訂しました。 外部管理者方式を導入する際や外部管理者方式を前提として分譲が行われているマンション 第1 章 ガイドラインの位置づけの購入を検討される際には、本ガイドラインを参考にしていただくことにより、区分所有者から構成される管理組合として、適正な業務運営を図っていただくことが期待されます。 ３．マンション管理の主体について ・ マンションにおいては、区分所有者は専有部分を所有するとともに、全員で共用部分を共有し、その維持管理のための責任と負担を各自が負うことになります。 ・ マンションの管理の適正化の推進を図るための基本的な方針（令和3 年国土交通省告示第 1286 号。以下「基本方針」という。）においても、マンション管理の主体について、 ○ マンションは私有財産の集合体であり、その管理の主体は、あくまでマンションの区分所有者等で構成される管理組合であること ○ マンションの状況によっては、外部の専門家が、管理組合の管理者等又は役員に就任することも考えられるが、その場合には、マンションの区分所有者等が当該管理者等又は役員の選任や業務の監視等を適正に行うとともに、監視・監督の強化のための措置等を講じることにより適正な業務運営を担保することが重要であることという考え方が示されています。 ・ マンションの管理において、外部専門家や管理業者（以下包括して呼称する場合、「外部専門家等」という。）を活用することも選択肢の1 つとして考えられますが、この場合においても、上記の点に十分留意する必要があります。 本ガイドラインも、こうした観点から留意すべきと考えられる事項について、整理したものとなっています。 ４．本ガイドラインの対象及び構成 （１）ガイドラインを活用いただく方 ・ 本ガイドラインは、主として、既存マンションにおいて、管理組合の担い手不足への対処等を理由として外部専門家等の活用を検討している管理組合の方をはじめ、外部管理者方式の導入が見込まれる新築マンションの購入を検討している方、外部専門家や管理業者、分譲業者など、外部管理者方式のマンションに関わる様々な方の参考としていただくことを想定しています。 （２）ニーズが想定されるマンションのタイプ ・ 本ガイドラインは、主として、自己居住用のマンションを対象としています。なお、いわゆるワンルーム型の投資用マンション（単身居住用ワンルームが多く、主に投資を想定して供給されたマンションのことをいう。以下同じ。）やリゾートマンションにおいても、本ガイドラインの内容は参考となります。 （３）管理組合の管理方式のパターンとの関係 ・ 管理組合の管理方式には、誰が管理者となるのか、理事会の有無やその機能に応じていくつかのパターンが想定され、パターン毎に外部専門家の位置付けや役割に相違が生じてきます。 ・ これらのパターンに応じ、第２章では、主として、外部専門家が管理者や理事会における役 第1 章 ガイドラインの位置づけ員に就任している場合について記載しています。 なお、管理者や理事会の役員に管理業者の従業員等を指定する方法が取られている場合、管理業者以外の業者が管理者に就任する場合についても、第２章が参考となります。 ・ また、第３章では、主として、管理業者が管理者に就任している場合について記載しており、理事会が設置されておらず、かつ、管理業者が管理者に就任している場合を前提としています。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 １．本章の対象 （１）外部専門家の位置付け ・ 本章は、主として、管理組合が外部専門家を「管理者」（理事会における理事長の地位を兼ねている場合を含む。）として活用する場合（外部専門家による外部管理者方式。以下本章において「外部管理者方式」という場合は、外部専門家による外部管理者方式をいう。）における、実務上の留意点や想定される運用例をまとめたものです。なお、外部専門家を管理者以外の役員（理事）として活用する場合についても、本ガイドラインは参考となります。 外部専門家としては、マンション管理士、弁護士、公認会計士などであり、マンション管理における一定の専門的知識を有する者を想定しています。 ※ マンション管理士は、国土交通大臣の登録を受け、専門的知識をもって、管理組合の運営その他マンションの管理に関し、管理組合の管理者等又は区分所有者等の相談に応じ、助言、指導その他の援助を行うことを業務（他の法律においてその業務を行うことを制限されているものを除く）とする者です（マンション管理適正化法第２条第５号）。 （２）本章を活用いただく方 ・ 本章は、主として、既存マンションにおいて、管理組合の担い手不足への対処等を理由として外部専門家等の活用を検討している管理組合の方をはじめ、外部管理者方式の導入が見込まれる新築マンションの購入を検討している方、外部専門家や管理業者、分譲業者など、外部管理者方式のマンションに関わる様々な方の参考としていただくことを想定しています。 （３）ニーズが想定されるマンションのタイプ ・ 本章は、主として、外部専門家が管理者の地位にある自己居住用のマンションを対象としていますが、いわゆる投資用マンションやリゾートマンションにおいても、内容は参考となります。 （４）管理組合の管理方式のパターンとの関係 ・ 管理組合の管理方式には、いくつかのパターンが想定され、パターン毎に外部専門家の位置付けや役割に相違が生じてきます（具体的には、標準管理規約全般関係コメント ③及び別添１で示されている３パターン（図１）参照）。 ・ 本章では、主として、外部専門家が理事会における「管理者及び理事長」に就任するパターン（下記(1)のパターンの一部）、外部専門家・総会監督型のパターン（下記(３)のパターンの一部。理事会が設置されておらず、かつ、外部専門家が管理者に就任）を前 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項提として例を示しています。 下記(2)の方式（外部専門家が管理者に選任されるとともに、別途区分所有者からなる理事会及び区分所有者の理事長がいるパターン）を採用する場合についても、本章は参考となります。 なお、管理者や理事会の役員に管理業者の従業員等を指定する方法が取られている場合や、管理業者以外の業者が管理者となる場合についても、本章は参考となります。 図１＜標準管理規約「別添１」で示された主要３パターン＞ (1)理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型※本章で主に想定する方式 (2)外部管理者・理事会監督型 (3)外部管理者・総会監督型※本章で主に想定する方式 ・理事会有り ・理事会有り ・理事会無し（総会のみ） ・管理者＝理事長 ・管理者≠理事長 ・理事長がいない ・外部専門家は「役員」（理事 （理事長＝管理者を含む） 又は監事）に就任 ・外部専門家は役員ではない ・外部専門家は「管理者」に就任 ・外部専門家は役員ではない ・外部専門家は「管理者」に就任 ２．既存マンションにおける外部管理者方式導入の進め方 （１）外部管理者方式のニーズの見極め ・ 外部専門家を管理者として選任するかどうかを検討するに当たっては、理事会で議論を行うことが多いと考えられます。外部管理者方式を導入する理由として、理事会業務が負担であるということも考えられますが、このような場合、役員の人数、業務内容、理事会の開催回数のあり方について検討したり、外部専門家を顧問として招聘したりするなど、役員の負担軽減・担い手確保のための取組を実施することも考えられるため、そうした方法との比較検討も有用です。 ・ 外部管理者方式のメリットとデメリットについても、あらかじめ検討しておくことが必要です。一般的には、以下のようなメリット、デメリットがあると説明されることがあります。また、管理者委託契約の内容や管理規約の内容によっても、メリット・デメリットの内容は変わってきます。 ＜メリット＞ ・ 区分所有者の事務の負担軽減につながることがあり、管理者（役員）の担い手不足の解決策となる場合があること ・ 外部専門家が管理者事務を担う体制となり、専門的知見に基づく、機動的な業務執行が期待できる場合があること 等＜デメリット＞ ・ 管理者事務に係る報酬を支払うことに伴い管理組合の支出が増大したり、管理者と管理 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項組合の利益相反が生じたりする可能性が高まること ・ 必要な範囲を超え管理者権限が強くなることで管理者に対する監督が弱まったり、管理に対する区分所有者の関心の低下につながったりするおそれがあること 等 ・ このようなニーズの見極め段階において、第三者的立場に立った外部専門家の支援を受けることも考えられます。例えば、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口や、管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等へ相談したり、専門家の派遣を受けたりすることも一案です。 ・ 検討の結果、外部管理者方式を採用する場合においても、管理者に完全に任せきりにすべきではなく、管理者の業務執行状況の監督等を行うことが必要となります。 （２）既存マンションにおける外部管理者方式導入までの進め方・手続 ①外部管理者方式の導入までのプロセスの全体像 ・ 管理組合のニーズを見極めた結果、外部管理者方式を導入する必要があると判断された場合、実際に導入するまでのプロセスは、概ね次のとおりです。 図２＜外部管理者方式の導入までのプロセスの例＞ ・ 大きな流れとしては、現体制の理事等が主体となり、区分所有者への説明会等で情報共有・意向把握を重ねながら丁寧に検討し、メリット・デメリットについても十分検討したうえで総会での導入推進決議も経て、候補者の選定や必要な細則・契約・予算の案を検討し、総会決議において正式に決定することが考えられます。 管理規約で役員の要件が「組合員のうちから」となっている場合は、管理者の選任決 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項議より前、又は選任決議と同一の総会において、管理者として組合員以外の者を選任可能とするための管理規約の改正等を行います。なお、管理者の選任決議と同一の総会で行うことも考えられます。 ②外部専門家の選任方法に係る細則等 ・ 建物の区分所有等に関する法律（昭和37 年法律第69 号。以下「区分所有法」という。）上、管理者は、管理規約に別段の定めがない限り総会で選任され（区分所有法 第25 条第１項）、本人が承諾すれば管理者に就任できます（区分所有法第28 条、民法（明治29 年法律第89 号）第643 条）。標準管理規約上は、総会で理事及び監事を選任し（標準管理規約第35 条第２項）、理事会において理事の中から理事長・副理事長・会計担当理事等の役職を割り当てていくこととされています（標準管理規約第 35 条第3 項）。 外部専門家の選任方法については、標準管理規約上、細則に委任することが想定されており（標準管理規約第35 条第4 項）、あらかじめ細則において、特別の手続（役職も含めて総会で決議する等。下記参照）を定めておくことが考えられます。 さらに、外部専門家の資格要件等についても定めておくことが考えられます。その他、細則において、外部専門家が役員に加わることに伴う理事会運営等における特別のルールを設ける場合には、これも定めておくことが考えられます（監督体制、業務内容、理事会の議決権の有無等）。 ＜標準管理規約における外部専門家の役員就任に係る規定＞ （役員） 第35 条 （略） ※外部専門家を役員として選任できることとする場合 ２ 理事及び監事は、総会の決議によって、選任し、又は解任する。 ３ 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事会の決議によって、理事のうちから選任し、又は解任する。 ４ 組合員以外の者から理事又は監事を選任する場合の選任方法については細則で定める。 【コメント】 第35 条関係 ① 管理組合は、建物、敷地等の管理を行うために区分所有者全員で構成される団体であることを踏まえ、役員の資格要件を、当該マンションへの居住の有無に関わりなく区分所有者であるという点に着目して、「組合員」としているが、②、③で示すように、それぞれのマンションにおける実態に応じて資格要件を定めることもできる。 ② 全般関係③で示したとおり、必要に応じて、マンション管理に係る専門知識を有する外 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項部の専門家の選任も可能とするように当該要件を外すことも考えられる。この場合においては、「外部専門家を役員として選任できることとする場合」の第４項のように、選任方法について細則で定める旨の規定を置くことが考えられる。（略） ③～⑦ （略） ⑧ 第４項の選任方法に関する細則の内容としては、選任の対象となる外部の専門家の要件や選任の具体的な手続等を想定している。なお、⑨及び第３６条の２関係②について併せて参照のこと。 ⑨ 外部の専門家を役員として選任する場合には、その者が期待された能力等を発揮して管理の適正化、財産的価値の最大化を実現しているか監視・監督する仕組みが必要である。 このための一方策として、法人・団体から外部の専門家の派遣を受ける場合には、派遣元の法人・団体等による報告徴収や業務監査又は外部監査が行われることを選任の要件として、第４項の細則において定めることが考えられる。 ⑩ 役員は、マンションの敷地、共用部分等や管理費、修繕積立金といった組合員の共有の財産を管理し、管理業者との業務委託や修繕工事の工事請負契約といった多額の発注、契約に関する管理組合としての意思決定に直接的に関与することが想定される。そのため、部外者が役員になりすまし、役員の業務の適正な実施を妨害した場合、管理組合が多額の損害を被るおそれがあることから、そうした事態を防止するためには、役員候補者の本人確認を適切に実施することが有効と考えられる。 具体的には、マイナンバーカード、運転免許証、パスポート等の顔写真付きの身分証明書の提示を求める等の方法により本人確認を行うことが考えられる。 また、②に示すように、マンション管理に係る専門知識を有する外部の専門家を選任する場合は、顔写真付きの身分証明書に加え、専門家の資格に係る身分証明書の提示を求めることが考えられる。 ＜外部専門家の選任手続等に関して細則で定めておくべき事項の例＞ 第○条 ○○マンション管理規約（以下「規約」という。）第35 条第4 項及び第70 条の規定に基づき、この細則を制定する。 （補足：便宜上、規約の条番号は標準管理規約（単棟型）に準拠した。以下同じ。） 第○条 規約第35 条第3 項に基づく役員の選任において、組合員以外のマンションの管理に関する専門的知識を有する役員（以下「外部専門家役員」という。）を選任する場合については、同項の規定にかかわらず、総会の決議において、理事長、副理事長、会計担当理事、その他理事又は監事のいずれであるかも決定するものとする。 （補足：本規定は、規約第35 条第4 項に基づき、役員の役職は理事会で決定することとしている規約第35 条第3 項の規定の特例として、外部専門家に限り、理事長といった役職までも総会で定めることとするものである。次の規定も同様。） 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 第○条 外部専門家役員を選任しようとするときは、理事会において外部専門家役員の選任に関する議案を作成し、総会に提出し、その承認を得られなければならない。 第○条 外部専門家役員は、理事会における議決権を有しない。 （補足：本規定は、規約第70 条に基づき、理事会決議は理事の過半数で行うこととしている規約第53 条第1 項の特例として、外部専門家である理事には議決権を付さないこととするものである。） 第○条 本細則に定めるもののほか、外部専門家役員の選任及び解任に係る細目は、外部専門家と管理組合との間で締結される契約に定めるところによる。 第○条 外部専門家役員は、○○円以上の経費の支出が必要となる場合には、あらかじめ、理事会の承認を得てその支出を行うことができる。 等 ③管理者事務を担う外部専門家による説明 ・ 外部管理者方式を採用する場合、理事会を廃止する可能性がある等、管理方式に大きな影響を与え得るため、外部専門家は、後述する説明会などの場において、少なくとも以下の図３の事項について区分所有者に対し説明することが望ましいと考えられます。 ・ 外部専門家から説明を受けた区分所有者は、本ガイドラインで後述する各項目を確認することによって、導入を検討している外部管理者方式が各管理組合の実情に応じて適正な方式かどうか十分に検討していくことが必要です。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項図３＜外部専門家による説明事項＞ １．管理者の権限の範囲 【管理規約の内容について】 ・管理者の選任・解任の方法 ・管理者の任期 ・管理者の欠格条項/誠実義務規定 ・総会の議決事項/管理者の権限について現行の管理規約からの変更があるか（理事会が設けられない外部管理者方式の場合、現行の管理規約で理事会の議決事項だった事項の決定方法を含む。） ・組合員の総会招集権について規定されているか ・総会以外に区分所有者の意思を反映する環境が整備されているか ・その他の点について現行の管理規約から変更された内容はあるか ２．通帳・印鑑の保管方法 ・口座の名義はどのように設定するか ・預金口座の印鑑等は誰が保管するか ３．外部専門家が管理者の地位を離れる場合のプロセス ・管理者が地位を離れる場合にはどのようなプロセスを設けているのか ４．日常の管理での利益相反取引等におけるプロセスや情報開示の方法 ・ 管理規約において、管理者が総会での決議なく行える権限の定めの有無及びその内容 ・ 管理者が一定の金額未満について総会での決議なく行える契約の定めがある場合はその金額及び設定理由 ・ 管理者による情報開示についての定めの内容 ・ 緊急時における対処方法 ５．大規模修繕工事等におけるプロセスや情報開示の方法 ・大規模修繕工事の検討主体（修繕委員会の設置の有無等） ６．監事の設置と監査の方法 ・監事の設置の有無及びその人数 ・監事の選任方法 ・区分所有者・外部専門家の別 ・監事の権限・職務 ７．その他重要事項 ・管理者の氏名、事務所所在地 ・管理者事務の対象となるマンションの所在地に関する事項 ・管理者事務に要する費用並びにその支払の時期及び方法 ・管理者事務の一部の再委託に関する事項 ・免責に関する事項 ・管理者事務についての賠償責任保険への加入の有無及び補償額 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ④新たな管理方式の導入に向けた検討開始 ・ 外部管理者方式の導入に向けた必要な手続や検討は、基本的に理事会が中心となって行うことが多いと考えられます。この導入検討段階で、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等に対し導入の場合のメリット・デメリット等について相談し、中立的な立場から、助言や支援を受けることも考えられます。 また、外部管理者方式の導入は、管理組合や区分所有者に重大な影響を及ぼす事項ですので、理事会として具体的な検討に着手する旨を、区分所有者に周知・広報しておくことが望ましいと考えられます。導入検討段階において、理事会や区分所有者から要望がある場合には、適切に説明を行う必要があります。 ⑤候補者の選定 ・ 上記の検討と並行して、管理者の候補者の選定を進めることとなります。当該候補者が管理者として適切かどうか、各管理組合において丁寧に検討することが必要です。 ・ 候補者については、管理組合が自ら情報収集するほか、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、マンション管理の専門家派遣を行うNPO 等の団体、自治体のマンション相談窓口などへ問い合わせ、情報を入手することが考えられます。他のマンションで活躍している記事等が掲載されていたマンション管理士を候補とした例もあります。 ・ 外部管理者として信頼できる外部専門家であるかの見極めや外部管理者方式の導入手続支援のために、外部管理者方式の導入の前にアドバイザー・顧問等の形で候補者等から支援を受けることも考えられます（なお、このような趣旨で顧問やコンサルタントとしての継続的な業務に係る委任契約を締結する場合、管理組合にとっては報酬等の負担が発生する可能性がありますし、また、これにより当該候補者等が当該マンションにおける管理のあり方に深く関わる点で管理組合の業務に関する重要事項にあたると考えられることから、総会での承認が必要です。）。 ・ また、区分所有者等から知り合いの外部専門家が推薦されるケースも考えられますが、そのような場合、透明性確保の観点から、候補者として挙げられた経緯や理由については明確にしておくべきです。公募によって候補者を募ることも、方法の１つとして考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項図４＜外部専門家の選定・評価のプロセスの例＞ ⑥区分所有者に対する説明会等 ・ 理事会としては、外部管理者方式の導入を行うかについて十分に検討をしてもらう観点から、理事会主導による区分所有者への説明会を開催すること、区分所有者全員へのアンケートの実施によって、その意向把握を行うことも考えられます（特に、当該マンションに居住していない区分所有者には情報が届きづらいので、情報共有や意向把握に当たっては留意が必要です。）。 説明会においては、「区分所有者のみによる管理の継続ができない理由（理事会方式を継続しない理由）」、「外部管理者方式を導入することのメリット・デメリット」など、外部管理者方式の導入が必要と判断するに至った議論の過程について、書面等も用いながら、区分所有者に丁寧に説明することが望ましいと考えられます。 理事会の求めがある場合、外部専門家はこの説明会に出席し、区分所有者に対して、外部管理者方式の内容について説明を行うことが望ましいと考えられます。また、外部専門家は、理事会を通じて、管理者委託契約（マンション管理適正化法第72 条第１項に規定する管理者受託契約を含む。以下同じ。）にかかる重要事項を記載した書面を区分所有者全員へ交付することが望ましいと考えられます。 ・ 書面における具体的な記載内容については、図３「外部専門家による説明」で掲げた項目を参考にするとともに、それぞれの管理組合の要望に添うような形で作成すること 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項が考えられます。 ⑦総会における導入推進決議 ・ 外部管理者方式の導入を決定する正式な総会決議の前には、導入推進決議を経ておくことが望ましいと考えられます。 導入推進決議は法的に必須の決議ではありませんが、外部管理者方式の導入に向けて具体的な手続を進めていくかどうかを議案とするものですので、これが決議された場合、導入の方向性が確認されたことになり、候補者と理事会との間で契約書等の詳細な検討・調整を進める前のプロセスとして望ましいと考えられます。 ・ 導入推進決議では、外部管理者方式の導入に向けて具体的な手続を進めていく旨、候補者（あくまで候補者として承認を得る）、新たな管理方式や管理者の権限等の大きな方向性、スケジュール等を明示して、決議を得ることが考えられます。 また、管理規約で管理者の要件が「組合員のうちから」となっている場合には、導入推進決議を議案とする総会で、区分所有者以外の者も管理者を選任可能とするための管理規約改正等を行っておくか、次の⑧における管理者の選任決議と同一の総会において行うことも考えられます。 ・ 導入推進決議の後、候補者を管理者として選任する方向で、候補者と理事会との間で、契約書、報酬等の詳細な調整を進め、⑧の総会の議決事項を検討します。 ⑧総会における導入決議 ・ 外部管理者方式を正式に導入するには、管理者等の選任、管理規約、細則、契約書、報酬等に係る予算などについて、総会決議を経る必要があります。理事会がない外部管理者方式を導入する場合、通常の理事会方式を取りやめることになるため、多くのマンションにおいては管理規約改正の決議（区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）の者であって議決権の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）を有するものが出席し、出席した区分所有者及びその議決権の各４分の３以上の多数による決議（区分所有法第31 条第１項））が必要と考えられます。 ・ 正式な総会決議の前に、区分所有者向けに説明会を開催し、議案、スケジュール、諸条件等について説明・質疑を行う場を設けることも考えられます。 ・ 議決事項としては、候補者である外部専門家を管理者に選任する旨、管理規約及び細則の制定・改正案、管理者と締結する管理者事務委託契約書の案、管理委託契約書の変更案、管理者の報酬に関する予算案が考えられます。管理規約の改正以外の事項は、普通決議で対応することが可能と考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ３．新築マンションにおける外部管理者方式導入までのプロセス （１）既存マンションにおける外部管理者方式との違い ・ 新築マンションにおいて外部管理者方式が導入されている場合においても、適切な管理者事務委託契約書、管理規約の設定等を行うことなどによって管理者に対する適切な監視・監督体制を構築することができれば、適正な管理の実現は可能であると考えられます。 しかし、新築時から外部管理者方式が導入されている物件を購入する場合、マンションの管理への関与の程度が相対的に低下し、区分所有者等で構成される管理組合が管理の主体であることやマンションの管理運営について、理解が不十分となるおそれがあります。また、既存マンションにおいては、外部管理者方式の導入の是非について、区分所有者間で議論のうえ検討の上決定することが可能ですが、新築マンションにおいてはそのような議論の場を持つことが難しく、各購入予定者が購入時点までに自ら検討を行うことが必要となるため、より一層注意深く検討を行う必要があります。 図５＜新築マンションにおける外部管理者方式の導入までのプロセスの例＞ （２）分譲契約締結前までのプロセス ・ マンション分譲時には、分譲業者が重要事項説明書の附属資料として管理者事務委託契約書等を示すケースも想定されます。しかし、単に書面を示すだけでは購入予定者の外部管理者方式に対する理解が十分とならない可能性があるため、分譲業者からより丁 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項寧な情報提供を行うことが望ましいと考えられます。 例えば情報提供を行う際に、図６の記載事項について記載した書面を交付したうえ、口頭にて説明を行うことが望ましいと考えられます。 また、必要に応じて、管理者に就任予定の外部専門家が購入予定者に対して直接説明を行うことが望ましいと考えられます（例えば、購入予定者から質問を受けることなどにより、分譲業者から必要十分な情報提供を行うことができないような場合）。 購入予定者は分譲業者からの情報提供を受けたうえ、外部管理者方式の導入のメリットやデメリット等を踏まえて購入するかどうか検討する必要があります。必要に応じ、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、マンション管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等から中立的な立場からの助言を得ることも望ましいと考えられます。 図６＜分譲業者による情報提供項目＞ １．管理者の権限の範囲 【管理規約の内容について】 ・ 管理者の選任・解任の方法 ・ 管理者の任期 ・ 管理者の欠格条項/誠実義務規定 ・ 総会の議決事項/管理者の権限について標準管理規約からの変更があるか（理事会が設けられない外部管理者方式の場合、標準管理規約で理事会の議決事項だった事項の決定方法を含む。） ・ 組合員の総会招集権について規定されているか ・ 次の管理者（理事長）を円滑に決定できるような規定となっているかどうか ・ 総会以外に区分所有者の意思を反映する環境が整備されているか ２．通帳・印鑑の保管方法 ・口座の名義はどのように設定するか ・預金口座の印鑑等は誰が保管するか ３．外部専門家が管理者の地位を離れる場合のプロセス ・管理者が地位を離れる場合におけるプロセスの定め ４．日常の管理での利益相反取引等におけるプロセスや情報開示の方法 ・管理規約において、管理者が総会での決議なく行える権限の定めの有無及びその内容 ・管理者が一定の金額未満について総会での決議なく行える契約の定めがある場合はその金額及び設定理由 ・管理者による情報開示についての定めの内容 ・緊急時における対処方法 ５．大規模修繕工事等におけるプロセスや情報開示の方法 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 （３）分譲契約締結時及びその後のプロセス ・ 新築マンションにおける外部管理者方式の導入プロセスについては、➀分譲契約締結時に外部管理者方式の導入を含む管理規約案について購入者の同意を得るケースや、➁設立総会時に管理者を誰にするかについて同意を得るケースがあります。いずれのケースの場合においても、同意の取得の方法は異なりますが、購入予定者は、分譲契約時までに検討を深めることが必要です。 購入者は、分譲契約締結時に外部管理者方式について一通り説明は受けていると考えられますが、実際に居住を開始するにあたって、マンションの管理上どのような点に留意していけば良いのか等を改めて理解することが必要です。そこで、設立総会やそれに近いタイミングにおいて、管理者たる外部専門家から、外部管理者方式の説明を改めて行うとともに、あくまで管理の主体が区分所有者等で構成される管理組合であること等について説明を行うことが必要と考えられます。その際には再度、図６記載の事項について説明することが望ましいと考えられます。購入予定者としては、疑問点がある場合、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、マンション管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等に相談するのが望ましいと考えられます。 こうした管理者等からの説明等を踏まえ、区分所有者側としては、あくまで管理の主体は区分所有者で構成される管理組合であるという意識を持って、管理組合の一員としての役割を適切に果たすよう努めることが必要です。 ・大規模修繕工事の検討主体（修繕委員会の設置の有無等） ６．監事の設置と監査の方法 ・監事の設置の有無及びその人数 ・監事の選任方法 ・区分所有者・外部専門家の別 ・監事の権限・職務 ７．その他重要事項（管理者事務にかかる費用及びその支払いの時期など） ・外部専門家の氏名又は名称、事務所所在地 ・管理者事務の対象となるマンションの所在地に関する事項 ・管理者事務に要する費用並びにその支払の時期及び方法 ・管理者事務の一部の再委託に関する事項 ・免責に関する事項 ・管理者事務についての賠償責任保険への加入の有無及び補償額 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ４．管理者の業務内容・契約書等 （１）契約・管理規約等の内容 ①管理者事務委託契約書について ・ 区分所有法上、管理者は、集会での決議を実行し、管理規約で定めた行為をする権利・義務を有するとともに、管理者の権利義務は、委任に関する規定に従うとされ（区分所有法第28 条）、管理者は、委任契約における受任者としての地位に立ちます。このような受任者としての管理者の権限については、管理者事務委託契約書により明確化しておくことが望ましいと考えられます。 ②管理者委託契約における規定事項 ・ 管理者と締結する管理者事務委託契約書において定めておくことが望ましい主な規定事項の例は、以下の表に示すとおりです。実際の契約締結時には、管理組合と管理者の候補者との間で、十分に協議を行い、必要な規定を検討することになります。 ※ 管理者事務委託契約書の具体例は、資料編図７＜管理者委託契約における主な規定事項＞契約書規定事項留意点 １）契約当事者＜区分所有者の承認＞ ・管理者に外部専門家が就任した後は、管理者は、その職務に関し、各区分所有者を代理することとなります。この場合において、管理者たる外部専門家との間で管理事務委託契約の内容を更新、変更する場合は、自己取引（民法第108 条第１項）となるため、民法上、本人（区分所有者）による許諾がない場合は、当該取引は無権代理により無効となります。本人（区分所有者）による許諾としては、実務上、普通決議を経ることが多いとされています。 ・管理者としての選任決議の際、自己取引（管理者委託契約の更新や管理事務委託契約の締結もこれにあたります。）や利益相反取引時の承認の在り方についても、管理者選任の段階で、管理者の職務内容を構成するものとして明確にしておく必要があります（通常、管理規約変更議案とともに議案として上程されることでこの点明確になっているものと考えられる。）。 ＜管理者事務委託契約書における管理組合側の名義＞ ・管理者事務委託契約書における管理組合側の名義の記載をどのようにするか問題となります。 ・外部管理者方式を開始する段階では、理事長が管理組合を代表し、管理者に就任する外部専門家との間で、管理者事務委託契約書を交わすことが考えられます。 ・また、外部管理者方式が開始した後、総会において管理者が再任され、管理組合と管理者の間で管理者委託契約を更新する場合は、本章で述べる総会提出前の事前確認、総会決議を経ることを前提 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項契約書規定事項留意点に、管理者事務委託契約書の更新の際の管理組合側名義については、管理者としての名義で記載することが考えられます（このほか、監事又は他の理事が管理組合を代表する方法も考えられる。）。 ２）業務内容・業務担当者＜業務内容＞ ・管理者の業務については、管理規約において適切な定めがあることが必要です。そのことを前提に、管理者事務委託契約書においては、区分所有法や管理規約等に従うという原則を定めることも考えられます。 ・平時における管理者の対応可能時間・休暇等といった細かな諸条件を定めている実例もあります。 ・管理者の業務は広範であるため、特に高度な専門性を要する業務 （管理規約の制定・変更、長期修繕計画の作成・変更、多額の費用を要する工事の設計、建替え・売却等に向けたシミュレーション作成等）については、通常の管理者事務や報酬の対象外としておき、必要に応じて、別途当該分野の専門家と契約を締結するか、管理者事務とは別の個別の契約を新たに締結することとする方法も考えられます。 ３）善管注意義務等 ・管理者には、委任の規定に従い（区分所有法第28 条、民法第644条）、善管注意義務が課せられます。外部専門家は、専門家として相当程度高度な水準の義務を負うと考えられます。 ・新築マンションの場合、共用部分等に瑕疵がある場合の分譲業者への責任追及を行うことができるよう、基本構造部分における瑕疵の有無について点検することを管理者の義務とすることを、適切な時期に定めることも考えられます。 ４）業務上必要な物品等の提供等の協力義務 ・管理者事務上必要となる帳票類等の書類、管理員室、備品等を管理組合側が無償で提供する義務等について、あらかじめ定めておくことが望ましいと考えられます。 ・帳票類等の書類については、業務に必要な範囲でのみ使用すること、保管責任、契約終了後の返還義務等を定めることが望ましいと考えられます。 ５）報酬・経費 （金額、支払い方法・期日、追加費用等） ・管理者事務に対する報酬については、金額、年俸、月給制等の別を明確にしておく必要があります。 ・月単位の報酬とした場合等において、途中解約等により契約期間に１か月に満たない期間が生じる場合には、日割計算とする旨等もあわせて規定することが考えられます。 ・業務に必要な経費や、外部専門家がやむを得ず立て替えた費用の取扱いについて、報酬とは別に、管理組合が負担する旨等を明確に定めておくことが考えられます。 ６）緊急時の業務 ・災害・事故等の緊急時においては、応急修繕の支出等について通常の意思決定過程を経る時間的余裕がないことがあり得ます。そのため、管理者として機動的に必要な対応を取ることができるように、管理規約において、緊急時においては、総会決議を経ることな 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項契約書規定事項留意点く保存行為を行うことができる旨を明示しておくとともに、当該管理規約に基づきやむを得ず支出した費用の取扱いについて明確に定めておくことが考えられます。 ・また、状況によっては、緊急時における保存行為について、管理者や管理者が役員を務める会社等、一定の利害関係を有する会社との取引を行うことが早期の復旧を可能とする場合も考えられます。したがって、迅速な対応等のために一定の利害関係を有する会社への発注が必要であるなどやむを得ないときは、保存行為につき自己取引又は利益相反取引（一定の利害関係を有する会社との取引等）を行うこともできる旨の定めることも考えられます。 ・緊急時の連絡体制や参集義務等について定めておくことが考えられます。 ７）報告・通知義務 ・管理者の適切な業務執行を担保するための監視・チェック体制の確保の観点から、業務執行状況や収支の状況について、管理者から監事又は理事に対し、定期的かつ詳細に報告する義務を課すことが必要です。 ・このような定期的な報告義務とは別に、管理者に対し、マンションの毀損等を知ったときや、管理者が欠格要件に該当することとなったとき等は、速やかに管理組合に通知する義務を定めておくことも考えられます。 ８）守秘義務等 ・業務を通じて知り得た個人情報等の管理組合の情報について、契約終了後も他に漏洩しない旨等を規定することが望ましいと考えられます。 ９）損害賠償・免責 ・管理者が、管理者事務における過失により管理組合に損害を与えた場合の賠償が適切に行われるよう、管理者の選任の段階で、管理者事務についての賠償責任保険への加入状況等を確認しておくことが望ましいと考えられます。 ・免責事項には、災害等によりやむを得ない場合や、管理者としての善管注意義務を果たした等で管理者の責めに帰することができない場合の免責について、規定しておくことが考えられます。 １０）契約途中における契約解除・損害賠償等＜解約の申し入れ時期＞ ・相手方への契約解除の申入れ時期については、少なくとも３か月前（より長期とすることも考えられる。）までに行うとすることが考えられます。 ＜組合側からの解任の手続＞ ・組合側から管理者の解任を求める場合には、組合員（議決権を有しないものを除く。）の５分の１以上の者であって議決権の５分の １以上を有するものの同意（総会招集が容易にできるように、管理規約で要件を緩和しておくことも考えられる。）に基づき総会を招集し（区分所有法第34 条第3 項、標準管理規約第44 条） 又は監事の臨時総会の招集権（標準管理規約第41 条第３項）に基づき総会を招集し、普通決議により管理者を解任し、新管理者 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項契約書規定事項留意点を選任することが想定されます。 ＜管理者の辞任の手続＞ ・管理者が辞任する場合は、監事及び理事に対し、辞任の申入れを書面による通知にて行うことが望ましいと考えられます。管理者事務委託契約書上、契約解除の意思表示（民法第540 条）の通知先として、監事及び理事を、あらかじめ指定しておくことが考えられます。 ＜債務不履行がある場合＞ ・契約当事者のいずれかに債務の不履行があれば、一定期間の催告の上、いつでも解除でき、損害賠償の請求ができるとしている実例もあります。 ＜管理者事務の残務処理・新管理体制への移行のための準備＞ ・管理者から退任することが決定した日からその効力が発生するまでの期間（委任契約書において、少なくとも３か月間と定めておくことが考えられる。）、引き続きその職務を行うこととすることが考えられます（標準管理規約第36 条第３項）。 ・また、管理者がその地位を離れる場合における、新管理体制への移行のための準備については、監事が務める旨定めることが望ましいと考えられます。 ＜その他＞ ・なお、不適切な管理者を解任できるよう、管理者の解任を可能としておくための措置を講じておくことが必要です。 １１）契約期間・更新・終了等＜契約期間＞ ・管理者の任期については、管理者としての適切性を区分所有者が定期的に審査できる体制を構築する観点から、任期は原則１年とし、毎年開催する総会において管理者の選任（再任・不再任等）の決議を行うことが望ましいと考えられます。 ・契約期間は、管理規約で規定される役員の任期（標準管理規約第 36 条第１項）と整合させることが考えられます。 ＜更新＞ ・管理者の選任にかかる区分所有者の自律性を確保する観点から、管理者委託契約の自動更新は行わず、総会で再任の承認が必要であるとすることが望ましいと考えられます。 ・契約を更新するかどうかについて、満了日の１～３か月前に、双方から相手方に書面により意思表示して協議を開始すること、満了日までに協議が整わない場合の暫定措置等を定める実例がみられます。なお、管理組合側から更新しないこととすることについては、１～３か月前でなくとも可能としておく実例もみられます。 ＜契約終了＞ ・契約を終了する場合（契約解除、契約を更新しない等）には、解任や後任者選任のための総会の招集が必要になります。管理者側から辞任する場合は、監事及び理事に通知することとするべきと考 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項契約書規定事項留意点えられます。 ・契約終了時の円滑な業務引継ぎのため、後任者への円滑な業務引継ぎの義務、管理組合から提供を受けた書類の返却義務等について定めておくべきと考えられます。 １２）誠実義務・利益相反関係＜誠実義務＞ ・外部専門家が管理者に就任する場合は、特に利益相反取引等に係るプロセスを適正化する必要性が高いことや、金銭事故等の防止の必要性が高いことを踏まえ、管理者の誠実義務規定を設け、管理組合に対し、誠実な対応を行うことを明記する必要があります。 ・管理組合から委託されている業務に関し、管理組合の承諾していない紹介料等の授受の禁止、管理組合に損害を与えたことが明らかな場合は損害賠償の責任を負うこと等や、違約金について定めておくべきと考えられます。 ＜利益相反関係＞ ・利益相反にかかるプロセスについて管理規約において規定したうえで、管理者事務委託契約書においては、利益相反取引等に係るプロセスの対象とする会社の範囲について、契約書の別添資料等において明確にしておくことにより、運用に混乱が生じないようにすることが望ましいと考えられます。 １３）契約外事項等 ・法令や消費税率等の改正に伴う契約変更について、規定しておくことも考えられます。 ・契約外事項や疑義があった場合に誠意を持って協議すること等について定めておくことが望ましいと考えられます。 （２）管理者の業務内容について ・ 管理者の権限については、区分所有法第26 条に規定されており、標準管理規約第38条及び第40 条において、理事長の業務は「管理規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議」によること、理事の業務は「理事会の定めるところに従う」こととされています。 外部専門家が管理者に就任する場合の業務内容（権限や責任等）も、管理規約・細則等に基づくことになりますので、特に、通常の管理者の業務のうち一定のものを対象外とする場合には、必要に応じ、管理規約又は細則において詳細かつ明確に定めておくことが望ましいと考えられます。 例えば、官公署、町内会等との渉外業務など、管理組合以外との渉外業務を対象外としている事例があります。管理組合において渉外業務の担い手がいない場合、例えば、地域防災にかかる自治体や町内会等との調整体制が確保されなかったり、マンションの資産価値向上に向けた取組が進みにくくなったりするおそれが生じたりすることも考えられます。したがって、渉外業務も管理者が担うのか、渉外業務を管理者が担わない 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項場合は、その業務を管理組合としてどのように実施するか、あらかじめ管理規約又は細則等において明確に定めておくことが望ましいと考えられます。 （３）管理規約の規定事項について ①総論 ・ 外部管理者方式の管理規約については、単に標準管理規約における理事長の記載を管理者に読み替えて作成するだけでは成り立ちません。すなわち、管理者事務について区分所有者以外の者に委任することを踏まえ、区分所有者の権利義務、総会の議決事項、意思決定方法等適切なルールを作成する必要があります。 こうした点を踏まえ、以下では、外部管理者方式において管理規約を作成する際に注意するべき事項及び当該注意事項を踏まえた管理規約例をまとめています。管理規約の作成にあたっては、以下の事項を踏まえ、区分所有者間で十分に協議を行い、慎重に検討を行うことが必要です。 ②個別の規定事項について １） 管理者の選任・解任 ・ 管理規約に外部専門家の氏名を記載すると管理者の変更に特別決議が必要となり、管理者の変更のハードルが高くなるおそれがあります。管理者を変更する場合や外部管理者方式を終了する場合をあらかじめ想定し、次の管理者（理事会方式を採用する場合には理事長）を円滑に決定することができる管理規約の整備を行うことが望ましいと考えられます。 ＜管理者の選任・解任＞ 【注意事項】 ・ 管理者として管理者の氏名等の固有名詞を記載する管理規約となっていないかどうか （固有名詞を記載すると、管理者を変更するうえで特別決議が必要となる。）。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （管理者） 第○条 管理組合に管理者を置く。 ２ 管理者は、総会の決議によって選任し、又は解任する。 ２） 管理者の任期 ・ 管理者の任期については、外部専門家が管理者の地位を離れる場合のプロセスを踏まえ、一定の期間設定を管理規約に設けることが望ましいと考えられます。なお、この期間については、通常、管理者事務委託契約書における契約期間と合致させることが望ま 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項しいと考えられます。 ・ 管理者の選任について、管理者としての適切性を区分所有者が定期的に審査できる体制を構築する観点から、任期は原則１年とし、毎年開催する総会において管理者の選任 （再任・不再任等）の決議を行うことが望ましいと考えられます。 ＜管理者の任期＞ 【注意事項】 ・ 管理に対し引き続き業務執行を委任するかについて、定期的に審査を行うことができる内容となっているかどうか（管理者の任期は原則として１年間とし、１年に１回の通常総会ごとに再任議案を提出するのが望ましいと考えられる。）。 ・ 再任議案の否決、辞任の申し出によって管理者からの退任が決定した場合、退任する旨が決定したときから引き続き一定期間（少なくとも３か月以上は必要と考えられる。）は管理者としての職務を行うとすることとなっているかどうか。 なお、解任議案が決議された場合（第４項）においては、管理組合と管理者間の信頼が喪失しており、ただちに管理者の地位を失わせるのが相当と考えられる。この場合においては、監事が一時的に管理者の地位を務めることが考えられる。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （管理者の任期） 第○条 管理者の任期は、選任の翌会計年度の通常総会の終結の時までとする。ただし、再任を妨げない。 ２ 前項の通常総会において後任の管理者が選任されなかったときは、管理者は、通常総会の終結の時から○か月間を経過する時、又は後任の管理者が選任される時のいずれか早い時までの間は、引き続きその職務を行う。 ３ 辞任によって退任する管理者は、監事への辞任通知到達日から○か月を経過する時、又は後任の管理者が選任される時のいずれか早い時までの間は、引き続きその業務を行う。 ４ 管理者が解任されたときは、管理者は、ただちに管理者としての地位を失う。 ５ 前項の場合において、管理者の解任後に後任の管理者が決定した場合には、後任の管理者に対し、誠実に業務の引き継ぎを行うものとする。 ※ 第３項に関し、管理者がその地位を離れる場合において、どの程度の期間、管理者事務を務めるべきかどうかについては、区分所有者間で協議を行い検討する必要がある。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ３） 管理者の欠格条項 ・ 欠格条項は、管理者の職務を適切に執行することが困難と考えられる事由を類型化したものであり、これに該当する場合は管理者に就任することはできず、管理者が欠格条項に該当することとなった場合、管理者の地位を失うことになります。 管理者として不適切な者が管理者事務を執行するのを防止するため、適切な欠格条項を定めることが必要です。 特に、一定の資格があることを前提において、外部専門家としての資格の登録を取り消された者が管理者事務を担うのは一般に適切ではないと考えられることから、このような場合も欠格条項に追加しておくことが望ましいと考えられます。 ＜管理者の欠格条項＞ 【注意事項】 ・ 管理者として不適切と考えられる者が管理者としての職務遂行を行うことを防ぐ観点から、必要な欠格事項への記載があるかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （役員の欠格条項） 第○条 次の各号のいずれかに該当する者は、役員となることができない。 ア 個人の専門家の場合 ○ マンション管理士の登録の取消し又は当該分野に係る資格についてこれと同様の処分を受けた者イ 法人から専門家の派遣を受ける場合（アに該当する者に加えて） ○ 銀行取引停止処分を受けている法人又は破産、会社更生若しくは民事再生の申立てを行った法人 ○ 合併又は破産以外の事由により解散した法人 ○ マンション管理業者の登録の取消しを受けた法人 ○ 暴力団員等（暴力団員又は暴力団員でなくなった日から５年を経過しない者）又は暴力団員等がその事業活動を支配する法人 【参考】管理規約上の欠格要件（標準管理規約第36 条の２より） 一 破産者で復権を得ない者 二 拘禁刑以上の刑に処せられ、その執行を終わり、又はその執行を受けることがなくなった日から５年を経過しない者 三 暴力団員等（暴力団員又は暴力団員でなくなった日から５年を経過しない者をいう。） 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ４） 管理者の誠実義務 ・ 外部管理者方式においては、特に利益相反取引等に係るプロセスを適正化する必要性が高いこと、金銭事故等の防止の必要性が高いことを踏まえ、管理者の誠実義務規定を設け、管理組合に対し誠実な対応を行うことを明記する必要があります。 ・ 標準管理規約第37 条（役員の誠実義務等）において規定されている内容を管理規約に設けるとともに、管理者事務委託契約書においても、誠実義務規定を設けることが必要と考えられます。 ＜管理者の誠実義務等＞ 【注意事項】 ・ 管理者の誠実義務について適切に定められているかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （管理者の誠実義務） 第○条 管理者は、法令、管理規約及び使用細則その他細則並びに総会（及び理事会）の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。 ５） 議決事項 ・ 区分所有者の意思を反映する観点から、総会の議決事項のあり方については、慎重に検討を行うことが望ましいと考えられます。 ・ 標準管理規約に定められている総会の議決事項については、マンション管理上重要な事項であることから総会における決議という意思決定過程を求めているものであり、執行機関にあたる管理者が単独でこれを決定できる機関設計とせず、総会の議決とすることが望ましいと考えられます。 ・ 管理者委託契約の締結や監事業務委託契約の締結に関しても、管理組合で毎年総会において内容を審査できるよう管理規約に定めることも有効です。 ＜議決事項＞ 【注意事項】 ・ 標準管理規約上の議決事項について、これを議決事項としているかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （議決事項） 第○条 次の各号に掲げる事項については、総会の決議を経なければならない。 一 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止 二 管理者及び監事の選任及び解任 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 三 収支決算及び事業報告 四 収支予算及び事業計画 五 長期修繕計画の作成又は変更 六 管理費等及び使用料の額並びに賦課徴収方法 七 修繕積立金の保管及び運用方法 八 第16 条第２項に定める敷地及び共用部分等の第三者の使用 九 第21 条第2 項に定める管理の実施 十 第28 条第1 項に定める特別の管理の実施並びにそれに充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩し 十一 区分所有法第57 条第2 項、第58 条第１項、第59 条第１項及び第60 条第１項の訴えの提起並びにこれらの訴えを提起すべき者の選任 十二 建物の一部が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧 十三 円滑化法第163 条の56 第1 項に基づく除却等の必要性に係る認定の申請 十四 区分所有法第62 条第1 項の場合の建替え、区分所有法第64 条の５第１項の場合の建物の更新、区分所有法第64 条の６第１項の場合の建物敷地売却、区分所有法第 64 条の７第１項の場合の建物取壊し敷地売却及び区分所有法第64 条の８第１項の場合の取壊し 十五 第28 条第2 項に定めるマンション再生等に係る計画又は設計等の経費のための修繕積立金の取崩し 十六 適正化法に基づく管理計画の認定、認定の更新及び変更の認定の申請 十七 組合管理部分に関する管理委託契約の締結 十八 その他管理組合の業務に関する重要事項※ 上記における条文番号は、標準管理規約（単棟型）におけるものである。 ※ 上記においては、マンションの再生等の円滑化に関する法律（平成14 年法律第78号）を「円滑化法」と、マンションの管理の適正化の推進に関する法律を「適正化法」 と記載している。 ※ 上記標準管理規約における規定事項以外に、以下を規定している事例がある。 ・ 管理者委託契約の締結 ・ 監事業務委託契約の締結 ・ 専門委員会の設置及び廃止 ６） 管理者の権限・義務 【総会の議決事項・理事会の議決事項について】 ・ 標準管理規約上の総会の議決事項については、前述のとおり、外部管理者方式においても総会の議決事項とするのが望ましいと考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ・ 標準管理規約上の理事会の議決事項について、管理者権限とするか、総会の議決事項とするかについては、管理組合で協議の上、検討することが必要です。例えば、区分所有者の意思を反映するための機関を設置する場合には、理事会の議決事項の一部を当該機関の意見を聴いて実施することや、アンケート調査等を踏まえて決定することも考えられます。 【管理者の再任等を議案とする総会の議長について】 ・ 管理者の再任を議案とする総会の議長については、理事会方式において理事長の再任議案を含む通常総会についても理事長が議長を務めることが考えられることとの均衡も踏まえ、管理者が務めるとすることが考えられます。 この場合において、適切な総会運営を確保する観点から、議事の集計等に監事が関与することが望ましいと考えられます。 【総会における適切な情報開示に係る管理者の義務について】 ・ 総会は区分所有者として意思決定を行う重要な機関であり、議案作成を区分所有者以外の者が行う外部管理者方式においては、提出される議案について区分所有者が十分に理解できるようにする必要があります。 そのため、契約について承認を求める議案を提出する際には、契約内容、契約により管理組合として負担する金額、当該契約の相手方、当該相手方を選任した理由について、総会以前において、区分所有者に対し適切に開示を行うことが望ましいと考えられます。 なお、総会時点ではこれらの事項のうち一部は未定とせざるを得ず、その点は管理者に委ねる前提で承認を得ることはあると考えられます。 ・ また、決算案を総会に提出する際も、管理者事務に係る透明性の確保を図る観点から、こうした事項について確認的に改めて開示を行うことが望ましいと考えられます。 ・ なお、契約の中でも特に利益相反取引等に当たる契約について承認を求める際には、重要な事実を開示するべきです。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項＜管理者の権限＞ 【注意事項】 ・ 標準管理規約における総会の議決事項が、管理者の権限として定められていないか。 ・ 標準管理規約における理事会の議決事項について、どのように定められているかどうか。 ※ 標準管理規約上、理事会の権限とされている事項については、前述のとおり、区分所有者の意思を反映するための機関を設ける場合にはその権限としたり、区分所有者へのアンケートで、回答者の賛成多数となった場合には承認を得たものとみなす旨の規定を設けたりすることも考えられる。 ・ 官公署、町内会等との渉外業務（標準管理規約第32 条第11 号）について、これを行うことができる体制が整備されているどうか。 ※ 管理者の権限とすることのほか、区分所有者の意思を反映するための機関を設置する場合は、当該機関の業務とすることが考えられる。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （管理者の業務） 第〇条 管理者は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。 一 規約、使用細則等又は総会の決議により、管理者の職務として定められた事項 二 総会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること 三 管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務 四 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案の策定及び総会への上程 五 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案の策定及び総会への上程 六 長期修繕計画の作成又は変更に関する案の策定及び総会への上程 七 その他の総会提出議案の策定及び総会への上程 八 第17 条、第21 条及び第22 条に定める承認又は不承認 九 第24 条の２第２項、第60 条第４項及び第67 条第３項に定める訴訟その他法的措置の追行 十 第60 条第５項に定める弁済の充当の順序の設定 十一 第67 条第１項に定める勧告又は指示等 十二 第67 条の２第１項に定める区分所有者の所在等の探索 十三 災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等 十四 その他総会から付託された事項 ２ 第48 条の規定にかかわらず、管理者は、前項第十三号に掲げる業務を行うことを決定した場合においては、当該決定にかかる応急的な修繕工事の実施に充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩しについて決定することができる。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ３ 管理者は総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。 ４ 管理者は職務の一部を第三者に委託し、又は請け負わせて執行することができる。 ５ 管理組合と管理者との利益が相反する事項については、管理者は、代表権を有しない。 この場合においては、監事が管理組合を代表する。 ※ 上記における条文番号は、標準管理規約（単棟型）におけるものである。 ※ 下線は、標準管理規約に追加している内容＜会計に係る管理者による情報開示＞ 【注意事項】 ・ 総会において契約行為等に係る議案を提出する総会に先立ち、区分所有者が当該契約を承認するかどうかの判断の際に必要と考えられる事実について、区分所有者に対する適切な開示が行われる体制が整えられているかどうか。 ※ 開示の方法としては、例えば、招集通知の際において、これらの事項を含む参考書類を各区分所有者に送付することが考えられる。 ・ 当該会計年度の契約についての重要な事項について、収支決算案と併せて開示されることとなっているかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （収支予算の作成及び変更等） 第○条 管理者は、毎会計年度の収支予算案を通常総会に提出し、その承認を得なければならない。 ２ 収支予算を変更しようとするときは、管理者は、その案を臨時総会に提出し、その承認を得なければならない。 ３ 管理者は、第56 条に定める会計年度の開始後、第１項に定める承認を得るまでの間に、以下の各号に掲げる経費の支出が必要となった場合には、その支出を行うことができる。 一 第27 条に定める通常の管理に要する経費のうち、経常的であり、かつ、第１項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認められるもの 二 総会の承認を得て実施している長期の施工期間を要する工事に係る経費であって、第 １項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認められるもの ４ 前項の規定に基づき行った支出は、第１項の規定により収支予算案の承認を得たときは、当該収支予算案による支出とみなす。 ５ 管理者は、総会において、契約行為その他区分所有者の負担が発生する行為について承認を得るため議案を提出しようとする際には、次に掲げる事項を区分所有者に事前に開示 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項しなければならない。ただし、総会時点で開示がすることが困難な事項がある場合は、その理由を開示することにより代えることができる。 一 契約内容 二 契約により管理組合として負担する金額 三 当該契約の相手方 四 当該相手方を選任した理由 五 契約が第37 条の２に定める取引であったときは当該取引における重要な事実 ６ 管理者は、第21 条第６項の規定に基づき、敷地及び共用部分等の保存行為を行う場合には、そのために必要な支出を行うことができる。 （会計報告等） 第○条 管理者は、毎会計年度の収支決算案について、財産の状況に関する監事の監査を経て、通常総会に報告し、その承認を得なければならない。 ２ 管理者は、前項の収支決算案において、前条第５項各号に掲げる事項について開示しなければならない。 ※ 上記における条文番号は、標準管理規約（単棟型）におけるものである。 ７） 組合員の総会招集権 ・ 外部管理者方式においては、通常の理事会方式の場合と異なり、区分所有者がマンションの管理に関わる機会が年に１回の通常総会しかなくなる可能性があるため、総会招集権を円滑に行使できる環境を整備する必要性が高く、最低限、標準管理規約第 44 条（組合員の総会招集権）と同様の要件とすることが望ましいと考えられます。 ・ また、標準管理規約第44 条第２項及び第３項に定める臨時総会については、管理規約の定めがない場合でも、区分所有法第34 条に基づき当然に招集を請求できることにはなりますが、区分所有者に対し、かかる請求権があることを示す観点から、管理規約において当該請求権についての規定を定めることが望ましいと考えられます。 ・ 管理組合によっては、総会招集の請求が区分所有者本人によって適正に行われていることを管理者が確認するため、特定の公的書面を要求する管理規約を定めている事例があります。組合員による総会招集を実質的に困難にする可能性がある要件を規定するかどうかについて、その必要性があるのか、そのような規定を設ける前において、管理者と管理組合との間で十分に協議するべきと考えられますし、そのような規定を設けている場合においても、その必要性について十分に検討するべきと考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項＜組合員の総会招集権＞ 【注意事項】 ・ 組合員の総会招集権について、管理規約に定められているかどうか。 ※ 本条に定める臨時総会については、管理規約の定めがない場合でも、区分所有法第34条に基づき当然に招集を請求できるものではあるが、区分所有者に対し、かかる請求権があることを示す観点から、管理規約において当該請求権についての規定を定めることが望ましいと考えられる。 ・ 組合員による総会招集を実質的に困難にする可能性がある要件の規定がないかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （組合員の総会招集権） 第○条 組合員が組合員総数及び第46 条第１項に定める議決権総数の各５分の１以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、管理者は、２週間以内にその請求があった日から４週間以内の日（会議の目的がマンション再生等に係る決議であるときは、２か月と２週間以内の日）を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。 ２ 管理者が前項の通知を発しない場合には、前項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。 ３ 前2 項により招集された臨時総会においては、第42 条第5 項にかかわらず、議長は、総会に出席した組合員（書面、電磁的方法又は代理人によって議決権を行使する者を含む。）の議決権の過半数をもって、組合員の中から選任する。 ※ 上記における条文番号は、標準管理規約（単棟型）におけるものである。 ８） マンション管理への区分所有者の関与 ・ 一般的に、理事会方式においては、理事会が管理組合の業務執行機関と位置付けられ、区分所有者から選任された役員が総会で決議された業務の執行に関わることになります。そのため、総会の議案の準備、総会における意思決定及び業務執行というマンション管理のプロセスに区分所有者自らが関与する体制が確保され、区分所有者の意思を反映できる体制を確保しやすいと考えられます。 これに対し、外部管理者方式においても、区分所有者には少なくとも年に１回の総会決議において意思決定には関与する機会があることになりますが、総会に出席するのみでは、また、管理方式の定め方によっては、その他の場での管理への関与がなくなり、マンション管理への区分所有者の関与が不十分となる可能性が否定できません。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項このような点を踏まえると、外部管理者方式を導入する場合、総会以外の場においても、区分所有者がマンション管理上の重要な課題について検討し管理組合としての意思決定に関与する機会を保障するとともに、管理者として業務執行を行ううえでも、区分所有者の意見を聴いたうえ十分に尊重する環境を整備する必要があります。 ・ こうした環境整備のための方法としては、マンションの個別の実情に応じ様々な手段が考えられますが、例えば、理事会を設置すること、総会を複数回開催すること、アンケート等により区分所有者の意見を適切に聴取し、運営に反映させることなどの方法が考えられます。 そのほか、理事会よりも権限、業務の内容を限定したうえ、区分所有者が管理規約で定める重要事項を協議し、管理者に対し意見を伝えることができる機関（例えば、管理評議会のような名称とすることが考えられる。）を設置するという方法も考えられます。 こうした環境整備を行ったうえで、さらに区分所有者全体の管理意識を醸成し、適切な管理につなげる観点から、管理組合の活動の範囲内において、懇親会や防災訓練といったイベントを行うことも考えられます。 また、災害発生時には、管理者が一時的に機能不全となる可能性もあります。日頃から情報提供や準備を行うなどの取組を通じて、こうした状況でも管理組合として行動できる環境を構築することが必要です。 （区分所有者の意思を反映するための環境整備例） ・ 区分所有者の意思を反映するための機関の設置 ・ オンライン投稿や意見箱の設置による意見聴取 ・ コールセンターやメールによる相談窓口の設置 ・ アンケート調査の実施・投票制度の導入 ・ 意見交換会・相談会の実施 等※ オンラインによる投稿が難しい区分所有者のためにも、様々な手段で環境を整備することが望ましい。 （災害への対応事例） ・ 防災マニュアルの作成、周知 ・ 災害時の避難場所の周知 ・ 防災訓練の定期開催 ・ 防災用品や医薬品等の備蓄 ・ 防災情報の収集、周知（自治体のハザードマップやアクションプランなどの情報提供等） ・ 防災用名簿の作成 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ・ 区分所有者による自主防災組織の形成の支援 ・ フロント担当（管理業者）との連携 等＜区分所有者の意思を反映するための整備＞ 【注意事項】 ・ 年１回の通常総会以外に、区分所有者間においてマンション管理上の重要な課題について検討し、管理者に意見できる環境があるかどうか。 ※ 区分所有者の意思を反映するための機関を設置したり、投票制度により総会の議決事項以外の事項についても広く区分所有者の意思を反映できるようにしたりすることなどが考えられる。 【注意事項を踏まえた管理規約例】■区分所有者の意思を反映するための機関を設置する場合（仮に管理評議会とする。） （管理評議会） 第○条 管理評議会は、次の各号に掲げる業務を行う。 一 管理者が毎会計年度の収支予算案その他の議案を通常総会に提出する前において、その内容について、管理者に対して意見を述べること 二 監事が第〇条に定める職務【管理者がその地位を離れる場合における職務】を行う場合において、監事に対して、管理者の選任、規約変更に関する議案について意見を述べること ２ 管理評議会は、管理者の職務の執行について、管理者に対し意見を述べることができる。 ※ この他、管理評議会の構成、選任、意思決定の方法等に関する規定が必要となる。 ※ 第２項について、管理評議会が意見を述べた場合、管理者は、当該意見について業務執行に反映させるかどうか及びその理由を管理評議会に回答するとともに、通常総会において、前会計年度における管理評議会の意見に対する対応状況について開示しなければならない旨定めることも考えられる。 ■投票制度の規定を設けている事例 （投票制度） 第〇条 管理者は、管理組合の業務に関する組合員の意思を反映するため、総会以外の手段により、組合員の賛否等を問うことができる。 ２ 管理者は、【区分所有者の一定数以上から要求があった場合を記載】、前項の投票により賛否等を問わなければならない。 （投票手続） 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 第〇条 管理者は、投票期限日を示し、少なくとも投票期限日の１週間前までに、投票の目的を示して、組合員に通知を発しなければならない 。 ２ 組合員は書面又は電磁的方法によって投票権を行使することができる。 （投票結果） 第〇条 管理者は、投票の結果を明らかにした書面又は電磁的記録を作成し、投票の期限日から１か月以内に組合員に通知するものとする。ただし、この期間内に総会が開催されるときは、当該総会において報告することができる。 ５．管理者がその地位を離れる場合について （１）どのような場合に管理者がその地位を離れるかについて ・ 管理者がその地位を離れる場合としては、管理者が辞任する場合、再任議案が否決された場合、解任が成立した場合、訴訟上の解任請求が認められた場合が考えられます。 いずれの場合についても、外部管理者方式はそのまま維持し、外部専門家を活用することとするパターン、外部管理者方式をやめて理事会方式に変更するパターンが考えられます。 （２）管理者がその地位を離れる場合のプロセス ・ 管理者がその地位を離れる場合のプロセスについては、図８の流れとすることが望ましいと考えられます。 図８＜再任議案の否決又は辞任申し出があった場合のプロセス＞ 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ・ すなわち、管理者から辞任を求める場合についても、新管理者が決定するまでの管理者事務の継続性の観点からは、辞任の申し出又は再任議案の否決による退任の決定から ３か月（マンションの状況に応じ、より長期間と定めておくことも考えられる。）は引き続き旧管理者が管理者の地位に留まる旨、管理者事務委託契約書において定めておくことが望ましいと考えられます。 ・ 上記に対し、解任決議や訴訟上の解任請求により管理者がその地位を離れる場合、区分所有者として管理者に対する信頼を喪失した状況と認められることから、速やかに管理者の地位を喪失させることが望ましいと考えられます。 （３）新しい管理体制の準備について ・ 再任議案の否決、辞任、解任等により管理者がその地位を離れることが決定した場合、新しい管理体制への円滑な移行の準備が必要となります。具体的には、外部管理者方式自体は維持するのか、理事会方式に変更するのか、管理者は誰が務めるのかなどについて、マンションの実情を踏まえ検討し、必要に応じ臨時総会の開催を行うことが想定されます。 ・ また、再任議案の否決、辞任の場合は、新管理者の選任までの期間（少なくとも３か月程度は必要と考えられるが、より長期間とすることも考えられる。）は旧管理者が引き続き管理者を務めることとすることが望ましいと考えられます。 他方、解任の場合は、直ちに管理者の地位を喪失させるのが望ましいと考えられます。 この場合、新管理者選任までの期間、暫定的に管理者事務を務める主体が必要となります。 こうした新管理体制への移行のための準備については、監事が担うことが期待されます。すなわち、監事は日常の管理において管理者の職務執行を監視する役割を果たしていることから、管理者がその職務を果たせない場合の代替機関として適切であると考えられます。 ・ 管理者の退任が決定した後新しい管理者が選任されるまでの期間において（解任の場合は解任決議が成立した後直ちに）、監事は、新しい管理体制の実施に向けた調整を行うことが期待されます。 具体的には、区分所有者に対する説明会の実施など適切な方法により区分所有者の意見を聴いたうえで（区分所有者の意思を反映するための機関が設置されている場合は、当該機関に対し意見を聴くことも考えられる。）、新管理規約への変更、新管理者の選任を内容とする臨時総会の招集に向けて準備を行い、旧管理者の退任の決定日から１か月以内（新管理者選任までの期間同様、より長期間とすることも考えられる。）に、これらを議案とする臨時総会を招集するとすることも考えられます。 ・ 監事がこのような職務を行うにあたっては、必要に応じ退任する外部専門家からの事務的支援を受けることが考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ６．管理者による適正な業務遂行の確保・組合財産の保護のための措置 （１）概要 ・ 管理者による適正な業務遂行の確保、組合財産の保護のための措置は以下の表のように整理されます。 図９＜管理者による適正な業務遂行の確保、組合財産の保護のための措置＞トラブルへの対応の方向性具体的な措置の例未然防止 (1) 管理者による独断専横的行為・管理組合と管理者との利益相反の防止 ①管理者の権限の制限 1)管理者への議決権の非付与 2)管理者の権限の制限 ②利益相反取引等や大規模修繕工事への対応 1)利益相反取引等にかかるプロセスの整備 2)利益相反取引等の制限にかかる管理規約の整備 3)一定の裁量の確保・緊急時等における取引の機動性の確保 4)管理者による利益相反取引等についての適切な開示 5)大規模修繕工事等の発注における発注先選定等の透明性確保 6)管理組合からの報酬以外のリベート等の授受禁止 ③管理者に対する監視・チェック体制 1)監事の選任（外部専門家と区分所有者） 2)監事の権限･職務 3)管理者から監事に対する定期報告 ④管理者の解任を柔軟化しておくための措置 1)管理規約における管理者名等の固有名詞の排除 2)解任に向けた総会の招集要件の緩和 3)区分所有者名簿等へのアクセスの確保 (2) 多額の金銭事故・事件の防止 ①財産の適切な管理 1)財産の分別管理の徹底 2)通帳・印鑑等の保管体制 3)修繕積立金の積立方式の工夫（複数の役員の確認がなければ現金化できない方式等） 4)現金の取扱いの禁止 ②適切な財産管理状況の把握 1)監事等による組合財産状況に関する理事会・総会への定期報告義務 2)通帳原本等の定期的な確認発生後の保護措置 (3)事故・事件が起きて ①保険・補償制度の活用 1)過失による損害（賠償責任保険等） 2)故意・重過失等による損害 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項トラブルへの対応の方向性具体的な措置の例しまった場合の組合財産の保護措置 ②紛争解決手続の活用 1)トラブル発生時における相談先 2)裁判以外の解決手法 3)管理者を被告とする場合の訴訟手続の例示 （２）管理者による独断専横的行為・管理組合と管理者間の利益相反の防止 ①管理者の権限の制限 １） 管理者等への議決権の非付与 ・ まず、総会に出席できない場合の議決権行使については、議決権行使書（各議案の賛否を記載した書面）又は管理者以外の代理人により行われるのが望ましいと考えられます（標準管理規約第46 条第５項においては、議決権行使の際の代理人として、外部管理者を含んでいません。）。 ・ また、総会で外部専門家の意思が強く反映されすぎることを防ぐ観点から、管理者のみならず、外部専門家である監事への議決権付与（委任状交付）も認めないことが望ましいと考えられます。 ２） 管理者の権限の制限 ・ 外部専門家が管理者に就任する場合に、一定の重要な行為に関わる代理権の制限を管理規約や細則に定めることも考えられますが、当該制限は、善意の第三者には対抗できないことに留意が必要です（区分所有法第26 条第３項）。このため、外部専門家が管理者として第三者と取引を行う際には、管理者として有する代理権の範囲内の行為であることを証明する書類として、代理権の制限内容が分かる規約等の書面を添付することを、管理者事務委託契約書や管理規約で定めておくことも考えられます。 ②利益相反取引等管理組合の利益を損なう行為への対応 １） 利益相反取引等にかかるプロセスの整理 ・ 管理事務の委託や工事の発注等については、事業者の選定に係る意思決定の透明性確保や利益相反等に注意して適正に行われる必要があり、とりわけ区分所有者以外の者が管理組合の管理者に就任する場合においては、マンションの区分所有者等から信頼されるような発注等に係るルールの整備が必要とされています（基本方針三２（７））。 ・ 利益相反取引とは、類型的に管理組合と管理者との利益が相反するおそれがある取引のことをいいます（利益相反取引と自己取引とを併せて、本ガイドラインにおいて「利益相反取引等」という。）。 例えば、①外部管理者方式が始まった後において管理者委託契約を更新する場合、②管理者が、自身が代表取締役を務める会社等一定の利害関係を有する業者（以下「利害関係業者」という。）に工事・物品等を発注する場合、③大規模修繕工事において、管理 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項者と特別な利害関係を有する会社に対する発注する場合があげられます。このような場面では、管理組合と管理者又は利害関係業者の間において、本来よりも高額の費用が設定されることにより管理組合が財産上の損害を被る等、利益相反関係が発生しないように注意する必要があります。 つまり、このような利益相反取引等については、管理者から重要な事実が開示されたうえで、管理組合としても利益となるとして承認が行われた場合にはこれを行うことがあり得ます。他方、こうした適切なプロセスを経なければ、管理組合として管理組合としても利益となるか（利益相反が発生しないか）の判断ができないため、適切なプロセスを経ることが通常の契約等を承認する場合以上に重要となります。 ２） 利益相反取引等の制限 ・ 区分所有法第26 条第2 項に基づき、管理者は、その職務に関し区分所有者を代理する権限を有します。このような管理者の代理行為については、民法第108 条の利益相反に係る適用があることから、自己取引や、区分所有者と管理者の利益が相反する取引については、本人（区分所有者）による許諾（総会決議又は管理規約によります。）なく実施された場合には、無権代理として無効となります。実務上、許諾については総会の普通決議を得ることにより対応されています。 利益相反取引については、その内容によっては管理組合にとっても利益となる場合もあり適切な承認手続が取られていれば許容される一方、その内容によっては、管理組合の損害につながるリスクを内包していることから、これを承認するかについては、事実関係を踏まえた慎重な検討が必要です。このような観点から、利益相反取引については、管理規約において、総会において重要な事実を説明したうえ決議を得るべき旨を定めることが望ましいと考えられます。 また、管理者による自己取引はもちろん、利害関係業者との取引についても利益相反取引に該当するおそれがありますが、利害関係業者のうちどの範囲の業者との契約が利益相反取引等として扱われるかについては必ずしも明確とならないおそれがあります。 したがって、どのような業者との取引が管理規約上利益相反取引として扱われるのか管理者委託契約において定めたうえで、管理規約において、当該業者との契約については利益相反取引等とみなす旨の規定を設けることが望ましいと考えられます（なお、これは例示ですので、ここで規定されなかった業者との契約についても、利益相反に該当する場合はあり得ます。）。 前述のとおり、管理者として利益相反取引等について総会での承認を得ようとする際は、重要な事実の開示が必要です。この重要な事実としては、取引の相手方、目的物、数量、価格、取引期間、取引による利益など、取引内容の中で、承認すべきか否かの判断に資する部分について、開示することが望ましいと考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項＜自己取引･利益相反取引を承認する場合の確認事項・手続等＞■確認事項 ・「開示すべき重要な事実」の例取引の相手方、目的物、数量、価格、取引期間、自社又は利害関係を有する会社を選択する理由、取引により得る利益など、取引内容の中で、承認すべきか否かの判断に資する部分■手続等 ・一定額の以上の取引について、利益相反取引等に該当するおそれがある場合は、役員等は、所定の様式で自己申告しなければならないこととする 等＜利益相反取引等の制限＞ 【注意事項】 ・ 自己取引のほか、利害関係業者との契約等利益相反に該当し得る取引について、管理者が重要な事実を開示したうえ、総会での承認が行われることとなっているかどうか。 ※ 例えば、管理者が代表取締役を務める会社との取引については、利益相反取引に該当する可能性がある。 もっとも、管理者とどのような法人との取引が利益相反取引に該当するかについては必ずしも明確ではないところ、その範囲について管理組合、管理者間でできるかぎり明確にしておくことが望ましいことから、管理者事務委託契約書において利益相反取引等の範囲を定めたときは、利益相反取引等に該当するものとみなすことを規定することが考えられる。具体的には、管理者事務委託契約書の別紙において、利益相反取引に係るプロセスの対象とする法人の範囲について記載しておくことが考えられる。 なお、かかる別紙に記載のない法人との取引であっても、管理組合と管理者の利益が相反する取引であれば、本条第１項の対象となる。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （利益相反取引の防止） 第○条 役員は、次に掲げる場合には、総会において、当該取引につき重要な事実を開示し、その承認を受けなければならない。 一 役員が自己又は第三者のために管理組合と取引をしようとするとき。 二 管理組合が管理者以外の者との間において管理組合と当該役員との利益が相反する取引をしようとするとき。 ２ 管理組合と管理者との間において、管理組合と管理者との利益が相反する取引とみなすものとして合意する範囲の取引（その範囲を変更した場合においては、変更後の範囲の取引）については、前項第２号に該当する取引とみなす。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項※ 利益相反取引等を行おうとする場合に総会において説明すべき重要な事実としては、取引の相手方、目的物、数量、価格、取引期間、利益相反取引等を行う理由、取引による利益など、取引内容の中で、承認すべきか否かの判断に資する部分が考えられる。 ３） 管理者事務に係る一定の裁量の確保・緊急時等における取引の機動性の確保 ・ 日常の管理における工事、取引発注については、総会決議（予算案承認）や管理規約により事前承認を得た範囲で、管理者の権限で対応することになります。 ただし、このような総会決議を行い、又は管理規約を導入した場合においても、当該決議や管理規約変更により、利益相反取引等を行うことについての承認まであったとはいえないため、当該取引が利益相反取引等に該当する場合には、総会決議が必要となります（図10 の（４）部分）。 図10＜利益相反取引等について必要なプロセス＞ ・ 他方、災害等の緊急時における保存行為については、総会決議を経ずできるようにしておくことも考えられます。この場合において、状況によっては、管理者自身や同一グループ会社への発注を行えるようにすることが、緊急時における迅速な対応を可能とし、管理組合にとっての利点となることも考えられます。 この点を踏まえ、前述のとおり、緊急時の保存行為については集会の決議なく管理者が保存行為を行うことができる旨、管理規約で定めるとともに、やむを得ない場合には 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項かかる保存行為として、利益相反取引等（管理者や利害関係業者への発注）を行うことを可能とすることも考えられます。 もっとも、例えば、管理者及び利害関係業者以外の者への発注が容易であり、かつ、その方が管理組合にとっての利益となるような場合には、利益相反取引等を行うことは「やむを得ない」とは認められないと考えられます。他方、緊急に工事を発注する必要性があり、このような会社への発注によって対応が可能となる場合は、「やむを得ない」 場合にあたり得るものと考えられます。 緊急時であることを前提に総会決議を経ないで支出が行われた場合は、区分所有者や監事への通知等を行う旨、管理規約において定めておくことが望ましいと考えられます。 また、後述のとおり、決算における開示も行うことが望ましいと考えられます。 ＜一定の管理者事務について取引の機動性を確保するための措置＞ １ 仮に一定の金額以下の取引は管理者が行うことができるとの管理規約がある場合について 【注意事項】 ・ 一定金額以下の取引は管理者が行うことができるとする管理規約がある場合においては、当該金額が、マンションの戸数、管理費等に照らして適切なものであるかどうか。 ※緊急時においては、総会の決議なく保存行為を行うことが必要となる場合もあること、管理者又はそのグループ会社に修繕等を発注することが必要となる場合も考えられることから、以下の①、②のような規定を追加することも考えられる。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （一定の金額以下の契約） 第○条 管理者は、1 件あたり取引の金額が○万円以下の契約の場合に限り、管理者の判断で実施できるものとする。 ２ 管理者は、取引金額が前項の金額を超える契約を行おうとする場合、総会の承認を得なければならない。 ３ 前２項にかかわらず、第○条【管理者の業務の規定】の応急的な修繕工事の実施等の場合及び同条第２項の借入れの場合は、管理者の判断で実施できるものとする。 ４ 管理者は、前３項に基づく支出を行ったときは、遅滞なく、区分所有者及び監事に対し支出内容について通知するものとする。 ※ 利益相反取引等について適切な監視を図ること、他方、管理者が機動的に職務執行を行う必要性を図る場合があることがあることを踏まえ、下記のような緊急時の保存行為にかかる条文に加えて、一定金額以下の取引については、総会の決議によらずに管理者権限に基づきできるように管理規約で定めておくことが考えられる。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ２ 緊急時における対応 【注意事項】 ・ 緊急時において総会の決議なく保存行為を実施することができる体制があるかどうか。 ・ 上記の保存行為について、自己取引や利益相反取引等を行うことについては、やむを得ない場合などの制限があるかどうか。 ・ 上記に基づき利益相反取引等を行った場合においては、監事や区分所有者への通知等、総会における情報開示が行われることとなっているかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （敷地及び共用部分等の管理） 第○条 （略） ２～５ （略） ６ 管理者は、災害等の緊急時においては、総会の決議によらずに、敷地及び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。 ７ 前項の場合において、やむを得ないときは、総会の決議によらずに、第37 条第１号及び第２号に掲げる取引を行うことができる。 ８ 管理者は、前２項に基づく支出を行ったときは、遅滞なく、当該支出の額及び当該支出により実施した保存行為の内容について、書面又は電磁的方法をもって監事に通知しなければならない。 ※ 上記における条文番号は、標準管理規約（単棟型）におけるものである。 ※ 第２項においては、第１項に基づき緊急時に行う保存行為について、やむを得ないときは、総会の決議によらずに利益相反取引等を行うことができることを記載している。 これは、緊急時において、管理者又はその利害関係業者に修繕等を発注することが必要となる場合も考えられることから、やむを得ない場合には、総会での決議によらずに利益相反取引等を行うことができる旨を定めたものである。 ※ 第８項については、電磁的方法が利用可能な場合を想定しており、電磁的方法が利用可能ではない場合は、同項中「書面又は電磁的方法」とあるのは、「書面」と書き換える必要がある。 ４） 決算における利益相反取引等についての適切な開示 ・ 管理者が利益相反取引等を行おうとする際においては、当該取引を承認するかについて判断するにあたり重要な事実が開示される必要があります。 ・ 決算の段階においては、区分所有者が当該年度の支出が適切であったかどうか確認・検討することを容易にする観点から、当該会計年度における契約の内容、相手方、契約 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項金額等を開示することが望ましいと考えられます。特に利益相反取引が行われた場合においては、その妥当性について事後的に審査する観点から、当該利益相反の承認を行うかの判断の際における重要な事実について開示することが望ましいと考えられます。 こうした開示のための１つの方法として、決算書においてこうした内容について注記するという方法が考えられます。 ５） 大規模修繕工事の発注における発注先選定等の透明性確保 ・ 大規模修繕工事は、工事に伴う区分所有者の経済的負担が大きいことからどのような業者に発注するか、どのような工事内容とするかについて慎重な検討を要する、マンションの管理に関する事項の中でも重要なものの１つと考えられます。 ・ 外部管理者方式において、管理者が大規模修繕工事の検討の主体となる場合、管理者に対する利益誘導が可能となり、管理組合に不利益を与えるリスクが生じる可能性があるとの指摘があります。こうした点を踏まえると、大規模修繕工事についての検討に原則として管理者は関与せず、修繕委員会を主体として検討するのが望ましいと考えられます。修繕委員会は、複数の区分所有者及び監事から構成することが望ましいと考えられます。修繕委員会において、監事は、大規模修繕工事の発注プロセスを適切に確認し、法令、管理規約違反がないかを検討するという、手続の適正さを担保する役割を担うことが期待されます。修繕委員会の管理組合における位置づけについては、管理規約等において定めておくことも考えられます。 ・ 修繕委員会の設立に向けては、まずは、区分所有者の修繕委員の確保が必要となりますが、管理者は、大規模修繕工事の実施に向けて、修繕委員会の設立のため、募集の透明性及び公平性を確保しつつ、余裕を持った募集期間を設けて設立に向けた調整を行うとともに、区分所有者に対し公平に修繕委員に立候補する機会が付与される形で選定することが必要です。 （修繕委員会が設置される場合について） ・ 大規模修繕工事については、一般的に、図11 の➀～③の過程を経て実施されます。修繕委員会としてこうした過程を進めるうえで、事務局を務める区分所有者以外の存在が必要になることも多いと考えられます。このような存在として、中立的な立場に立った外部の設計コンサルタントやマンション管理士等の専門家を活用することが有用であると考えられます。（なお、平成29 年1 月27 日、国土交通省から「設計コンサルタントを活用したマンション大規模修繕工事の発注等の相談窓口の周知について」が通知され、このような観点に留意した取組事例等が紹介されています）。 また、修繕委員会は設置できるものの、費用面等の事情により外部の設計コンサルタントやマンション管理士等の選任が困難な場合、管理者を事務局として調整を進めることも考えられますが、この場合でも、図11 の②の発注先の選考方法等を検討し 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項て発注先を選定する段階については、施工会社の選定プロセスの透明性を確保する観点から、公募する、必ず複数者から見積を取得する等の、発注先等のプロセスにおいて透明性を確保する措置を取ることが望ましいと考えられます。また、発注先の検討・選定については、発注先の検討・選定の公正性を確保するため、管理者は関与するべきではありません。 ・ 大規模修繕工事の実施については、総会での承認が必要となります。この総会において、管理者は、修繕委員会の検討結果に基づき（最終的な検討結果について変更を加えることなく）議案を提出する必要があります。なお、区分所有者としては、議決権行使書により自ら賛成の意思表示を行うのが望ましいですが、議案に賛成であるものの総会に出席できない場合には、区分所有者である修繕委員会の委員長に対する委任を行うことも考えられます。 図11＜大規模修繕工事における修繕委員会が設置される場合の業務＞大規模修繕工事における主な段階修繕委員会の業務※いずれについても、設計コンサルタントやマンション管理士等の支援を受けることが有用である。 ①大規模修繕工事の準備段階 ・設計コンサルタントやマンション管理士等の利用について検討する。 ・建物調査・診断によるマンションの不具合箇所の調査、住民へのアンケート等を通じ、建物の状況を把握する。 ・建物の状況を踏まえ、必要な工事の範囲を検討する。 ②施工業者の選定段階 ・公募条件等、発注先の選考方法等を検討し、発注先を選定する。 ③契約締結・工事の監督段階 ・施工業者と、大規模修繕工事についての契約を締結する。 ・発注者、受注者間（監理者が選定されている場合には監理者を含む。）の打合せ等を通じ、大規模修繕工事が契約に従って適切に履行されるよう、監督する。 （修繕委員会が設置されない場合について） ・ なお、例外的に、①マンションの規模が小規模であり、②管理者として修繕委員会の設置に向け適切な募集期間を確保し、公平な立候補機会を付与したものの候補者が確保できなかったことから、修繕委員会を設置しないこともやむを得ないと考えられる場合において、（１）設計コンサルタントやマンション管理士等の利用について検討するとともに、（２）大規模修繕工事の過程について、区分所有者への透明性を確保するための措置を講じるとともに、監事に対する定期報告を充実させる場合には、修繕委員会を設置せず、管理者が大規模修繕工事の調整を行うことも考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ６） 管理組合からの報酬以外のリベート等の授受禁止 ・ 以上に加えて、不正の防止のためには、管理者が、管理組合からの支払われる正当な報酬以外に、いわゆるリベート・マージン等、管理組合の取引先業者等からの不透明な利益の授受等を行わない旨を、管理者事務委託契約書において約束させておくことが重要であると考えられます。 具体的には、管理者として管理組合から受託した業務に関して、管理組合の承認を得ずに、管理組合に紹介した業者等から紹介料・手数料・仲介料等の対価を受領又は支払いをしないこと、適正な業務の遂行に影響を与えるような便宜・利益の供与又は供応を利害関係者等から受けないこと、さらにこれらに違反した場合に損害賠償や違約金を請求すること、契約の解除事由となること等を、管理者事務委託契約書に明記することなどが必要だと考えられます。 ③管理者に対する監視・チェック体制 １）監事の選任及び担い手（外部専門家と区分所有者） ・ 外部専門家が役員、特に管理者に就任する場合においては、区分所有者以外の者が管理者として業務執行を担うことになります。この場合、区分所有者として管理者の業務執行を適切に監督できるか、利益相反発生を防止できるか特に問題となることから、管理者の業務執行状況等を監視する重要な機関として、監事を設置するべきと考えられます。 ・ 監事がこのような職務を適切に遂行するためには、監事が管理者との関係で独立性を保つことが必要となります。この点を担保するためには、監事は、管理者による指名ではなく、総会の決議により選任することとするべきと考えられます。 また、監事候補者が現実に独立した立場から管理者に対して適切に監督する機能を果たせるかについて、十分に検討することが必要です。例えば、管理者との間において一定の取引がある者の場合、その取引の内容及び取引額によっては、管理者に対して不利な意見を出すことが難しくなり、独立性が確保できない場合もあると考えられます。 このため、監事の選任議案を提出する者（管理者、区分所有者のいずれも考えられる。） は、監事としての独立性を保つことができるかの判断に影響を及ぼす重要な事項については、監事選任議案における参考情報として提供するべきと考えられます。 ・ 監事は、管理者の職務執行状況や財産の状況を監査し、法令違反や管理規約違反があると認めた場合には適切な措置を取ることにより管理組合運営を適正に保つという重要な役割を担っています。また、理事会方式では理事長以外の理事が理事長（管理者）の職務執行を監視できるのと異なり、いわゆる外部専門家・総会監督型の場合においては、そうした理事の存在がないことが多く監事にその職責が集中する可能性があります。また、外部管理者方式の運営方法によっては、区分所有者の意思から離れた不適切な管理、管 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項理組合と管理業者との利益相反の発生、管理業者に支払うコストの増大等が生じるおそれがあるとの指摘があります。したがって、外部管理者方式では、通常の理事会方式と比較して、監事に期待される役割が質的にも量的にも増大します。このような点を踏まえると、外部管理者方式の場合、管理者の業務執行に対する適切な監督の必要性や難易度が高く、職務上、マンションの管理に関して一定の専門的な知見が必要とされることから、監事のうち少なくとも１人は、外部専門家（マンション管理士、弁護士、公認会計士等）から選任することが望ましいと考えられます。外部管理者方式を採用する場合は、監事業務の外部委託に係る経費が発生することも見込んでおくことが望ましいと考えられます。 加えて、区分所有者からも監事を選任することが望ましいと考えられます。マンションの管理の主体は、マンションの区分所有者等で構成される管理組合であることを踏まえると、管理者の業務執行に対する監査においても区分所有者の視点を反映することが望ましいと考えられますし、監事が新管理者の選任、新管理規約案の調整を行う場面においては、区分所有者としての視点が特に重要と考えられます。この場合においても、前述のとおり、区分所有者である監事候補者が現実に独立した立場から管理者に対して適切に監督する機能を果たせるかについて、十分に検討することが必要です。 ・ なお、例外的に、①小規模マンションであり、②経済的な理由等により外部専門家を選任しないこともやむを得ないと考えられる場合において、(1)区分所有者に対する定期的な報告（月１回程度）が実施されるとともに、(2)区分所有者の意思を反映する仕組みが整備されている場合には、外部専門家である監事を選任せず、区分所有者たる監事のみ選任することも考えられます。 ＜監事の選任及び担い手＞ 【注意事項】 ・ 監事は、区分所有者及び外部専門家のそれぞれから少なくとも１名選任するとの内容となっているかどうか。 ※ 外部管理者方式においては、管理者の業務執行に対する適切な監督を図る必要性が高く、外部専門家を活用する必要性が高いと考えられる。また、かかる業務執行に対する監督には、区分所有者の視点も重要であると考えられることから、併せて区分所有者から選任されることが望ましいと考えられる。この場合において、監事としての業務は基本的に外部専門家である監事が担い、当該外部専門家である監事が必要に応じ区分所有者たる監事に意見を聴くこととすることが考えられる。 ※ 監事としての業務を適切に実施できると期待される者としては、マンション管理士のほか、弁護士、公認会計士などで、マンション管理について一定の専門的知見を有する者が考えられる。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （監事） 第〇条 管理組合に監事を置く。 ２ 監事は、総会の決議によって、選任し、又は解任する。 ３ 監事は、組合員及び組合員以外の者で第〇条に定める業務を適切に実施できると期待される者から１名ずつ選任する。 ２）監事の権限・職務について ・ 管理組合の業務執行状況等を監視するための機関として、監事の役割は重要であり、標準管理規約第41 条においては、臨時総会の招集権などの強い権限が与えられています。このため、外部専門家が管理者に就任する場合においても、監事の権限（業務及び財産の状況の監査・総会への結果報告、管理者の業務に対する調査権限、業務執行に不正等がある場合の総会招集権）については、標準管理規約と同等以上の規定を設けることが望ましいと考えられます。 また、監事の権限･職務については、管理規約において、あらかじめ明示的に定めておくことが望ましいと考えられます（図12 参照）。 ３）管理者から監事及び区分所有者に対する定期報告 ・ 監事が管理者の業務の執行や財産の状況を監査するなどの権限を適切に果たしたり、理事会として管理者の業務を適切に監督したりするためには、管理者の業務執行状況等について適時適切に把握する必要があります。この点を担保するために、監事に対する定期的な報告を管理者に義務付けておくことが望ましいと考えられます。 報告の内容としては、業務執行の状況、組合員等からの提案や苦情の有無・内容、報告対象期間内における収支状況等が考えられます。 上記の定期報告のうち、マンションの管理に関して特に重要と考えられる内容については、監事のみならず、区分所有者全員に対して報告する旨定めることも考えられます。 定期報告のほか、必要に応じ、区分所有者から管理者に対して報告を請求したときは、管理者は区分所有者に対して報告しなければならない義務を課しておくことや業務の執行状況等について、管理者から区分所有者に対して直接説明する機会として意見交換会・相談会等を開催するとしておくことも考えられます。 図12＜監事に期待される主な役割＞監事が行う業務の種類具体的な業務監査業務執行の状況についての監査※• 収支予算案を含む総会提出議案についての事前確認 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項監事が行う業務の種類具体的な業務• 決算案についての事前確認※ 各確認にあたっては、法令、管理規約、使用細則等に定める観点から確認を行い、必要に応じ、管理者に対し助言を行う財産の状況についての監査• 管理組合の財産の状況について確認を行う• 総会において承認された予算に基づき、管理行為が適切かつ効率的に行われたか確認を行う 等適正な財産管理・管理運営確保のための措置管理者が議長を務める総会（通常総会等）における、適切な議事が進行されているか等の確認（議事の集計等） 管理者がその地位を離れる場合における移行手続への関与 ・ 一時的に管理者の業務を担い、新しい管理体制への円滑な移行を主導大規模修繕工事に係る修繕委員会への助言等 ・ 発注及び契約等に関して法令、管理規約、使用細則等に照らし利益相反等のおそれや手続上の瑕疵がないか等について、確認を行い、必要に応じ、修繕委員会等に対し助言を行う＜監事の権限・職務＞ ① 業務執行の状況についての監査 【注意事項】 ・ 監事は、管理者が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、管理規約、使用細則等、総会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、区分所有者に対する報告を行うこととされているか。 ・ 管理者が通常総会等の総会に提出する予算案、決算案、議案その他の書類についての調査権限について規定されているか。 ※ 監事としては、管理者が総会に提出することを予定している予算案、決算案、議案その他の書類を事前に把握し、法令、管理規約、使用細則等に照らし、本来提出すべき議案の不足がないか、管理者が総会で承認を得ることを予定している契約に係る議案について、契約内容、相手方、契約金額、相手方の選定理由その他重要な事実が開示されているか等を確認し、管理者に意見することが想定される。 ・ 管理者と監事の意見が異なることなどによって、管理者が提出する書類が法令等に 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項違反していると認めるときは、総会においてその旨報告する権限を付与されているか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （監事の業務） 第○条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。 ２ 監事は、いつでも、管理者及び第38 条第１項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。 ３ 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるとき、管理者が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。 ４ 監事は、総会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。 ５ 監事が招集する総会においては、監事は、必要な議案を提出することができる。 ６ 監事は、管理者が総会に提出しようとする予算案、収支決算案、議案その他の書類について、次に掲げる事項について調査し、その結果について管理者に意見しなければならない。 一 法令、規約、使用細則等に照らし、提出する議案の不足があるかどうか。 二 第〇条第〇項【契約についての情報開示】、第〇条第〇項【収支決算案における情報開示】に基づく情報開示が行われているか。 ７ 前項の場合において、監事の意見を踏まえて管理者が総会に提出する議案について、法令、規約、使用細則等若しくは総会の決議に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときは、監事はその旨を総会に報告しなければならない。 ※ 上記における条文番号は、標準管理規約（単棟型）におけるものである。 ② 総会運営の適正性確保のための措置 【注意事項】 ・ 管理者が議長を務める総会について、監事が議事進行の監督を行うこととされているかどうか。 ※ 通常総会については、管理者が議長を務めることが想定されるところ、同総会では管理者の再任議案等の審議が行われることからすれば、その中立的運営が重要であると考えられる。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （総会運営の適正性確保のための措置） 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 第〇条 第○条第３項【監事の業務の規定】に定める総会については、議長は監事又は監事が指名する組合員が務める。 ２ 監事は、総会において管理者が議長を務めるときは、議事進行について監督する。 ③ 管理者退任における組合運営確保のための措置 【注意事項】 ・ 再任議案の否決又は辞任の申し出により管理者の退任が決定した場合、監事が臨時総会を招集することができるものとしているかどうか。 ・ 監事が招集する総会においては、監事に議案提出権があることを明示しているかどうか。 ・ 管理者が解任され管理者が不在の状態となった後、後任の管理者が選任されるまで、監事が暫定的に管理者としての職務を担うなど組合運営確保のための措置が取られているかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （管理者退任における組合運営確保のための措置） 第〇条 管理者から辞任の申し出があったとき、管理者の任期が満了したときにおいて後任の管理者が決定していないとき又は管理者が解任されたとき（以下「管理者退任決定日」という。）は、監事は、後任の管理者の選任及び規約変更その他必要なものを議案とする臨時総会を招集しなければならない。 ２ 前項の臨時総会については、管理者退任決定日から〇か月以内に招集通知を発しなければならない。 ３ 管理者が解任された場合において後任の管理者が選任されないときは、後任の管理者が選任されるまでの間、監事は、第〇条に定める管理者としての業務を行う。 ※ 第２項の招集通知の発出まで期間については、例えば、1 月以内に招集通知を発することが考えられるが、協議によりそれより長い期間とすることも考えられる。 ④ 監事の議案提出権 【注意事項】 ・ 監事が管理者の業務に不正があったと認め招集する臨時総会や、管理者がその地位を離れる場合において招集する臨時総会においては、議案提出権があることを明記しているかどうか。 【注意事項を踏まえた管理規約例】 （監事の業務） 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 第○条 （略） ２～４ （略） ５ 監事が招集する総会においては、監事は、必要な議案を提出することができる。 ６～８ （略） ④管理者の解任を柔軟化しておくための措置 １）管理規約における管理者名等の固有名詞の排除 ・ 管理規約に管理者に就任する者の固有名詞を記載すると、管理者をその地位から離れさせるために、当該管理規約の見直しが必要となり、解任が極めて困難となることから、管理規約に固有名詞は記載しないことが望ましいと考えられます。 ２）解任に向けた総会の招集要件の緩和 ・ 組合側から管理者の解任を求める場合には、組合員（議決権を有しないものを除く。） の５分の１以上の者であって議決権の５分の１以上を有するものの同意（総会招集が容易にできるように、管理規約で要件を緩和しておくことも考えられる。）に基づき総会を招集し（区分所有法第34 条、標準管理規約第44 条）又は監事の臨時総会招集権（標準管理規約第41 条）に基づき総会を招集し、普通決議により管理者を解任、新管理者を選任することが想定されます。 ・ そのため、賃貸化率が高い等により非居住の区分所有者が多いなどの事情があるマンションにおいては、総会を招集しやすくするために、必要に応じて、組合員の総会招集のための要件を、管理規約において組合員総数及び議決権総数の各10 分の１以上の同意などにあらかじめ緩和しておくことも考えられます。その場合、管理規約改正の決議 （区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）の者であって議決権の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）を有するものが出席し、出席した区分所有者及びその議決権の各４分の３以上の多数による決議（区分所有法第31条第１項））も必要です。 ３）区分所有者名簿等へのアクセスの確保 ・ 区分所有法上、管理規約や議事録の保管責任者は管理者となっており、組合員等の利害関係者に閲覧させる義務も規定されています（区分所有法第33 条、第42 条）。実際の管理規約でも帳票類等の各種書類の保管業務は、管理者の業務とされていることが多いと考えられます（標準管理規約第64 条）。 ・ ２）に記載された総会を招集するため、区分所有者名簿が必要となる場合は、標準管理規約第31 条の２に基づく閲覧権の行使をすることができます。 ・ このほか、管理組合にとって重要な書類が紛失等しないよう、（公財）マンション管理 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項センターが提供する「マンションみらいネット」などを活用し、信頼できる第三者のシステム上で書類のデータを蓄積しておくことによって、組合員が必要なデータを閲覧できるようにしておくことも考えられます。 （３）多額の金銭事故・事件の防止 ①口座の適切な管理 １）財産の分別管理の徹底 ・ 外部専門家による外部管理者方式の場合においては、管理組合の財産と、管理者の固有財産とは、分別して管理する必要があります。 ・ また、管理組合財産の預金口座については、管理費や修繕積立金を管理組合の財産として取り扱っていることを外形的に明らかにすることが必要であり、管理組合に帰属する財産であることが一見して明らかな口座名義とすべきと考えられます。 ２）通帳・印鑑等の保管体制 ・ 通帳と印鑑等の同一主体による保管を避けるため、外部専門家による外部管理者方式において管理者が預金通帳を管理している場合、管理組合の預金口座の印鑑等は、監事が保管することが望ましいと考えられます。 ３）修繕積立金の積立方式の工夫 ・ 管理組合財産の中でも、修繕積立金は特に多額であり、一旦金銭事故・事件が発生するとその被害額は数億円単位にのぼることもあることと懸念されます。そこで、修繕積立金については、現金化のために踏むべき手続が多い等なるべく現金化が困難な方式を活用して、運用することが望ましいと考えられます。 ・ 例えば、「マンションすまい・る債」※については、中途換金を行う場合において、管理者一人の意思表示だけではなく、管理組合としての中途換金の意思及び中途換金を希望する額が確認できる書類（総会議事録や理事会議事録等）の提出又は会計担当役員等への意思確認が行われなければ現金化を認めないこととなっていることから、このような方法を活用することも考えられます。 ※ 「マンションすまい・る債」は、住宅金融支援機構が修繕積立金の計画的な積立てと適切な管理を支援する目的で発行される債券です。 ４）現金の取扱いの禁止 ・ 現場での金銭事故・事件の防止のためには、管理費・修繕積立金や使用料の徴収や、物品購入・工事発注等において、出納はすべて口座振替・振込等によるものとし、出納業務に関わる者による現金の取扱いを禁止することが望ましいと考えられます。最近では、口座振替・振込だけでなく、電子決済等を活用することにより現金取扱いを不要と 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項している事例もあります。 ・ なお、金銭の取扱いを外部専門家の業務の対象外とし、一切行わない旨を契約書で規定している例もあります。 ②適切な財産管理状況の把握 １）監事等による組合財産状況に関する監査及び総会等への報告 ・ 管理者から監事に対し、財産の状況について適切な定期報告が行われるとともに、監事による定期的な財産の状況の監査（月次、半期、決算期等）及び総会等における適切な報告が必要です。 ２）通帳原本等の定期的な確認 ・ 監事が財産の状況を監査する役割を果たすうえでは、通帳や金融機関発行の預金残高証明書の原本等について、定期的に確認し、預金口座からの不正な引き出しがないかどうかや、会計帳簿の原本（見積書、請求書、領収書等の証跡を含む。）との整合性を確認することが必要です。 ・ 監事による通帳原本への記帳の定期的な実施など監査業務の中で行うべき事項について、ルール化しておくことも考えられます（ただし、このような業務を行いさえすれば監事としての責任を果たしたこととなるような定めは適切ではありません。）。 （４）事故・事件が発生した場合における対応及び組合財産の保護措置 ①概要 ・ 標準管理規約第24 条の２において、令和７年の区分所有法改正により、共用部分等について生じた火災保険や地震保険その他の損害保険の契約に基づく保険金並びに敷地及び共用部分等について生じた損害賠償金及び不当利得による返還金（以下、「保険金等」という。）の請求及び受領について、管理者が、当該請求権を有する区分所有者だけでなく、当該請求権を有する旧区分所有者をも代理等することができることが明確化されたことを踏まえ、当該請求権の管理者による代理行使及び訴訟追行等についてのルールが定められました。 ②外部管理者方式における訴訟追行等の問題 １）管理者による訴訟代理の問題について ・ 管理者が弁護士ではない場合、管理者として訴訟代理できるかについては、個別の状況に応じ、弁護士法（昭和24 年法律第205 号）第72 条との関係に留意するべきと考えられます。 また、弁護士法との関係上は管理者が訴訟代理できる場合であっても、専門的知見に基づく判断を要する場合、弁護士に訴訟委任することが望ましいと考えられます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 ２）管理者との間で利益相反類似の状況が発生した場合について ・ 一般的に、共用部分の瑕疵により他人が被害を受け、その管理の不適切さも原因となっている場合、被害者は区分所有者全員に対して土地工作物責任（民法第717 条）に基づく損害賠償請求を行うと考えられます。この場合、区分所有者として管理者に求償する必要性が生じ、求償権の行使に関し利益相反類似の状況が発生することになります。 ・ また、マンションの共用部分に瑕疵があり重大な損害が発生した場合においては、一般的に、管理者が区分所有者を代理して、分譲業者に対し損害賠償請求等を行うことが考えられるところ、分譲業者が利害関係業者の場合等には、利益相反類似の状況となります。 ・ まずは、管理者が共用部分における瑕疵を発見した場合、管理者としては、区分所有者に対し適切な方法により周知を行うべきです。 ・ また、こうした利益相反類似の状況が発生した場合には、管理者が引き続き当該対応を行うことにより管理組合に不利益が生じないかどうかについて、慎重な検討が必要となります。 瑕疵の程度が小さいとき又は分譲業者等による適切なアフターサービスが備わっており管理組合に損害が生じるおそれが小さいときなど、管理者に対応を委ねることによる不利益が小さいと考えられるときは、管理者に引き続き対応を委ねることもあると考えられますが、他方、管理者に当該対応を委ねた場合に、関係性の深い会社に対して適切に責任追及ができるか、自らに不利となる証拠を保全するのかどうか等について疑義が生じる場合もあると考えられます。 このような疑義が生じた場合、管理者の解任も１つの選択肢となります。また、管理者が当該訴訟対応を行うことには懸念があるものの、その他の管理者事務自体は引き続き務めてもらうのが望ましいときは、区分所有者及び区分所有者であった者が独自に請求権を行使する手段など、管理者とは別の者を訴訟追行者として定めることも考えられます（※）。 ・ また、管理者が上記のようなおそれはないとして自ら辞任しない場合においても、監事において、管理者が引き続き当該対応を続ける場合、上記利益相反類似の状況が発生し、将来的に区分所有者が不利益を蒙るおそれがあると判断したときは、総会を招集しその旨説明するのが望ましいと考えられます。 （※） 訴訟追行に関する授権に関して、『規約の定めまたは集会の決議によって、管理者以外の者を訴訟追行者とすることができるか。管理者が当然に訴訟追行者となるのではなく、規約または集会の決議による特別の授権に基づいてのみ管理者が訴訟追行者となるという本項の趣旨から考えると、肯定的に解すべきだろう。もっとも57 条３項とは異なり本条項では「管理者又は集会において指定された区分所有者」と規定していないことから否定する余地もあるが、本条はもっぱら「管理者」の「権限」について定めた規定であることから、特に、「集会において指定され 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項た区分所有者」を明示していないだけであり、特に管理者以外の者を訴訟追行者とすることを否定したものと解すべきではなかろう。』と解されている（稻本洋之助 鎌野邦樹（2015）「コンメンタール マンション区分所有法」第３版（日本評論社）、165 頁）。 ③保険金等の請求及び受領に関する総会の決議について ・ 標準管理規約第24 条の２第２項で保険金等の請求及び受領については、総会の決議を経る必要があると規定されています。一方で、保険金等を請求および受領する頻度はその種類によって様々で、標準管理規約第24 条の２第３項で総会において別段の決議がされたときは、その限りではないと規定されています。保険金等の種類に応じて一律総会の決議を経るか、管理者が総会の決議を経ずに保険金等の一部を請求及び受領することが可能な別段の定めとするか、管理組合で協議の上、検討することが重要です。 （５）事件・事故が起きてしまった場合の組合財産の保護措置 ①保険・補償制度の活用 １）役員の過失による損害（賠償責任保険等） ・ 役員が、職務遂行上の過失により管理組合に経済的な損害を与えた場合への対応として、役員に就任する外部専門家に対して、賠償責任保険への加入など賠償能力を担保するための措置を義務付けるべきと考えられます。 ・ 管理者については、管理者を被保険者とする賠償責任保険制度も設けられていますので、管理者に対し、このような保険に加入するよう求めることも考えられます。 ・ なお、弁護士や公認会計士等の資格者の団体では、資格者を被保険者とする賠償責任保険制度を設けていますが、管理者や監事として行う業務が、これら保険の対象業務になっているとは限りませんので、注意が必要です。 ※ 例えば、日本マンション管理士会連合会では、マンション管理士を対象とした賠償責任保険を設けており、業務行為、身体障害、財物障害、受託物、人格権侵害・個人情報漏洩による賠償や、管理者や監事に就任した場合の補償等に対応している。 ２）故意・重過失等による損害 ・ 管理者が故意・重過失により管理組合に損害を与えた場合など、一般の保険制度の対象とならない場合も考えられます。こうした場合も対象とする給付制度等の加入の有無や管理者の財産的基礎の程度等を踏まえ、故意・重過失による損害発生時の賠償が適切に行われるかを検討しておくことが必要です。 ②紛争解決手続の活用 １）トラブル発生時における相談先について ・ 外部管理者方式を採用しているマンションにおいて管理者との間でトラブルが発生し 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項た場合、区分所有者として適切な対応を検討する必要があります。 このような場合、監事に情報提供を行うことのほか、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、マンション管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等、弁護士等の法律専門家に相談するのが望ましいと考えられます。 ※ 弁護士会のマンション管理に関する相談窓口において、マンション管理士の資格を持った弁護士が対応に当たっている例もあります。 ２）裁判以外の解決手法 ・ トラブルの解決に向け、紛争内容や対立の程度に応じて裁判によらない紛争解決手続を利用することも考えられます。 ・ 管理者の職務執行状況等についてトラブルが発生した場合、マンション管理に関する裁判外紛争処理手続（ADR）を活用することもあり得ます。 ３）管理者を被告とする場合の訴訟手続の例示 ・ 外部専門家との間で、管理組合の財産毀損等を含むトラブルになった場合、最終的な解決手段は、民事訴訟となります。区分所有法上は、基本的に、管理者が管理組合側を代表して原告・被告となることを想定した規定を置いていますが、例えば、外部専門家を被告とする訴訟において、当該外部専門家が管理者として原告となるのは、管理組合の不利益を防止する観点から避けるべきと考えられます。 ・ このような場合の対応方法としては、下記の４つが考えられます。 なお、下記に加えて、監事が、必要な臨時総会を招集する方法もあります。 図13＜解任請求や損害賠償請求の訴訟提起の方法と具体的な手続について＞損害賠償請求の訴訟提起の方法具体的な手続ア）区分所有者が裁判所に管理者の解任請求の訴訟を提起するとともに、職務執行停止及び仮管理者選任の仮処分の申立てをし、仮管理者が損害賠償を請求（著しい損害等を避ける必要がある場合の対応） ・区分所有者は、区分所有法第25 条第２項に基づき裁判所に対して管理者の解任請求の訴訟を提起するとともに、管理者の職務執行停止及び仮管理者選任の仮処分の申立てを行う（区分所有者は管理者選任の仮処分の申立てまでを一人の個人で行うことができる。）。 ・仮に職務執行停止の仮処分の申立てが認められると、管理者の職務が執行停止され、裁判所はそれに代わって職務を執行する者を仮に選任する。 ・裁判所から選任された仮管理者は、「①区分所有法第26 条第４項に基づき、総会決議で出席した区分所有者（議決権を有しないものを除く。）及びその議決権の各過半数の賛成を得る」、又は「②標準管理規約第67 条第３項に基づき理事会の決議を経る」 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項損害賠償請求の訴訟提起の方法具体的な手続こと等により職務を執行停止された管理者（理事長）に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる。 イ）区分所有者が裁判所に管理者の解任請求訴訟を提起し、その請求が認容された後に、仮管理者選任の仮処分の申立てをし、仮管理者が損害賠償を請求 ・区分所有者は、区分所有法第25 条第２項に基づき裁判所に対して管理者の解任請求訴訟を提起することができる。裁判所がこの請求を認容し、管理者が不在となった後、区分所有者は、裁判所に対して仮管理者選任の仮処分の申立てを行う。 ・裁判所から選任された仮管理者は、「①区分所有法第26 条第４項に基づき、総会決議で出席した区分所有者（議決権を有しないものを除く。）及びその議決権の各過半数の賛成を得る」、又は「②標準管理規約第67 条第３項に基づき理事会の決議を経る」 こと等により総会決議を経て解任された管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる。 ウ）区分所有者が5 分の1 総会を招集し、管理者を解任し、選任された新管理者が損害賠償を請求 ・区分所有者が区分所有法第34 条第３項に基づく総会（区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の５分の１以上の者であって議決権の５分の１以上を有するものは総会の招集を請求できる。）を招集し、普通決議により管理者を解任できる。 ・総会で新管理者を選任する。 ・新管理者は、「①区分所有法第26 条第４項に基づき、総会決議で出席した区分所有者（議決権を有しないものを除く。）及びその議決権の各過半数の賛成を得る」、又は「②標準管理規約第67条第３項に基づき理事会の決議を経る」こと等により旧管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる。 エ）区分所有者が5 分の1 総会を招集し、総会決議で訴訟追行権を与えられた区分所有者が管理者に対して損害賠償を請求 ・区分所有法第34 条第３項に基づく総会（区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の５分の１以上の者であって議決権の５分の１以上を有するものは総会の招集を請求できる。）において、区分所有者の誰かに訴訟追行権を与える。 ・訴訟追行権を与えられた者が、当該管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる場合もあります。 ・ なお、管理組合としてではなく、個人として受けた損害の賠償請求等をしたい場合は、上記のような手続を経ずとも、個人として訴訟を提起することができます。 第２章 外部専門家による外部管理者方式等における留意事項 資料編 【資料編】管理者と管理組合の契約書の例（外部専門家による管理者方式で、理事会が設置される場合） ○○マンション管理者事務委託契約書 ○○マンション管理組合（以下「甲」という。）と○○（以下「乙」という。）とは、乙が甲の管理者に就任することについて、次のとおり委託契約（以下「本契約」という。） を締結する。 （契約の当事者の関係等） 第１条 甲と乙との関係並びに乙の権限及び義務は、本契約の定めがあるもののほか、甲の規約及び使用細則その他細則、総会の決議及び理事会の決議並びに建物の区分所有等に関する法律（昭和37 年法律第69 号）及び民法（明治29 年法律第89 号） の規定に従う。 ２ 本契約における用語の意義は、本契約に特別の定めがあるもののほか、甲の規約及び使用細則その他細則並びに建物の区分所有等に関する法律及び民法の定めるところによる。 【規約で管理者の権限等について適切な定めがあることを前提に、業務を包括規定する場合】 （業務内容） 第２条 乙は、甲の管理者として、次の各号に掲げる業務（以下「管理者事務」という。） を遂行するものとする。 一 甲の規約、使用細則その他細則又は総会若しくは理事会の決議により、管理者の職務として定められた業務 二 法令により管理者が行うこととされた業務 ２ 前項の規定にかかわらず、次の各号【※各号は、マンションの実情に応じて適切に変更】に掲げる業務については、管理者事務には含まれないものとし、乙に行わせる場合は、別途協議するものとする。 一 長期修繕計画案の作成又は改正案の作成 二 建替え及びマンション敷地売却に向けた、事業手法の比較検討又は再建建物の設計の概要、費用の概算額、区分所有権の帰属その他の計画案の作成 三 出納業務 四 前各号に掲げるもののほか、一般的に国家資格を有する者によって行われている業務その他の特別の知識経験を要する業務 【業務を列挙する場合】 （業務内容） 第２条 乙は、甲の管理者として、次の各号に掲げる業務（以下「管理者事務」という。） を遂行するものとする。 一 損害保険契約の締結、保険金額の請求及び受領 二 損害賠償金及び不当利得返還金の請求及び受領 三 職員の採用・解雇 四 預金口座開設契約、借入れ等に係る契約の締結 五 駐車場、敷地及び共用部分等に係る使用契約の締結 六 その他第三者との契約行為 七 甲並びに甲の組合員及び居住者（以下「組合員等」という。）からの各種届出等（組 第２章 外部専門家による外部管理者方式における留意事項 資料編合員の資格の得喪に関する届出、専有部分の貸与の場合の誓約書、専有部分の修繕等に係る申請書、占有者の総会における意見陳述権行使の事前通知、議決権行使者の届出、代理権証明書等）の受理及び処理 八 組合員等からの報告・連絡・相談への対応及びこれらに関する総会その他会議の関連資料の作成 九 組合員等が法令、管理規約又は使用細則等に違反した場合の勧告、指示、警告 十 総会の招集、議長への就任、その他会議への出席・報告・助言 十一 総会の議事録及び書面決議の書面（電磁的方法が利用可能な場合は電磁的記録を含む。）、その他帳票類等の保管、閲覧並びに総会及び理事会の議事録及び規約原本等の保管場所の掲示 十二 総会の決議に基づき物件の管理事務の一部を委託する専門業者その他の第三者との折衝、当該第三者の業務の履行確認及び指示等 十三 会計帳簿等の整備状況の確認、管理業者が作成した収支予算案・決算案の素案の確認 十四 未納の管理費等の徴収に係る総会等への報告・助言及び督促 十五 その他管理組合の業務を総括する上で必要な業務 ２ 前項の規定にかかわらず、次の各号【※各号は、マンションの実情に応じて適切に変更】に掲げる業務については、管理者事務には含まれないものとし、乙に行わせる場合は、別途協議するものとする。 一 長期修繕計画案の作成又は改正案の作成 二 建替え及びマンション敷地売却に向けた、事業手法の比較検討又は再建建物の設計の概要、費用の概算額、区分所有権の帰属その他の計画案の作成 三 出納業務 四 前各号に掲げるもののほか、一般的に国家資格を有する者によって行われている業務その他の特別の知識経験を要する業務 （善管注意義務） 第３条 乙は、善良な管理者の注意をもって管理者事務を行うものとする。 （帳票類等の提供の協力） 第４条 甲は、乙が管理者事務を行うに当たり必要となる本物件に関する帳票類及び書類並びに情報（以下「帳票類等」という。）を無償で提供するものとする。 ２ 乙は、甲から提供された帳票類等を、善良な管理者の注意をもって保管し、かつ、管理者事務以外の用途に使用してはならない。 ３ 乙は、甲から提供された帳票類等を管理者事務の遂行上必要な範囲内で複製又は更新することができる。 ４ 乙は、甲の組合員から組合員名簿の閲覧を請求された場合は、無償で、これに応じなければならない。 （管理員室等の使用） 第５条 甲は、乙に管理者事務を行わせるために必要な器具、備品、集会室、管理用倉庫等を無償で使用させるものとする。 （管理者事務に要する費用の負担及び支払方法） 第６条 甲は、第２条第１項各号に掲げる業務に係る報酬（以下「管理者事務報酬」という。）として、乙に対し、毎月、次のとおり支払うものとする。 第２章 外部専門家による外部管理者方式における留意事項 資料編 一 管理者事務報酬の額合計月額 ○○円消費税額及び地方消費税額（以下「消費税額等」という。） ○○円計 ○○円 二 支払期日及び支払方法毎月○日までにその○月分を、乙が指定する口座に振り込む方法により支払う。 三 日割計算期間が１か月に満たない場合は当該月の暦日数によって日割計算を行う。（１円未満は四捨五入とする。） ２ 甲は、管理者事務報酬のほか、乙が管理者事務を行うために必要となる交通費、印刷費その他の費用を負担するものとする。 ３ 甲及び乙は、本契約の契約期間中であっても、管理者事務報酬が次の各号のいずれかに該当するときは、協議の上、管理者事務報酬を変更することができる。 一 法令等の変更により管理者事務の内容に変更があったとき 二 前号に定めるもののほか、管理者事務報酬の変更を必要とする事由が生じたとき ４ 甲は、管理者事務報酬及び第２項の費用について、原則として翌月末日までに、乙の指定する口座に振り込む方法により支払うものとする ５ 前項の支払いに要する費用は、甲の負担とする。 （緊急時の業務） 第７条 乙は、甲に被害が生じる可能性のある災害又は事故等が発生したことを知ったときは、速やかに、甲の組合員等への連絡、その他の本マンションにおける被害状況の把握及び保存行為の円滑な実施のために必要な行為を行うものとする。ただし、乙の責めによらないやむを得ない事由によりこれらの行為を行うことができない場合は、この限りではない。 ２ 乙は、災害又は事故等の事由により、甲のために緊急に行う必要がある保存行為で、甲の理事会の承認を受ける時間的な余裕がないものについては、甲の承認を受けないで実施することができる。この場合において、乙は、やむを得ないときは、乙又は別紙〇に規定する法人に対する発注を行うことができる。 ３ 乙は、前項の業務を行ったときは、速やかに、書面をもって、その業務の内容及びその実施に要した費用の額を甲の監事に通知しなければならない。 （管理者事務の報告等） 第８条 乙は、理事会及び甲の監事に対して、毎月の管理者事務の実施状況及び甲の会計の収支の結果を、書面により報告しなければならない。 ２ 乙は、甲の監事から請求があるときは、管理者事務の実施状況及び甲の会計の収支の結果について報告を行わなければならない。 ３ 第１項又は第２項の場合において、甲の監事は、乙に対し、管理者事務の実施状況の報告及び甲の会計の収支の結果に係る関係書類の提示を求めることができる。この場合の関係書類の提示に係る費用は乙の負担とする。 （通知義務） 第９条 乙は、○○マンションにおける滅失、き損、瑕疵等の事実を知った場合においては、速やかに、その状況を甲の組合員全員及び監事に通知しなければならない。 ２ 乙は、次の各号に掲げる場合においては、速やかに、書面をもって、甲の組合員全員及び監事に通知しなければならない。 第２章 外部専門家による外部管理者方式における留意事項 資料編 一 乙が名称又は住所を変更したとき 二 乙がマンションの管理の適正化の推進に関する法律（平成12 年法律第149 号） の規定に基づき登録の取消し等の処分を受けたとき 三 乙が第12 条第２項第一号から第二号までに掲げる事項に該当したとき （守秘義務等） 第10 条 乙は、正当な理由なく、管理者事務に関して知り得た甲及び組合員等の秘密を漏らしてはならない。この契約が終了した後においても、同様とする。 ２ 乙は、甲の組合員等に関する個人情報について、その適正な取扱いの確保に努めなければならない。 （免責事項） 第11 条 乙は、災害に基づく予見し難い事情に基づく損害等、乙の責めによらない事由により甲に発生した損害については、その損害を賠償する責任を負わないものとする。 （契約の途中における解除等） 第12 条 甲及び乙は、その相手方が、本契約に定められた義務の履行を怠った場合は、相当の期間を定めてその履行を催告し、相手方が当該期間内に、その義務を履行しないときは、甲にあっては理事会の承認を経て、本契約を解除することができる。 ２ 甲は、乙が次の各号のいずれかに該当するときは、理事会の承認を経て、本契約を解除することができる。 一 乙が、規約に定める役員の欠格事由に該当するに至ったとき 二 乙が、事故、病気等により管理者事務の遂行が困難と判断されたとき ３ 甲又は乙は、前２項に基づく解除を行った場合において、債務不履行による損害が生じているときは、その相手方に対し、損害賠償を請求することができる。 ４ 甲は、第１項又は第２項に定める事由がない場合において、総会での解任議案の承認を経て、本契約を解除することができる。この場合において、甲は、解除の日から本契約の有効期間が満了する日までの間又は３か月間のいずれか短い期間の管理者事務報酬に相当する額を、乙に支払うものとする。 ５ 乙は、第１項に定める場合のほか、事故、病気その他のやむを得ない事由により乙による管理者事務の遂行が困難となったときに、本契約を終了させることができる。 この場合において、甲に損害が生じているときは、甲は乙に対し、損害賠償を請求することができる。 ６ 乙は、第１項及び前項に定める場合のほか、甲に対し、少なくとも３か月前までに書面で解約の申入れを行った上で、甲の総会の決議に基づき、本契約を合意解除することができる。 （本契約の有効期間） 第13 条 本契約の有効期間は、○○年○月○日から○○会計年度終了後、〇か月以内に開催される通常総会終了までとする。 （契約の更新） 第14 条 甲又は乙は、本契約を更新しようとする場合は、前条に定める有効期間が満了する日の３か月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨を申し出るものとする。 第２章 外部専門家による外部管理者方式における留意事項 資料編 ２ 本契約の更新について申出があった場合において、その有効期間が満了する日までに更新に関する協議が整う見込みがないときは、甲及び乙は、本契約と同一の条件で、期間を定めて暫定契約を締結することができる。 ３ 本契約を更新することとする場合は、乙は、乙の再任の承認を得るための総会を招集するものとする。 （契約の終了等） 第15 条 甲又は乙は、第12 条の規定に基づき本契約を終了させようとする場合においては、次の各号に掲げる区分に従い、相手方に対し、本契約を終了させようとする旨及び契約の終了する予定の日を通知するものとする。 一 甲から本契約を終了させようとする場合 乙に対する書面による通知 二 乙から本契約を終了させようとする場合 甲の理事及び監事に対する書面による通知 ２ 乙は、第13 条に定める有効期間の満了に伴い本契約を終了させ、更新しないこととする場合は、満了の日の３か月前までに、前項第二号の方法により、甲に通知しなければならない。 ３ 乙は、第１項第１号又は第二号の場合及び前項の場合、甲の求めがあるときは、乙の後任の選任、規約変更等に必要な支援を行うとする。 ４ 本契約が終了する場合には、乙は、第４条第１項に基づき甲から提供されたすべての帳票類等（同条第３項の規定に基づき複製又は更新されたものを含む。）を甲に返却し、誠実に管理者事務の引き継ぎを行うとともに、乙の後任の業務遂行に必要な支援その他の解約後の甲の業務運営に必要な事務を行わなければならない。 （法令改正に伴う契約の変更） 第16 条 甲及び乙は、本契約締結後の法令改正に伴い管理者事務又は管理者事務報酬を変更する必要が生じたときは、協議の上、本契約を変更することができる。ただし、消費税法等の税制の制定又は改廃により、税率等の改定があった場合には、報酬のうちの消費税額等は、その改定に基づく額に変更する。 （誠実義務等） 第17 条 甲及び乙は、管理者事務の履行について、信義を旨とし、誠実に行わなければならない。 ２ 乙は、管理者事務に関連して、紹介手数料、仲介料、その他謝礼、若しくはその他の対価の支払い又は便宜の供与その他の利益を、甲の理事会の承認を経ずに、甲以外の者から収受し、又は供与してはならない。 ３ 乙は、管理者事務に関連し、自己又は第三者のために甲と取引をしようとするとき又は第三者との間において甲と乙との利益が相反する取引をしようとするときは、当該取引につき重要な事実を開示し、甲の理事会において承認を受けなければならない。 ４ 甲及び乙は、乙が管理者として別紙に定める者との間で締結する取引については、前項に定める甲と乙との利益が相反する取引とみなす。 ５ 乙が第３項に違反した場合は、甲は、損害賠償の請求に加えて、管理者事務報酬の ○カ月分に相当する金額を、違約金として請求することができる。 ６ 乙は、別紙に定める法人の範囲について、毎会計年度の決算の時期において見直しを行い、その範囲について修正が必要な場合、収支決算案と併せて承認を得るものとする。 ７本契約に定めのない事項又は本契約について疑義を生じた事項については、甲及び乙 第２章 外部専門家による外部管理者方式における留意事項 資料編は、誠意をもって協議するものとする。 （合意管轄裁判所） 第18 条 本契約に起因する紛争に関し、訴訟を提起する必要が生じたときは、本マンションの所在地を管轄する○○地方（簡易）裁判所を第一審管轄裁判所とするものとする。 本契約の成立の証として本契約書２通を作成し、記名押印のうえ、各自１通を保有するものとする。 ○○年 ○○月 ○○日甲住 所名 称代表者 ○印乙住 所氏 名 ○印 第２章 外部専門家による外部管理者方式における留意事項 資料編別紙 第17 条に定める法人等の範囲については、以下のとおりとする。 法人名 １.（法人等の特定のために必要な情報を記載） ２. ３.… 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 １．本章の対象 （１）管理業者の位置付け ・ 本章は、主として、管理業者を「管理者」として活用する場合（管理業者管理者方式。以下本章において「外部管理者方式」という場合は、「管理業者管理者方式」をいう。）における、実務上の留意点や想定される運用例をまとめたものです。 （２）本章を活用いただく方 ・ 本章は、主として、既存マンションにおいて、管理組合の担い手不足への対処等を理由として外部専門家等の活用を検討している管理組合の方をはじめ、外部管理者方式の導入が見込まれる新築マンションの購入を検討している方、外部専門家や管理業者、分譲業者など、外部管理者方式のマンションに関わる様々な方の参考としていただくことを想定しています。 （３）ニーズが想定されるマンションのタイプ ・ 本章は、主として、管理業者が管理者の地位にある自己居住用のマンションを対象としていますが、いわゆる投資用マンションやリゾートマンションにおいても参考となります。 （４）管理組合の管理方式のパターンとの関係 ・ 管理組合の管理方式には、いくつかのパターンが想定されます。本章では、特段言及がない場合、図１(3)外部管理者・総会監督型のパターン（理事会が設置されておらず、かつ、管理業者が管理者に就任）を前提として例を示しています。 ・ 他方、理事会が設置されている下記(1)、(2)の方式を採用する場合についても、本章の内容は参考となります。 なお、管理者や理事会の役員に管理業者の従業員等を指定する方法が取られている場合は、外部専門家の活用について記した第２章が参考となります。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項図１＜標準管理規約「別添１」で示された主要３パターン＞ (1)理事・監事外部専門家型又は理事長外部専門家型 (2)外部管理者・理事会監督型 (3)外部管理者・総会監督型※本章で主に想定する方式 ・理事会有り ・理事会有り ・理事会無し（総会のみ） ・管理者＝理事長 ・管理者≠理事長 ・理事長がいない ・外部専門家は「役員」（理事（理事長＝管理者を含む。）又は監事）に就任 ・外部専門家は役員ではない ・外部専門家は「管理者」に就任 ・外部専門家は役員ではない ・外部専門家は「管理者」に就任 （５）管理者と管理業者との関係 ・ 多くの管理組合では、マンションの管理に関する業務の一部を管理業者に委託しています。このような場合において外部管理者方式を採用する場合、管理業者が、区分所有法上の管理者及びマンション管理適正化法上の管理業者という２つの地位を併せ持つこととなります。 区分所有法上の管理者は、共用部分等を保存し、集会の決議を実行し、並びに規約で定めた行為をする権利義務を有し（区分所有法第26 条第1 項）、その職務に関し、区分所有者を代理する立場にあり（同条第2 項）、管理業者とは全く異なる地位にあります。外部管理者方式の導入を検討する際は、こうした点に着目したうえ、望ましい体制を検討することが必要となります。 なお、本章においては、原則的に管理組合と管理者を務めている管理業者の間において、「マンション標準管理委託契約書」（以下「標準管理委託契約書」という。）と同様の契約が締結されていることを前提としますが、そのような管理委託契約が締結されておらず、管理者事務のみ受託している場合についても、本章は参考となります。 ２． 既存マンションにおける外部管理者方式導入の進め方 （１）外部管理者方式のニーズの見極め ・ 管理業者を管理者として選任するかどうかを検討するに当たっては、理事会で議論を行うことが多いと考えられます。外部管理者方式を導入する理由として、理事会業務が負担であるということも考えられますが、このような場合、役員の人数、業務内容、理事会の開催回数のあり方について検討したり、外部専門家を顧問として招聘したりするなど、役員の負担軽減・担い手確保のための取組を実施することも考えられるため、そうした方法との比較検討も有用です。 ・ 外部管理者方式のメリットとデメリットについても、あらかじめ検討しておくことが必要です。一般的には、以下のようなメリット、デメリットがあると説明されることがあります。また、管理者委託契約の内容や管理規約の内容によっても、メリット・デメリットの内容は変わってきます。外部管理者方式を導入するかについては、こうした点 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項も踏まえ、区分所有者の理解を得ながら、丁寧に検討を行うことが必要です。 ＜メリット＞ ・ 区分所有者の事務の負担軽減につながることがあり、管理者（役員）の担い手不足の解決策となる場合があること ・ 管理業者が日々の管理事務とともに管理者事務を担う体制となり、専門的知見に基づく、機動的な業務執行が期待できる場合があること 等＜デメリット＞ ・ 管理者の報酬を支払うことに伴い管理組合の支出が増大したり、管理組合と管理者との自己取引やグループ会社との間における利益相反取引を通じ、管理組合と管理者の間における利益相反が生じたりする可能性が高まること ・ 必要な範囲を超えて管理者権限が強くなることで管理者に対する監督が弱まったり、管理に対する区分所有者の関心の低下につながったりするおそれがあること ・ 管理規約の定め方（管理規約に個社名を記載する等）によっては、理事会方式に戻すことを希望する場合に、これが困難となる可能性もあること 等 ・ また、場合によっては、第２章に記載した外部専門家による外部管理者方式等を導入することも考えられますので、このような方法との比較検討も必要となります。 ・ 外部管理者方式のニーズの見極め段階において、第三者的立場に立った外部専門家等の支援を受けることも考えられます。例えば、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等へ相談したり、専門家の派遣を受けたりすることも一案です。 ・ 検討の結果、外部管理者方式を採用する場合においても、管理者に完全に任せきりにすべきではなく、管理者の業務執行状況の監督等を行うことが必要となります。 （２）既存マンションにおける外部管理者方式導入までの進め方・手続 ①外部管理者方式の導入までのプロセスの全体像 ・ 管理組合のニーズを見極めた結果、外部管理者方式を導入する必要があると判断された場合、実際に導入するまでのプロセスは、概ね次のとおりです。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項図２＜外部管理者方式の導入までのプロセスの例＞ ・ 大きな流れとしては、現体制の理事等が主体となり、区分所有者への説明会等で情報共有・意向把握を重ねながら丁寧に検討し、メリット・デメリットについても十分検討したうえで総会での導入推進決議も経て、候補業者の選定や必要な細則・契約・予算の案を検討し、総会決議において正式に決定することが考えられます。 管理規約で役員の要件が「組合員のうちから」となっている場合は、管理者の選任決議より前に、又は選任決議と同一の総会において、管理者として組合員以外の者を選任可能とするための管理規約の改正等を行います。 ②管理者事務を担う管理業者による説明 ・ 外部管理者方式の採用は、当該マンションにおける管理方式に大きな影響を与え得るため、管理業者は、管理者受託契約を締結しようとするときは、あらかじめ、説明会を開催し、区分所有者等に対し、管理者受託契約の内容等について説明をしなければならないことを新たに規定しました（マンション管理適正化法第72 条等）。さらに以下の図３の事項について区分所有者に対し説明することが望ましいと考えられます。 ※ 法令の条文は、資料編参照 ・ 管理業者から説明を受けた区分所有者は、本章で後述する各項目を確認することによって、導入を検討している外部管理者方式が各管理組合の実情に応じて適正な方式かどうか十分に検討していくことが必要です。 図３＜管理業者による説明項目＞ １．管理者の権限の範囲 【管理者委託契約の内容について】 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項管理委託契約書と管理者事務委託契約書が別々の契約書となっているかどうか管理者事務の担当者と管理事務の担当者は別であるかどうか 【管理規約の内容について】 ・ 管理者の選任・解任の方法 ・ 管理者の任期 ・ 管理者の欠格条項/誠実義務規定（共用部分における瑕疵発見時の対応を含む。） ・ 総会の議決事項/管理者の権限について現行の管理規約からの変更があるか（理事会が設けられない外部管理者方式の場合、現行の管理規約で理事会の議決事項だった事項の決定方法を含む。） ・ 組合員の総会招集権について規定されているか ・ 総会以外に区分所有者の意思を反映する環境が整備されているか ・ その他の点について現行の管理規約から変更された内容はあるか ２．通帳・印鑑の保管方法 ・ 口座の名義はどのように設定するか ・ 預金口座の印鑑等は誰が保管するか ３．管理業者が管理者の地位を離れる場合のプロセス ・ 管理者が地位を離れる場合におけるプロセスを設けているのか ４．日常の管理での利益相反取引等におけるプロセスや情報開示の方法 ・ 管理規約において、管理者が総会での決議なく行える権限の定めの有無及びその内容 ・ 管理者が一定の金額未満について総会での決議なく行える契約の定めがある場合はその金額及び設定理由 ・ 管理者による情報開示についての定めの内容 ・ 緊急時における対処方法 ５．大規模修繕工事等におけるプロセスや情報開示の方法 ・ 大規模修繕工事の検討主体（修繕委員会の設置の有無等） ６．監事の設置と監査の方法 ・ 監事の設置の有無及びその人数 ・ 監事の選任方法 ・ 区分所有者・外部専門家の別 ・ 監事の権限・職務 ７．その他重要事項（管理者事務にかかる費用及びその支払いの時期など） ・ 管理業者の商号又は名称、住所、登録番号及び登録年月日 ・ 管理者事務の対象となるマンションの所在地に関する事項 ・管理者事務に要する費用並びにその支払の時期及び方法 ・管理者事務の一部の再委託に関する事項 ・免責に関する事項 ・管理者事務についての賠償責任保険への加入の有無及び補償額 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ③新たな管理方式の導入に向けた検討開始 ・ 外部管理者方式の導入に向けた必要な手続や検討は、基本的に理事会が中心となって行うことが多いと考えられます。この導入検討段階で、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等に対し導入の場合のメリット・デメリット等について相談し、中立的な立場から、助言や支援を受けることも考えられます（なお、理事会において外部管理者方式導入に向けた検討を進める趣旨で顧問やコンサルタントとしての継続的業務にかかる委任契約を締結する場合、管理組合にとっては報酬等の負担が発生する可能性がありますし、また、これにより当該受任者が当該マンションにおける管理のあり方に深く関わる点で管理組合の業務に関する重要事項にあたると考えられることから、総会での承認が必要です。）。 また、外部管理者方式の導入は、管理組合や区分所有者に重大な影響を及ぼす事項ですので、理事会として具体的な検討に着手する旨を、区分所有者に周知・広報しておくことが望ましいと考えられます。導入検討段階において、理事会や区分所有者から要望がある場合には、適切に説明を行う必要があります。 ④候補業者の選定 ・ 上記の検討と並行して、管理者の候補業者の選定を進めることとなります。既に当該マンションの管理事務を受託している管理業者が、管理者事務についても受託するケースが多いと考えられますが、当該業者が管理者としても適切かどうか、各管理組合において丁寧に検討することが必要です。 ・ 区分所有者等から管理業者が推薦されるケースも考えられますが、そのような場合、透明性確保の観点から、候補業者として挙げられた経緯や理由については明確にしておくべきです。公募によって候補業者を募ることも、方法の１つとして考えられます。 ⑤区分所有者に対する説明会等 ・ 理事会としては、外部管理者方式の導入を行うかについて十分に検討をしてもらう観点から、理事会主導による区分所有者への説明会を開催すること、区分所有者全員へのアンケートの実施によって、その意向把握を行うことも考えられます（特に、当該マンションに居住していない区分所有者には情報が届きづらいので、情報共有や意向把握に当たっては留意が必要です。）。 説明会においては、「区分所有者のみによる管理の継続ができない理由（理事会方式を継続しない理由）」、「管理業者を管理者として導入することと、外部専門家を管理者として活用することの相違点」、「外部管理者方式を導入することのメリット・デメリット」 など、外部管理者方式の導入が必要と判断するに至った議論の過程について、書面等も 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項用いながら、区分所有者に丁寧に説明することが望ましいと考えられます。 また、理事会の求めがある場合、管理業者はこの説明会に出席し、区分所有者に対して、外部管理者方式の内容について説明を行うことが望ましいと考えられます。なお、管理業者は管理事務における場合と同様に、管理者事務について、管理者委託契約に係る重要事項を記載した書面を区分所有者等全員に交付し、管理業務主任者をして、重要事項について説明させることが義務付けられています（マンション管理適正化法第72条第１項及び第２項）。 ・ 書面における具体的な記載内容については、マンションの管理の適正化の推進に関する法律施行規則（平成13 年国土交通省令第110 号。以下「マンション管理適正化法施行規則」という。）第84 条第２号イ～ワに掲げる事項を含む必要があり、さらに図 ３の「管理業者による説明」で掲げた項目を参考にして、それぞれの管理組合の要望に添うような形で作成することも考えられます。 ※ 法令の条文は、資料編参照 ⑥総会における導入推進決議 ・ 外部管理者方式の導入を決定する正式な総会決議の前には、導入推進決議を経ておくことが望ましいと考えられます。 導入推進決議は法的に必須の決議ではありませんが、外部管理者方式の導入に向けて具体的な手続を進めていくかどうかを議案とするものですので、これが決議された場合、導入の方向性が確認されたことになり、候補業者と理事会との間で契約書等の詳細な検討・調整を進める前のプロセスとして望ましいと考えられます。 ・ 導入推進決議では、外部管理者方式の導入に向けて具体的な手続を進めていく旨、候補業者（あくまで候補業者として承認を得る）、新たな管理方式や管理者の権限等の大きな方向性、スケジュール等を明示して、決議を得ることが考えられます。 また、管理規約で管理者の要件が「組合員のうちから」となっている場合には、導入推進決議を議案とする総会で、区分所有者以外の者も管理者を選任可能とするための管理規約改正等を行っておくか、次の⑦における管理者の選任決議と同一の総会において行うことも考えられます。 ・ 導入推進決議の後、候補業者を管理者として選任する方向で、候補業者と理事会との間で、契約書、報酬等の詳細な調整を進め、⑦の総会の議決事項を検討します。 ⑦総会における導入決議 ・ 外部管理者方式を正式に導入するには、管理者等の選任、管理規約、細則、契約書、報酬等に係る予算などについて、総会決議を経る必要があります。理事会がない外部管理者方式を導入する場合、通常の理事会方式を取りやめることになるため、多くのマンションにおいては管理規約改正の決議（区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項過半数（これを上回る割合を規約で定めた場合にあっては、その割合以上）の者であって議決権の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）を有するものが出席し、出席した区分所有者及びその議決権の各４分の３以上の多数による決議（区分所有法第31 条第１項））が必要と考えられます。 ・ 正式な総会決議の前に、区分所有者向けに説明会を開催し、議案、スケジュール、諸条件等について説明・質疑を行う場を設けることも考えられます。 ・ 議決事項としては、候補業者である管理業者を管理者に選任する旨、管理規約及び細則の制定・改正案、管理者と締結する管理者事務委託契約書の案、管理委託契約書の変更案、管理者の報酬に関する予算案が考えられます。管理規約の改正以外の事項は、普通決議で対応することが可能と考えられます。 ３．新築マンションにおける外部管理者方式導入までのプロセス （１）既存マンションにおける外部管理者方式との違い ・ 新築マンションにおいて外部管理者方式が導入されている場合においても、適切な管理者事務委託契約書、管理規約の設定等を行うことなどによって管理者に対する適切な監視・監督体制を構築することができれば、適正な管理の実現は可能であると考えられます。 しかし、新築時から外部管理者方式が導入されている物件を購入する場合、マンションの管理への関与の程度が相対的に低下し、区分所有者等で構成される管理組合が管理の主体であることやマンションの管理運営について、理解が不十分となるおそれがあります。また、既存マンションにおいては、外部管理者方式の導入の是非について、区分所有者間で議論のうえ検討の上決定することが可能ですが、新築マンションにおいてはそのような議論の場を持つことが難しく、各購入予定者が購入時点までに自ら検討を行うことが必要となるため、より一層注意深く検討を行う必要があります。このため令和 ８年４月より、宅地建物取引業法施行規則（昭和32 年建設省令第12 号。以下「宅建業法施行規則」という。）に基づき、マンション分譲時には、重要事項説明の項目の一つとして、管理業者管理者方式を導入しているかどうかについて分譲業者に説明義務が課されています（宅建業法施行規則第16 条の2 第9 号、第16 条の4 の6 第9 号及び 第19 条の2 の5 第9 号）。 ※ 法令の条文は、資料編参照 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項図４＜新築マンションにおける外部管理者方式の導入までのプロセスの例＞ （２）分譲契約締結前までのプロセス ・ マンション分譲時には、分譲業者に管理業者管理者方式を導入しているかどうかについて説明義務が課されており、例えば、図５の記載事項について記載した書面を交付したうえ、口頭において説明を行うことが望ましいと考えられます。購入予定者は分譲業者からの重要事項説明を受けたうえ、外部管理者方式の導入のメリットやデメリット等を踏まえて購入するかどうか検討する必要があります。必要に応じ、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、マンション管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等から中立的な立場からの助言を得ることも望ましいと考えられます。 図５＜分譲業者による情報提供項目＞ １．管理者の権限の範囲 【管理者委託契約の内容について】 ・管理委託契約書と管理者事務委託契約書が別々の契約書となっているかどうか 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ・管理者事務担当者と管理事務担当者は別の部門に所属する者が務める体制を整備されているかどうか 【管理規約の内容について】 ・管理者の選任・解任の方法 ・管理者の任期 ・管理者の欠格条項/誠実義務規定（共用部分における瑕疵発見時の対応を含む。） ・総会の議決事項/管理者の権限について標準管理規約からの変更があるか（理事会が設けられない外部管理者方式の場合、標準管理規約で理事会の議決事項だった事項の決定方法を含む。） ・組合員の総会招集権について規定されているか ・総会以外に区分所有者の意思を反映する環境が整備されているか ２．通帳・印鑑の保管方法 ・口座の名義はどのように設定するか ・預金口座の印鑑等は誰が保管するか ３．管理業者が管理者の地位を離れる場合のプロセス ・管理者が地位を離れる場合におけるプロセスの定め ４．日常の管理での利益相反取引等におけるプロセスや情報開示の方法 ・管理規約において、管理者が総会での決議なく行える権限の定めの有無及びその内容 ・管理者が一定の金額未満について総会での決議なく行える契約の定めがある場合はその金額及び設定理由 ・管理者による情報開示についての定めの内容 ・緊急時における対処方法 ５．大規模修繕工事等におけるプロセスや情報開示の方法 ・大規模修繕工事の検討時に誰を主体として検討を行うか（修繕委員会を設けるか） ６．監事の設置と監査の方法 ・監事の設置の有無及びその人数 ・監事の選任方法 ・区分所有者・外部専門家の別 ・監事の権限・職務 ７．その他重要事項（管理者事務にかかる費用及びその支払いの時期など） ・管理業者の商号又は名称、住所、登録番号及び登録年月日 ・管理者事務の対象となるマンションの所在地に関する事項 ・管理者事務に要する費用並びにその支払の時期及び方法 ・管理者事務の一部の再委託に関する事項 ・免責に関する事項 ・管理者事務についての賠償責任保険への加入の有無及び補償額 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 （３）分譲契約締結時及びその後のプロセス ・ 新築マンションにおける外部管理者方式の導入プロセスについては、➀分譲契約締結時に外部管理者方式の導入を含む管理規約案について購入者の同意を得るケースや、➁設立総会時に管理者を誰にするかについて同意を得るケースがあります。いずれのケースの場合においても、同意の取得の方法は異なりますが、購入予定者は、分譲契約時までに検討を深めることが必要です。 購入者は、分譲契約締結時に外部管理者方式について重要事項説明を受けていますが、実際に居住を開始するにあたって、マンションの管理上どのような点に留意していけば良いのか等を改めて理解することが必要です。そこで、設立総会やそれに近いタイミングにおいて、管理者たる管理業者から、外部管理者方式の説明を改めて行うとともに、あくまで管理の主体が区分所有者等で構成される管理組合であること等について説明を行うことが必要と考えられます。その際には再度、図５記載の事項について説明することが望ましいと考えられます。購入予定者としては、疑問点がある場合、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、マンション管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等に相談するのが望ましいと考えられます。 こうした管理者等からの説明等を踏まえ、区分所有者側としては、あくまで管理の主体は区分所有者で構成される管理組合であるという意識を持って、管理組合の一員としての役割を適切に果たすよう努めることが必要です。 ４．管理者の業務内容・契約書等 （１）契約・管理規約等の内容 ①管理者事務委託契約書の体裁 ・ 区分所有法上、管理者は、集会での決議を実行し、管理規約で定めた行為をする権利・義務を有するとともに、管理者の権利義務は、委任に関する規定に従うとされ（区分所有法第28 条）、管理者は、委任契約における受任者としての地位に立ちます。このような受任者としての管理者の権限については、管理者事務委託契約書により明確化しておくことが望ましいと考えられます。 ・ 管理者事務委託契約書を管理委託契約書の別紙という形や両契約書を明確に区別せず締結した場合、管理事務の延長で管理者としての業務を担うことになり、管理者としての責任の所在が不明確となるおそれがあることから、管理者事務の委託契約と管理事務の委託契約については、別々の契約書を交わす必要があります。 ②管理者委託契約における規定事項 ・ 管理者と締結する管理者事務委託契約書において定めておくことが望ましい主な規定事項の例は、令和7 年12 月12 日に策定・公表しているマンション標準管理者事務委 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項託契約書（以下「標準管理者事務委託契約書」という。）をご参照ください。 ※ 管理者事務委託契約書の具体例は、資料編 （２）管理者の業務内容について ・ 管理者の権限については、区分所有法第26 条に規定されており、管理者の業務内容については、マンション標準管理規約（単棟型）管理業者管理者方式を採用する場合の書き換え表（以下「標準管理規約（書き換え表）」という。）第38 条において「規約、使用細則等又は総会の決議により、管理者の職務として定められた事項」などが規定されています。 管理業者が管理者に就任する場合の業務内容（権限や責任等）も、管理規約・細則等に基づくことになりますので、特に、通常の管理者の業務のうち一定のものを対象外とする場合には、必要に応じ、管理規約又は細則において詳細かつ明確に定めておくことが望ましいと考えられます。 例えば、官公署、町内会等との渉外業務など、管理組合以外との渉外業務を対象外としている事例があります。管理組合において渉外業務の担い手がいない場合、例えば、地域防災にかかる自治体や町内会等との調整体制が確保されなかったり、マンションの資産価値向上に向けた取組が進みにくくなったりするおそれが生じたりすることも考えられます。したがって、渉外業務も管理者が担うのか、渉外業務を管理者が担わない場合は、その業務を管理組合としてどのように実施するか、あらかじめ管理規約又は細則等において明確に定めておくことが望ましいと考えられます。 （３）管理規約の規定事項について ①総論 ・ 外部管理者方式の管理規約については、単に標準管理規約における理事長の記載を管理者に読み替えて作成するだけでは成り立ちません。すなわち、区分所有者以外の者に管理者事務と管理事務を同時に委任する場合等には利益相反が生じるおそれがあることなどを踏まえ、区分所有者の権利義務、総会の議決事項、意思決定方法等適切なルールを作成する必要があります。 こうした点を踏まえ、以下では、外部管理者方式において管理規約を作成する際に注意するべき事項と標準管理規約（書き換え表）を条項ごとにまとめています。管理規約の作成にあたっては、以下の事項を踏まえ、区分所有者間で十分に協議を行い、慎重に検討を行うことが必要です。 ②個別の規定事項について １） 管理者の選任・解任 ・ 管理規約に個社名を記載すると管理者の変更に特別決議が必要となり、管理者の変更 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項のハードルが高くなるおそれがあります。管理者を変更する場合や外部管理者方式を終了する場合をあらかじめ想定し、次の管理者（理事会方式を採用する場合には理事長） を円滑に決定することができる管理規約の整備を行うことが望ましいと考えられます。 ＜管理者の選任・解任＞ 【注意事項】 ・ 管理者として管理者の社名等の固有名詞を記載する管理規約となっていないかどうか （固有名詞を記載すると、管理者を変更するうえで特別決議が必要となる。）。 【標準管理規約（書き換え表）】 （管理者） 第35 条 管理組合に管理者を置く。 ２ 管理者は、総会の決議によって選任し、又は解任する。 ２） 管理者の任期 ・ 管理者の任期については、管理業者が管理者の地位を離れる場合のプロセスを踏まえ、 一定の期間設定を管理規約に設けることが望ましいと考えられます。なお、この期間については、通常、管理者事務委託契約書のおける契約期間と合致させることが望ましいと考えられます。 ・管理者の選任について、管理者としての適切性を区分所有者が定期的に審査できる体制を構築する観点から、任期は原則１年とし、毎年開催する総会において管理者の選任 （再任・不再任等）の決議を行うことが望ましいと考えられます。 ＜管理者の任期＞ 【注意事項】 ・ 管理に対し引き続き業務執行を委任するかについて、定期的に審査を行うことができる内容となっているかどうか（管理者の任期は原則１年とし、１年に１回の通常総会ごとに再任議案を提出するのが望ましいと考えられる。）。 ・ 再任議案の否決、辞任の申し出によって管理者からの退任が決定した場合、退任する旨が決定したときから引き続き一定期間（少なくとも３か月以上は必要と考えられる。）は管理者としての職務を行うとすることとなっているかどうか。 なお、解任議案が決議された場合においては、管理組合と管理者間の信頼が喪失しており、ただちに管理者の地位を失わせるのが相当と考えられる。この場合においては、監事が一時的に管理者の地位を務めることが考えられる。 【標準管理規約（書き換え表）】 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 （管理者の任期） 第36 条 管理者の任期は、選任の翌会計年度の通常総会の終結の時までとする。ただし、再任を妨げない。 ２ 前項の通常総会において後任の管理者が選任されなかったときは、管理者は、通常総会の終結の時から○か月間を経過する時、又は後任の管理者が選任される時のいずれか早い時までの間は、引き続きその職務を行う。 ３ 辞任によって退任する管理者は、監事への辞任通知到達日から○か月を経過する時、又は後任の管理者が選任される時のいずれか早い時までの間は、引き続きその業務を行う。 ４ 管理者が解任されたときは、管理者は、ただちに管理者としての地位を失う。 ５ 前項の場合において、管理者の解任後に後任の管理者が決定した場合には、後任の管理者に対し、誠実に業務の引き継ぎを行うものとする。 ※ 第３項に関し、管理者がその地位を離れる場合において、どの程度の期間、管理者事務を務めるべきかどうかについては、マンションごとに検討を要する。 ３） 管理者の欠格条項 ・ 欠格条項は、管理者の職務を適切に執行することが困難と考えられる事由を類型化したものであり、これに該当する場合は管理者に就任することはできず、管理者が欠格条項に該当することとなった場合、管理者の地位を失うことになります。 管理者として不適切な者が管理者事務を執行するのを防止するため、適切な欠格条項を定めることが必要です。 特に、管理業者としての登録を取り消された者が管理者事務を担うのは一般に適切ではないと考えられることから、このような場合も欠格条項に追加しておくことが望ましいと考えられます。 ＜管理者の欠格条項＞ 【注意事項】 ・ 管理者として不適切と考えられる者が管理者としての職務遂行を行うことを防ぐ観点から、管理業者としての登録が取り消された場合について、欠格事項への記載があるかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （管理者の欠格条項） 第36 条の３ 次の各号のいずれかに該当するときは、管理者となることができない。 一 管理者が銀行の取引を停止されたとき、若しくは破産、会社更生、民事再生の申し立てをしたとき、又は管理者が破産、会社更生、民事再生の申し立てを受けたとき 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 二 管理者が合併又は破産以外の事由により解散したとき 三 マンション管理業者としての登録が取り消されたとき 四 暴力団員等（暴力団員又は暴力団員でなくなった日から５年を経過しない者）又は暴力団員等がその事業活動を支配する者 ４） 管理者の誠実義務 ・ 外部管理者方式においては、特に利益相反取引等に係るプロセスを適正化する必要性が高いこと、外部専門家の場合と同様に金銭事故等の防止の必要性が高いことを踏まえ、管理者の誠実義務規定を設け、管理組合に対し誠実な対応を行うことを明記する必要があります。 ・ 標準管理規約第37 条（役員の誠実義務等）において規定されている内容を管理規約に設けるとともに、管理者事務委託契約書においても、管理者の誠実義務規定を設ける必要があります。 ＜管理者の誠実義務等＞ 【注意事項】 ・ 管理者の誠実義務について適切に定められているかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （管理者の誠実義務） 第37 条 管理者は、法令、規約及び使用細則その他細則並びに総会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。 ５） 議決事項 ・ 区分所有者の意思を反映する観点から、総会の議決事項のあり方については、慎重に検討を行うことが望ましいと考えられます。 ・ 標準管理規約第48 条（議決事項）に定められている事項は、その重要性に鑑み、外部管理者方式においても、議決事項として管理規約に設けることが望ましいと考えられます。 ・ 管理者委託契約の締結や監事業務委託契約の締結に関しても、管理組合で毎年総会において内容を審査できるよう管理規約に定めることも有効です。 ＜議決事項＞ 【注意事項】 ・ 標準管理規約上の総会の議決事項について、これを総会の議決事項としているかどうか。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 【標準管理規約（書き換え表）】 （議決事項） 第48 条 次の各号に掲げる事項については、総会の決議を経なければならない。 一 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止 二 管理者及び監事の選任（再任を含む。）及び解任 三 収支決算及び事業報告 四 収支予算及び事業計画 五 長期修繕計画の作成又は変更 六 管理費等及び使用料の額並びに賦課徴収方法 七 修繕積立金の保管及び運用方法 八 第16 条第２項に定める敷地及び共用部分等の第三者の使用 九 第21 条第2 項に定める管理の実施 十 第28 条第1 項に定める特別の管理の実施並びにそれに充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩し 十一 区分所有法第57 条第2 項及び前条第3 項第四号の訴えの提起並びにこれらの訴えを提起すべき者の選任 十二 建物の一部が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧 十三 円滑化法第163 条の56 第1 項に基づく除却等の必要性に係る認定の申請 十四 区分所有法第62 条第1 項の場合の建替え、区分所有法第64 条の５第１項の場合の建物の更新、区分所有法第64 条の６第１項の場合の建物敷地売却、区分所有法第 64 条の７第１項の場合の建物取壊し敷地売却及び区分所有法第64 条の８第１項の場合の取壊し 十五 第28 条第2 項に定めるマンション再生等に係る計画又は設計等の経費のための修繕積立金の取崩し 十六 第55 条第３項に定める専門委員会の設置の請求 十七 適正化法に基づく管理計画の認定、認定の更新及び変更の認定の申請 十八 管理者委託契約の締結 十九 監事業務委託契約の締結 二十 組合管理部分に関する管理委託契約の締結 二十一 その他管理組合の業務に関する重要事項※ 上記においては、マンションの再生等の円滑化に関する法律を「円滑化法」と、マンションの管理の適正化の推進に関する法律を「適正化法」と記載している。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ６） 管理者の権限・義務 【標準管理規約上の総会の議決事項・理事会の議決事項について】 ・ 標準管理規約に定められている総会の議決事項については、マンション管理上重要な事項であることから総会における決議という意思決定過程を求めているものであり、執行機関にあたる管理者が単独でこれを決定できる機関設計とせず、総会の議決事項とすることが望ましいと考えられます。 ・また、標準管理規約上の理事会の議決事項について、管理者権限とするか、総会の議決事項とするかについては、管理組合で協議の上、検討することが必要です。例えば、区分所有者の意思を反映するための機関を設置する場合には、理事会の議決事項の一部を当該機関の意見を聴いて実施することや、アンケート調査等を踏まえて決定することも考えられます。 【管理者の再任等を議案とする総会の議長について】 ・ 管理者の再任を議案とする総会の議長については、理事会方式において理事長の再任議案を含む通常総会についても理事長が議長を務めることが考えられることとの均衡も踏まえ、管理者が務めるとすることが考えられます。 この場合において、適切な総会運営を確保する観点から、議事の集計等に監事が関与することが望ましいと考えられます。 【総会における適切な情報開示に係る管理者の義務について】 ・ 総会は区分所有者として意思決定を行う重要な機関であり、議案作成を区分所有者以外の者が行う外部管理者方式においては、提出される議案について区分所有者が十分に理解できるようにする必要があります。そのため、契約について承認を求める議案を提出する際には、契約内容、契約により管理組合として負担する金額、当該契約の相手方、当該相手方を選任した理由について、総会以前において、区分所有者に対し適切に開示を行うことが望ましいと考えられます。 なお、総会時点ではこれらの事項のうち一部は未定とせざるを得ず、その点は管理者に委ねる前提で承認を得ることはあると考えられます。 ・ また、決算案を総会に提出する際も、管理者事務に係る透明性の確保を図る観点から、こうした事項について確認的に改めて開示を行うことが望ましいと考えられます。 ・ なお、契約の中でも特に利益相反取引等に当たる契約について承認を求める際には、重要な事実を開示することがマンション管理適正化法第77 条の２において義務付けられています。 ※ 法令の条文は、資料編参照 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項＜管理者の権限＞ 【注意事項】 ・ 標準管理規約における総会の議決事項が、管理者の権限として定められていないか。 ・ 標準管理規約における理事会の議決事項について、どのように定められているかどうか。 ※ 標準管理規約上は理事会の権限とされているが、理事会がない外部管理者方式においては、前述のとおり、区分所有者の意思を反映するための機関を設ける場合にはその権限としたり、区分所有者へのアンケートで、回答者の賛成多数となった場合には承認を得たものとみなす旨の規定を設けたりすることも考えられる。 ・ 官公署、町内会等との渉外業務（標準管理規約第32 条第11 号）について、これを行うことができる体制が整備されているどうか。 ※ 管理者の権限とすることのほか、区分所有者の意思を反映するための機関を設置する場合は、当該機関の業務とすることが考えられる。 【標準管理規約（書き換え表）】 （管理者の業務） 第38 条 管理者は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。 一 規約、使用細則等又は総会の決議により、管理者の職務として定められた事項 二 総会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること 三 管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務 四 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案の策定及び総会への上程 五 管理規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案の総会への上程 六 長期修繕計画の作成又は変更に関する案の総会への上程 七 その他の総会提出議案の策定及び総会への上程 八 第17 条、第21 条及び第22 条に定める承認又は不承認 九 第60 条第４項に定める未納の管理費等及び使用料の請求に関する訴訟その他法的措置の追行 十 第60 条第５項に定める弁済の充当の順序の設定 十一 第67 条に定める勧告又は指示等 十二 第67 条の２第１項に定める区分所有者の所在等の探索 十三 災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等 十四 その他総会から付託された事項 ２ 第48 条の規定にかかわらず、管理者は、前項第十三号の決定をした場合においては、当該決定に係る応急的な修繕工事の実施に充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩しについて決定することができる。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ３ 管理者は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。 ４ 管理者は職務の一部を第三者に委託し、又は請け負わせて執行することができる。 ５ 管理組合と管理者との利益が相反する事項については、管理者は、代表権を有しない。 この場合においては、監事が管理組合を代表する。 ＜会計に係る管理者による情報開示＞ 【注意事項】 ・ 集会において契約行為等に係る議案を提出する総会に先立ち、区分所有者が当該契約を承認するかどうかの判断の際に必要と考えられる事実について、区分所有者に対する適切な開示が行われる体制が整えられているかどうか。 ※ 開示の方法としては、例えば、招集通知の際において、これらの事項を含む参考書類を各区分所有者に送付することが考えられる。 ・ 当該会計年度の契約についての重要な事項について、収支決算案と併せて開示されることとなっているかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （収支予算の作成及び変更等） 第58 条 管理者は、毎会計年度の収支予算案を通常総会に提出し、その承認を得なければならない。 ２ 収支予算を変更しようとするときは、管理者は、その案を臨時総会に提出し、その承認を得なければならない。 ３ 管理者は、第56 条に定める会計年度の開始後、第１項に定める承認を得るまでの間に、以下の各号に掲げる経費の支出が必要となった場合には、その支出を行うことができる。 一 第２７条に定める通常の管理に要する経費のうち、経常的であり、かつ、第１項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認められるもの 二 総会の承認を得て実施している長期の施工期間を要する工事に係る経費であって、第 １項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認められるもの ４ 前項の規定に基づき行った支出は、第１項の規定により収支予算案の承認を得たときは、当該収支予算案による支出とみなす。 ５ 管理者は、総会において、契約行為その他組合員の負担が発生する行為について承認を得るため議案を提出しようとする際には、次に掲げる事項を区分所有者に事前に開示しなければならない。ただし、総会時点で開示がすることが困難な事項がある場合は、その理由を開示することにより代えることができる。 一 契約内容 二 契約により管理組合として負担する金額 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 三 当該契約の相手方 四 当該相手方を選任した理由 五 契約が第37 条の２に定める取引であったときは当該取引における重要な事実 ６ 管理者は、第21 条第６項の規定に基づき、敷地及び共用部分等の保存行為を行う場合には、そのために必要な支出を行うことができる。 （会計報告等） 第59 条 管理者は、毎会計年度の収支決算案について、財産の状況に関する監事の監査を経て、通常総会に報告し、その承認を得なければならない。 ２ 管理者は、前項の収支決算案において、前条第５項各号に掲げる事項について開示しなければならない。 ７） 組合員の総会招集権 ・ 外部管理者方式においては、通常の理事会方式の場合と異なり、区分所有者がマンションの管理に関わる機会が年に１回の通常総会しかなくなる可能性があるため、総会招集権を円滑に行使できる環境を整備する必要性が高く、最低限、標準管理規約第 44 条（組合員の総会招集権）と同様の要件とすることが望ましいと考えられます。 ・ また、標準管理規約第44 条第２項及び第３項に定める臨時総会については、管理規約の定めがない場合でも、区分所有法第34 条に基づき当然に招集を請求できることにはなりますが、区分所有者に対し、かかる請求権があることを示す観点から、管理規約において当該請求権についての規定を定めることが望ましいと考えられます。 ・ 管理組合によっては、総会招集の請求が区分所有者本人によって適正に行われていることを管理者が確認するため、特定の公的書面を要求する管理規約を定めている事例があります。組合員による総会招集を実質的に困難にする可能性がある要件を規定するかどうかについて、その必要性があるのか、そのような規定を設ける前において、管理者と管理組合との間で十分に協議するべきと考えられますし、そのような規定を設けている場合においても、その必要性について十分に検討するべきと考えられます。 ＜組合員の総会招集権＞ 【注意事項】 ・ 組合員の総会招集権について、管理規約に定められているかどうか。 ※ 本条に定める臨時総会については、管理規約の定めがない場合でも、区分所有法第34条に基づき当然に招集を請求できるものではあるが、区分所有者に対し、かかる請求権があることを示す観点から、管理規約において当該請求権についての規定を定めることが望ましいと考えられる。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ・ 組合員による総会招集を実質的に困難にする可能性がある要件の規定がないかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （組合員の総会招集権） 第44 条 組合員が組合員総数及び第46 条第１項に定める議決権総数の各５分の１以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、管理者は、２週間以内にその請求があった日から４週間以内の日（会議の目的がマンション再生等に係る決議であるときは、２か月と２週間以内の日）を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。 ２ 管理者が前項の通知を発しない場合には、前項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。 ３ 前2 項により招集された臨時総会においては、第42 条第5 項にかかわらず、議長は、総会に出席した組合員（書面、電磁的方法又は代理人によって議決権を行使する者を含む。）の議決権の過半数をもって、組合員の中から選任する。 ※ 第44 条第３項については、電磁的方法が利用可能な場合を想定しており、電磁的方法が利用可能ではない場合は、同条同項括弧書き「書面、電磁的方法又は代理人によって」とあるのは、「書面又は代理人によって」と書き換える必要がある。 ８） マンション管理への区分所有者の関与 ・ 一般的に、理事会方式においては、理事会が管理組合の業務執行機関と位置付けられ、区分所有者から選任された役員が総会で決議された業務の執行に関わることになります。そのため、総会の議案の準備、総会における意思決定及び業務執行というマンション管理のプロセスに区分所有者自らが関与する体制が確保され、区分所有者の意思を反映できる体制を確保しやすいと考えられます。 これに対し、外部管理者方式においても、区分所有者には少なくとも年に１回の総会決議において意思決定には関与する機会があることになりますが、総会に出席するのみでは、また、管理方式の定め方によっては、その他の場での管理への関与がなくなり、マンション管理への区分所有者の関与が不十分となる可能性が否定できません。 このような点を踏まえると、外部管理者方式を導入する場合、総会以外の場においても、区分所有者がマンション管理上の重要な課題について検討し管理組合としての意思決定に関与する機会を保障するとともに、管理者として業務執行を行ううえでも、区分所有者の意見を聴いたうえ十分に尊重する環境を整備する必要があります。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ・ こうした環境整備のための方法としては、マンションの個別の実情に応じ様々な手段が考えられますが、例えば、総会を複数回開催すること、アンケート等により区分所有者の意見を適切に聴取し、運営に反映させることなどの方法が考えられます。 そのほか、管理者の権限や業務内容を理事会よりも限定したうえ、区分所有者が管理規約で定める重要事項を協議し、管理者に対し意見を伝えることができる機関（例えば、管理評議会のような名称とすることが考えられる。）を設置するという方法も考えられます。 こうした環境整備を行ったうえで、さらに区分所有者全体の管理意識を醸成し、適切な管理につなげる観点から、管理組合の活動の範囲内において、懇親会や防災訓練といったイベントを行うことも考えられます。 また、災害発生時には、管理者が一時的に機能不全となる可能性もあります。日頃から情報提供や準備を行うなどの取組を通じて、こうした状況でも管理組合として行動できる環境を構築することが必要です。 （区分所有者の意思を反映するための環境整備例） ・ 区分所有者の意思を反映するための機関の設置 ・ オンライン投稿や意見箱の設置による意見聴取 ・ コールセンターやメールによる相談窓口の設置 ・ アンケート調査の実施・投票制度の導入 ・ 意見交換会・相談会の実施等※ オンラインによる投稿が難しい区分所有者のためにも、様々な手段で環境を整備することが望ましい。 （災害への対応事例） ・ 防災マニュアルの作成、周知 ・ 災害時の避難場所の周知 ・ 防災訓練の定期開催 ・ 防災用品や医薬品等の備蓄 ・ 防災情報の収集、周知（自治体のハザードマップやアクションプランなどの情報提供等） ・ 防災用名簿の作成 ・ 区分所有者による自主防災組織の形成の支援 ・ フロント担当（管理業者）との連携 等 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項＜区分所有者の意思を反映するための環境整備＞ 【注意事項】 ・ 年１回の通常総会以外に、区分所有者間においてマンション管理上の重要な課題について検討し、管理者に意見できる環境があるかどうか。 ※ 区分所有者の意思を反映するための機関を設置したり、投票制度により総会の議決事項以外の事項についても広く区分所有者の意思を反映できるようにしたりすることなどが考えられる。 【標準管理規約（書き換え表）】■区分所有者の意思を反映するための機関を設置する場合（仮に管理評議会とする。） （管理評議会） 第55 条の２ 管理評議会は、次の各号に掲げる業務を行う。 一 管理者が毎会計年度の収支予算案その他の議案を通常総会に提出する前において、その内容について、管理者に対して意見を述べること 二 監事が第〇条に定める職務【管理者がその地位を離れる場合における職務】を行う場合において、監事に対して、管理者の選任、管理規約変更に関する議案について意見を述べること ２ 管理評議会は、管理者の職務の執行について、管理者に対し意見を述べることができる。 ※ この他、管理評議会の構成、選任、意思決定の方法等に関する規定が必要となる。 ※ 第２項について、管理評議会が意見を述べた場合、管理者は、当該意見について業務執行に反映させるかどうか及びその理由を管理評議会に回答するとともに、通常総会において、前会計年度における管理評議会の意見に対する対応状況について開示しなければならない旨定めることも考えられる。 ■投票制度を設ける場合 （投票制度） 第55 条の２ 管理者は、管理組合の業務に関する組合員の意思を反映するため、総会以外の手段により、組合員の賛否等を問うことができる。 ２ 管理者は、【区分所有者の一定数以上から要求があった場合を記載】、前項の投票により賛否等を問わなければならない。 （投票手続） 第55 条の３ 管理者は、投票期限日を示し、少なくとも投票期限日の１週間前までに、投票の目的を示して、組合員に通知を発しなければならない 。 ２ 組合員は書面又は電磁的方法によって投票権を行使することができる。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 （投票結果） 第55 条の４ 管理者は、投票の結果を明らかにした書面又は電磁的記録を作成し、投票の期限日から１か月以内に組合員に通知するものとする。ただし、この期間内に総会が開催されるときは、当該総会において報告することができる。 ５．管理者がその地位を離れる場合について ・ 管理者がその地位を離れる場合としては、管理者が辞任する場合、再任議案が否決された場合、解任が成立した場合、訴訟上の解任請求が認められた場合が考えられます。 いずれの場合についても、外部管理者方式はそのまま維持し、外部専門家を活用することとするパターン、外部管理者方式をやめて理事会方式に変更するパターンが考えられます。 （１）管理者がその地位を離れる場合のプロセス ・ 管理者がその地位を離れる場合のプロセスについては、図６の流れとすることが望ましいと考えられます。 図６＜再任議案の否決又は辞任申し出があった場合のプロセス＞ ・ すなわち、管理者から辞任を求める場合についても、新管理者が決定するまでの管理者事務の継続性の観点からは、辞任の申し出又は再任議案の否決による退任の決定から 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ３か月（マンションの状況に応じ、より長期間と定めておくことも考えられる。）は引き続き旧管理者が管理者の地位に留まる旨、管理者事務委託契約書において定めておくことが望ましいと考えられます。 ・ 上記に対し、解任の場合、区分所有者として管理者に対する信頼を喪失した状況と認められることから、速やかに管理者の地位を喪失させることが望ましいと考えられます。 （２）新しい管理体制の準備について ・ 再任議案の否決、辞任、解任等により管理者がその地位を離れることが決定した場合、新しい管理体制への円滑な移行のための準備が必要となります。具体的には、外部管理者方式自体は維持するのか、理事会方式に変更するのか、管理者は誰が務めるのかなどについて、マンションの実情を踏まえ検討し、必要に応じ臨時総会の開催を行うことが想定されます。 ・ また、再任議案の否決、辞任の場合は、新管理者の選任までの期間（少なくとも３か月程度は必要と考えられるが、より長期間とすることも考えられる。）は旧管理者が引き続き管理者を務めることとすることが望ましいと考えられます。 他方、解任の場合は、直ちに管理者の地位を喪失させるのが望ましいと考えられます。 この場合、新管理者選任までの期間、暫定的に管理者事務を務める主体が必要となります。 こうした新管理体制への移行のための準備については、監事が担うことが期待されます。すなわち、監事は日常の管理において管理者の職務執行を監視する役割を果たしていることから、管理者がその職務を果たせない場合の代替機関として適切であると考えられます。 ・ 管理者の退任が決定した後新しい管理者が選任されるまでの期間において（解任の場合は解任決議が成立した後直ちに）、監事は、新しい管理体制の実施に向けた調整を行うことが期待されます。 具体的には、区分所有者に対する説明会の実施など適切な方法により区分所有者の意見を聴いたうえで（区分所有者の意思を反映するための機関が設置されている場合は、当該機関に対し意見を聴くことも考えられる。）、新管理規約への変更、新管理者の選任を内容とする臨時総会の招集に向けて準備を行い、旧管理者の退任の決定日から１か月 （新管理者選任までの期間同様、より長期間とすることも考えられる。）以内に、これらを議案とする臨時総会を招集するとすることも考えられます。 ・ 監事がこのような職務を行うにあたっては、必要に応じ管理業者からの事務的支援（標準管理委託契約書上、管理業者は総会支援業務を行うこととされており、総会の開催日程等の調整、招集通知及び議案書の送付等について規定されています。）を受けることが考えられます。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ６．管理者による適正な業務遂行の確保・組合財産の保護のための措置 （１）概要 ・ 管理者による適正な業務遂行の確保、組合財産の保護のための措置は以下の表のように整理されます。 図７＜トラブルへの対応の方向性と具体的な措置の例について＞トラブルへの対応の方向性具体的な措置の例未然防止 (1) 管理者による独断専横的行為・管理組合と管理者との利益相反の防止 ①管理者の権限の制限 1)管理者への議決権の非付与 2)管理者の権限の制限 ②利益相反取引等や大規模修繕工事への対応 1) 利益相反取引等にかかるプロセスの整備 2)利益相反取引等の制限にかかる管理規約の整備 3)一定の裁量の確保・緊急時等における取引の機動性の確保 4)管理者による利益相反取引等についての適切な開示 5)大規模修繕工事等の発注における発注先選定等の透明性確保 6)管理組合からの報酬以外のリベート等の授受禁止 ③管理者に対する監視・チェック体制 1)監事の選任（外部専門家と区分所有者） 2)監事の権限･職務 3)管理者から監事に対する定期報告 ④管理者の解任を柔軟化しておくための措置 1)管理規約における管理者名等の固有名詞の排除 2)解任に向けた総会の招集要件の緩和 3)区分所有者名簿等へのアクセスの確保 (2) 多額の金銭事故・事件の防止 ①財産の適切な管理 1)財産の分別管理の徹底 2)通帳・印鑑等の保管体制（監事による印鑑等の保管） 3)修繕積立金の積立方式の工夫（複数の役員の確認がなければ現金化できない方式等） 4)現金の取扱いの禁止 ②適切な財産管理状況の把握 1)監事等による組合財産状況に関する総会への定期報告義務 2)通帳原本等の定期的な確認 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項トラブルへの対応の方向性具体的な措置の例発生後の保護措置 (3)事故・事件が起きてしまった場合の組合財産の保護措置 ①保険・補償制度の活用 1)過失による損害（賠償責任保険等） 2)故意・重過失等による損害 ②紛争解決手続の活用 1)トラブル発生時における相談先 2)裁判以外の解決手法 3) 管理者を被告とする場合の訴訟手続の例示 （２）管理者による独断専横的行為・管理組合と管理者間の利益相反の防止 ①管理者の権限の制限 １） 管理者等への議決権の非付与 ・ まず、総会に出席できない場合の議決権行使については、議決権行使書（各議案の賛否を記載した書面）又は管理者以外の代理人により行われるのが望ましいと考えられます（標準管理規約（書き換え表）第46 条第５項においては、議決権行使の際の代理人として、外部管理者を含んでいません。）。 ・ また、総会で外部専門家の意思が強く反映されすぎることを防ぐ観点から、管理者のみならず、外部専門家である監事への議決権付与（委任状交付）も認めないことが望ましいと考えられます。 ２） 管理者の権限の制限 ・ 管理業者が管理者に就任する場合に、一定の重要な行為に関わる代理権の制限を管理規約や細則に定めることも考えられますが、当該制限は、善意の第三者には対抗できないことに留意が必要です（区分所有法第26 条第３項）。このため、管理業者が管理者として第三者と取引を行う際には、管理者として有する代理権の範囲内の行為であることを証明する書類として、代理権の制限内容が分かる規約等の書面を添付することを、管理者事務委託契約書や管理規約で定めておくことも考えられます。 ➁利益相反取引等管理組合の利益を損なう行為への対応 １） 利益相反取引等にかかるプロセスの整理 ・ 管理事務の委託や工事の発注等については、事業者の選定に係る意思決定の透明性確保や利益相反等に注意して適正に行われる必要があり、とりわけ区分所有者以外の者が管理組合の管理者に就任する場合においては、マンションの区分所有者等から信頼されるような発注等に係るルールの整備が必要とされています（基本方針三２（７））。 ・ 利益相反取引とは、類型的に管理組合と管理者との利益が相反するおそれがある取引のことをいいます（利益相反取引と自己取引とを併せて、本章において「利益相反取引等」という。）。利益相反取引等については、適切なプロセスを経なければ、管理組合としても利益となるか（利益相反が発生しないか）の判断ができないため、適切なプロセ 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項スを経ることが通常の契約等を承認する場合以上に重要となります。 ・ 利益相反取引等には、自己又はマンション管理業者と密接な関係を有する者との取引 （ただし、管理受託契約又は管理者受託契約を除く。）（マンション管理適正化法第77条の２）（法令上の利益相反取引）及び標準管理規約（書き換え表）第37 条の２が対象とする管理組合と管理者の利害が実質的に相反し得る取引（規約上の利益相反取引）を含む概念があります。そこで、実務運用においては、以下の二段階で確認をすることになります。 ・ まず、第一段階としては、取引の相手方が自己又はマンション管理適正化法施行規則 第89 条の２に列挙された「密接な関係を有する者」に該当するかを確認します。該当する場合は、マンション管理適正化法第77 条の２に基づき、管理業者に事前説明会の開催義務と重要な事実の説明義務が課されるとともに、標準管理規約（書き換え表）第 37 条の２により総会で重要な事実を開示して承認を得ることが必要となります。 ・次に、第二段階としては、「密接な関係を有する者」に該当しない場合でも、管理者と管理組合の利害が実質的に相反するかを確認します。相反する場合は、標準管理規約（書き換え表）第37 条の２により総会で重要な事実を開示して承認を得ることが必要となります。（図８参照）。 例えば、①外部管理者方式が始まった後において管理委託契約を更新する場合、②管理者がグループ会社等特別な利害関係を有する業者に工事・物品等を発注する場合、③管理者と同一グループの会社に対して大規模修繕工事を発注する場合では、管理組合と管理者又は同一グループ会社の間において、本来よりも高額の費用が設定されることにより管理組合が財産上の損害を被るおそれがありますので、上記二段階の審査と手続きを確実に履践する必要があります。 なお、国土交通省不動産・建設経済局不動産業課長通知（国不動第141 号）においては、マンション管理適正化法施行規則第89 条の２に掲げる者以外であっても、管理業者と長期間にわたり継続的な受注関係（例：設計監理業務）がある事業者との取引では、透明性確保の観点から可能な限り情報提供が望ましいとされており、形式的にマンション管理適正化法施行規則第89 条の２に列挙された「密接な関係を有する者」に該当するかどうかだけではなく、実質的に利益相反のおそれがある場合にも広く情報提供等が行われる運用が望ましいと考えられます。 ※ 法令の条文は、資料編参照 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項図８＜利益相反取引の際の説明会の開催有無について＞ 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項親会社管理者子会社支配支配管理者を関連会社とする他社関連会社＝ グループ会社図９＜グループ会社の定義について＞本章において、管理者のグループ会社とは、管理者の親会社、子会社、関連会社及び管理者を関連会社とする他社を総称したものを想定しています（マンション管理適正化法施行規則第89 条の２）。 親会社とは、他の会社（子会社）を支配している会社のことをいい、子会社の議決権の過半数を所有していること（持株基準＝形式基準）、又は議決権の40％以上50％以下を所有している場合でも、子会社と緊密な関係があることにより、自己の意志と同一の内容の議決権を行使するものが議決権の過半数を占めている場合（支配力基準＝実質基準）や、役員等が取締役会等の構成員の過半数を占めている場合（支配力基準＝実質基準）なども親会社に該当します。 関連会社とは、ある会社（当該会社が子会社を有する場合には、当該子会社を含む。）と取引を行う企業間において、一方が他方に対して、出資、人事、資金、技術、取引等の関係を通じて、子会社以外の他の企業の財務及び営業又は事業の方針の決定に対して重要な影響を与えることができる場合における、当該子会社以外の取引先の企業をいいます。 グループ会社の範囲を図示すると、以下のようになります。 【グループ会社の範囲】 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ２） 利益相反取引等の制限 ・ 区分所有法第26 条第2 項に基づき、管理者は、その職務に関し区分所有者を代理する権限を有します。このような管理者の代理行為については、民法第108 条の利益相反に係る適用があることから、自己取引や、区分所有者と管理者の利益が相反する取引については、本人（区分所有者）による許諾（総会決議又は規約によります。）なく実施された場合には、無権代理として無効となります。実務上、許諾については集会の普通決議を得ることにより対応されています。 利益相反取引については、その内容によっては管理組合にとっても利益となる場合もあり適切な承認手続が取られていれば許容される一方、その内容によっては、管理組合の損害につながるリスクを内包していることから、これを承認するかについては、事実関係を踏まえた慎重な検討が必要です。このような観点から、利益相反取引については、区分所有者等へ事前説明をすることを義務付けています（マンション管理適正化法第 77 条の２）。 また、管理者による自己取引はもちろん、グループ会社との取引についても利益相反取引等に該当するおそれがありますが、マンション管理適正化法施行規則第89 条の２において、どの範囲の会社との契約が利益相反取引等として扱われるかについて規定されています。 したがって、どのような法人との取引が法令上利益相反取引等として扱われるのか把握をしたうえで、管理者委託契約において定めたうえで、管理規約において、当該法人との契約については利益相反取引等とみなす旨の規定を設けることが望ましいと考えられます。 前述のとおり、管理者として利益相反取引等について総会での承認を得ようとする際は、重要な事実の開示が必要です。この重要な事実について説明が必要であり、この重要な事実としては、取引の相手方、取引の内容・金額、取引を行おうとする理由、相見積もりの内容（相見積もりをさせなかった場合はその理由）があります（マンション管理適正化法施行規則第89 条の4）。 ※ 法令の条文は、資料編参照＜利益相反取引等の制限＞ 【標準管理規約（書き換え表）】 （利益相反取引の防止） 第37 条の２ 管理者は、次に掲げる場合には、総会において、当該取引につき重要な事実を開示し、その承認を受けなければならない。 一 管理者が自己又は第三者のために管理組合と取引をしようとするとき。 二 管理組合が管理者以外の者との間において管理組合と当該管理者との利益が相反する取引をしようとするとき。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ２ 管理組合と管理者との間において、管理組合と管理者との利益が相反する取引とみなすものとして合意する範囲の取引（その範囲を変更した場合においては、変更後の範囲の取引）については、前項第２号に該当する取引とみなす。 ※ 利益相反取引等を行おうとする場合に総会において説明すべき重要な事実としては、取引の相手方、取引の内容・金額、取引を行おうとする理由、相見積もりの内容（相見積もりをさせなかった場合はその理由）があります（マンション管理適正化法施行規則 第89 条の4）。 ３） 管理者事務に係る一定の裁量の確保・緊急時等における取引の機動性の確保 ・ 日常の管理における工事、取引発注については、総会決議（予算案承認）や管理規約により事前承認を得た範囲内で、管理者の権限で対応することになります。 ただし、このような総会決議を行い、又は管理規約を導入した場合においても、当該決議や管理規約変更により、利益相反取引等を行うことについての承認まであったとはいえないため、当該取引が法令上の利益相反（マンション管理適正化法施行規則第89条の２）に該当する場合は、事前説明会の開催と重要な事実の説明及び総会決議が必要となり、管理規約上の利益相反（標準管理規約（書き換え表）第37 条の２）に該当する場合には、総会決議が必要となります（マンション管理適正化法第77 条の２、標準管理規約（書き換え表）第37 条の２）（図10 の（４）部分）。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項図10＜利益相反取引等について必要なプロセス＞ ・ 他方、災害等の緊急時における保存行為については、総会決議を経ずできるようにしておくことも考えられます。この場合において、状況によっては、管理者自身や同一グループ会社への発注を行えるようにすることが、緊急時における迅速な対応を可能とし、管理組合にとっての利点となることも考えられます。 この点を踏まえ、マンション管理適正化法施行規則第89 条の５において、災害その他やむを得ない事由によってマンションの共用部分に損傷が生ずることにより、当該マンションに居住している者の日常生活に支障が生ずるおそれがあると認められる場合であって、その旨の決議が集会でなされている場合には、重要事項説明会の開催をせずに利益相反取引等（管理者やグループ会社への発注）を行うことを可能としています。 したがって、緊急時に手続等を簡略化する必要がある場合には、平時から緊急時における一定の取引については説明会を省略し得る旨の総会決議を行っておくことが必要であると考えられます。 ※ 法令の条文は、資料編参照もっとも、例えば、管理者及びグループ会社以外の者への発注が容易であり、かつ、その方が管理組合にとっての利益となるような場合には、利益相反取引等を行うことは「やむを得ない」とは認められないと考えられます。他方、緊急に工事を発注する必要性があり、このような会社への発注によって対応が可能となる場合は、「やむを得ない」 場合にあたり得るものと考えられます。 仮に緊急時に説明会を省略し得る旨の総会決議がなされていない場合は、新たに自己 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項又は「密接な関係を有する者」と取引を行うことはできませんが、標準管理委託契約書 ９条(緊急時の業務)のように、あらかじめ、管理組合から管理業者に緊急時の業務について実施することができる権限が与えられている場合には、管理会社自らが、既存の管理受託契約における義務や役務の範囲に従い、自己の責任で下請け業者を活用して必要最小限の応急・仮復旧を行うこと、また民法上の保存行為及び標準管理規約（書き換え表）第21 条第７項に基づき、総会を経ずに安全確保や損害の拡大防止の一次的対応を行うことが可能です。 緊急時であることを前提に総会決議を経ないで支出が行われた場合は、区分所有者や監事への通知等を事後に行う旨、管理規約において定めておくことが望ましいと考えられます。 また、後述のとおり、決算における開示も行うことが望ましいと考えられます。 ＜一定の管理者事務について取引の機動性を確保するための措置＞ ①仮に一定金額以下の取引は管理者が行うことができるとの管理規約がある場合について 【注意事項】 ・ 一定金額以下の取引は管理者が行うことができるとする管理規約がある場合においては、当該金額が、マンションの戸数、管理費等に照らして適切なものであるかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （一定の金額以下の契約） 第38 条の２ 管理者は、1 件あたり取引の金額が○万円以下の契約の場合に限り、管理者の判断で実施できるものとする。 ２ 管理者は、取引金額が前項の金額を超える契約を行おうとする場合、総会の承認を得なければならない。 ３ 前２項にかかわらず、前条第１項第十三号の応急的な修繕工事の実施等の場合及び前条 第２項の借入れの場合は、管理者の判断で実施できるものとする。 ② 緊急時における対応 【注意事項】 ・ 緊急時において総会の決議なく保存行為を実施することができる体制があるかどうか。 ・ 上記の保存行為について、自己取引や利益相反取引等を行うことについては、やむを得ない場合などの制限があるかどうか。 ・ 上記に基づき利益相反取引等を行った場合においては、監事や区分所有者への通知等、総会における情報開示が行われることとなっているかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 （敷地及び共用部分等の管理） 第21 条 （略） ２～５ （略） ６ 管理者は、災害等の緊急時においては、総会の決議によらずに、敷地及び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。 ７ 前項の場合において、やむを得ないときは、総会の決議によらずに、第37 条の２第1項第一号及び第二号並びに同条第２項に掲げる取引を行うことができる。 ８ 管理者は、前２項に基づく支出を行ったときは、遅滞なく、当該支出の額及び当該支出により実施した保存行為の内容について、書面又は電磁的方法をもって監事に通知しなければならない。 ※ 第７項においては、緊急時に行う保存行為について、やむを得ないときは、総会の決議によらずに利益相反取引等を行うことができることを記載している。これは、緊急時において、管理者又はそのグループ会社に修繕等を発注することが必要となる場合も考えられることから、緊急時においては事前説明会を開催しなくてもよい旨、あらかじめ総会等で決議をしておくことで、やむを得ない場合には、総会での決議によらずに利益相反取引等を行うことができる旨を定めたものである。 ※ 第８項については、電磁的方法が利用可能な場合を想定しており、電磁的方法が利用可能ではない場合は、同項中「書面又は電磁的方法」とあるのは、「書面」と書き換える必要がある。 ４） 決算における利益相反取引等についての適切な開示 ・ 決算の段階においては、区分所有者が当該年度の支出が適切であったかどうか確認・検討することを容易にする観点から、当該会計年度における契約の内容、相手方、契約金額等を開示することが望ましいと考えられます。特に利益相反取引等が行われた場合においては、その妥当性について事後的に審査する観点から、当該利益相反の承認を行うかの判断の際における重要な事実について開示することが望ましいと考えられます。 こうした開示のための１つの方法として、決算書においてこうした内容について注記するという方法が考えられます。 ５） 大規模修繕工事の発注における発注先選定等の透明性確保 ・ 大規模修繕工事は、工事に伴う区分所有者の経済的負担が大きいことからどのような業者に発注するか、どのような工事内容とするかについて慎重な検討を要する、マンションの管理に関する事項の中でも重要なものの１つと考えられます。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ・ 外部管理者方式において、管理者が大規模修繕工事の検討の主体となる場合、管理者に対する利益誘導が可能となり、管理組合に不利益を与えるリスクが生じる可能性があるとの指摘があります。 ・ こうした点を踏まえると、大規模修繕工事についての検討に原則として管理者は関与せず、修繕委員会を主体として検討するのが望ましいと考えられます。修繕委員会は、複数の区分所有者及び監事から構成することが望ましいと考えられます。修繕委員会において、監事は、大規模修繕工事の発注プロセスを適切に確認し、法令、管理規約違反がないかを検討するという、手続の適正さを担保する役割を担うことが期待されます。修繕委員会の管理組合における位置づけについては、管理規約等において定めておくことも考えられます。 ・ 修繕委員会の設立に向けては、まずは、区分所有者の修繕委員の確保が必要となりますが、管理者は、大規模修繕工事の実施に向けて、修繕委員会の設立のため、募集の透明性及び公平性を確保しつつ、余裕を持った募集期間を設けて設立に向けた調整を行うとともに、区分所有者に対し公平に修繕委員に立候補する機会が付与される形で選定することが必要です。 （修繕委員会が設置される場合について） ・ 大規模修繕工事については、一般的に、図11 の➀～③の過程を経て実施されます。修繕委員会としてこうした過程を進めるうえで、事務局を務める区分所有者以外の存在が必要になることも多いと考えられます。このような存在として、中立的な立場に立った外部の設計コンサルタントやマンション管理士等の専門家を活用することが有用であると考えられます。（なお、平成29 年1 月27 日、国土交通省から「設計コンサルタントを活用したマンション大規模修繕工事の発注等の相談窓口の周知について」が通知され、このような観点に留意した取組事例等が紹介されています）。 また、修繕委員会は設置できるものの、費用面等の事情により外部の設計コンサルタントやマンション管理士等の選任が困難な場合、管理者を事務局として調整を進めることも考えられますが、この場合でも、図11 の②の発注先の選考方法等を検討して発注先を選定する段階については、施工会社の選定プロセスの透明性を確保する観点から、公募する、必ず複数者から見積を取得する等の、発注先等のプロセスにおいて透明性を確保する措置を取ることが望ましいと考えられます。また、発注先の検討・選定については、発注先の検討・選定の公正性を確保するため、管理者は関与するべきではありません。 ・ 大規模修繕工事の実施については、総会での承認が必要となります。この総会において、管理者は、修繕委員会の検討結果に基づき（最終的な検討結果について変更を加えることなく）議案を提出する必要があります。なお、区分所有者としては、議決権行使書により自ら賛成の意思表示を行うのが望ましいですが、議案に賛成であるも 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項のの総会に出席できない場合には、区分所有者である修繕委員会の委員長に対する委任を行うことも考えられます。 図11＜大規模修繕工事における修繕委員会が設置される場合の業務＞大規模修繕工事における主な段階修繕委員会の業務※いずれについても、設計コンサルタントやマンション管理士等の支援を受けることが有用である。 ①大規模修繕工事の準備段階 ・設計コンサルタントやマンション管理士等の利用について検討する。 ・建物調査・診断によるマンションの不具合箇所の調査、住民へのアンケート等を通じ、建物の状況を把握する。 ・建物の状況を踏まえ、必要な工事の範囲を検討する。 ②施工業者の選定段階 ・公募条件等、発注先の選考方法等を検討し、発注先を選定する。 ・選定段階については、管理者に対する秘匿性を確保するのが望ましい。 ③契約締結・工事の監督段階 ・施工業者と、大規模修繕工事についての契約を締結する。 ・発注者、受注者間（監理者が選定されている場合には監理者を含む。）の打合せ等を通じ、大規模修繕工事が契約に従って適切に履行されるよう、監督する。 （修繕委員会が設置されない場合について） ・ なお、例外的に、①マンションの規模が小規模であり、②管理者として修繕委員会の設置に向け適切な募集期間を確保し、公平な立候補機会を付与したものの候補者が確保できなかったことから、修繕委員会を設置しないこともやむを得ないと考えられる場合において、（１）設計コンサルタントやマンション管理士等の利用について検討するとともに、（２）大規模修繕工事の過程について、区分所有者への透明性を確保するための措置を講じるとともに、監事に対する定期報告を充実させる場合には、修繕委員会を設置せず、管理者が大規模修繕工事の調整を行うことも考えられます。 ６） 管理組合からの報酬以外のリベート等の授受禁止 ・ 以上に加えて、不正の防止のためには、管理者が、管理組合からの支払われる正当な報酬以外に、いわゆるリベート・マージン等、管理組合の取引先業者等からの不透明な利益の授受等を行わない旨を、標準管理者事務委託契約書第26 条に示しているように 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項約束させておくことが重要であると考えられます。 なお、管理者の役務提供に対する正当な対価（例：損害保険契約における代理店手数料等）については、リベート・マージン等に含まれません。 ③管理者に対する監視・チェック体制 １） 監事の選任及び担い手（外部専門家と区分所有者） ・ 外部管理者方式においては、区分所有者以外の者が管理者として業務執行を担うことになります。この場合、区分所有者として管理者の業務執行を適切に監督できるか、利益相反の発生を防止できるか特に問題となることから、管理者の業務執行状況等を監視する重要な機関として、監事を設置するべきと考えられます。 ・ 監事がこのような職務を適切に遂行するためには、監事が管理者との関係で独立性を保つことが必要となります。この点を担保するためには、監事は、管理者による指名ではなく、総会の決議により選任することとするべきと考えられます。 また、監事候補者が現実に独立した立場から管理者に対して適切に監督する機能を果たせるかについて、十分に検討することが必要です。例えば、監事候補者が管理業者（管理者）の従業員等である場合は、独立した立場から監査を行うことは難しいと考えられますし、管理業者（管理者）との間において一定の取引がある者の場合、その取引の内容及び取引額によっては、管理者に対して不利な意見を出すことが難しくなり、独立性が確保できない場合もあると考えられます。 このため、監事の選任議案を提出する者（管理者、区分所有者のいずれも考えられる。） は、監事としての独立性を保つことができるかの判断に影響を及ぼす重要な事項については、監事選任議案における参考情報として提供するべきと考えられます。 ・ 監事は、管理者の職務執行状況や財産の状況を監査し、法令違反や管理規約違反があると認めた場合には適切な措置を取ることにより管理組合運営を適正に保つという重要な役割を担っています。また、理事会方式では理事長以外の理事が理事長（管理者） の職務執行を監視できるのと異なり、外部管理者方式においてはそうした理事の存在がないことが多く、監事にその職責が集中する可能性があります。また、外部管理者方式の運営方法によっては、区分所有者の意思から離れた不適切な管理、管理組合と管理業者との利益相反の発生、管理業者に支払うコストの増大等が生じるおそれがあるとの指摘があります。したがって、外部管理者方式では、通常の理事会方式と比較して、監事に期待される役割が質的にも量的にも増大します。 このような点を踏まえると、外部管理者方式の場合、管理者の業務執行に対する適切な監督の必要性や難易度が高く、職務上、マンションの管理に関して一定の専門的な知見が必要とされることから、監事のうち少なくとも１人は、外部専門家（マンション管理士、弁護士、公認会計士等）から選任することが望ましいと考えられます。外部管理者方式を採用する場合は、監事業務の外部委託に係る経費が発生することも見込んでお 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項くことが望ましいと考えられます。 加えて、区分所有者からも監事を選任することが望ましいと考えられます。マンションの管理の主体は、マンションの区分所有者等で構成される管理組合であることを踏まえると、管理者の業務執行に対する監査においても区分所有者の視点を反映することが望ましいと考えられますし、監事が新管理者の選任、新管理規約案の調整を行う場面においては、区分所有者としての視点が特に重要と考えられます。この場合においても、前述のとおり、区分所有者である監事候補者が現実に独立した立場から管理者に対して適切に監督する機能を果たせるかについて、十分に検討することが必要です。 ・ なお、例外的に、①小規模マンションであり、②経済的な理由等により外部専門家を選任しないこともやむを得ないと考えられる場合において、(1)区分所有者に対する定期的な報告（月１回程度）が実施されるとともに、(2)区分所有者の意思を反映する仕組みが整備されている場合には、外部専門家である監事を選任せず、区分所有者たる監事のみ選任することも考えられます。 ＜監事の選任及び担い手＞ 【注意事項】 ・ 監事は、区分所有者及び外部専門家のそれぞれから少なくとも１名選任するとの内容となっているかどうか（上記例外的事情がある場合を除く。）。 ※ 外部管理者方式においては、管理者の業務執行に対する監督の職責が監事に集中する可能性があり、監事に期待される役割も質的にも量的にも増大する可能性があることから、基本的に、外部専門家の選任が望ましい。 ※ 外部専門家としては、マンション管理士のほか、弁護士、公認会計士などで、マンション管理について一定の専門的知見を有する者が考えられる。 【標準管理規約（書き換え表）】 （監事） 第39 条 管理組合に監事を置く。 ２ 監事は、総会の決議によって、選任し、又は解任する。 ３ 監事は、組合員及び組合員以外の者で第41 条に定める業務を適切に実施できると期待される者から１名ずつ選任する。 ２） 監事の権限・職務について ・ 管理組合の業務執行状況等を監視するための機関として、監事の役割は重要であり、標準管理規約第41 条においては、臨時総会の招集権などの強い権限が与えられています。このため、管理業者が管理者に就任する場合においても、監事の権限（業務及び財産の状況の監査・総会への結果報告、管理者の業務に対する調査権限、業務執行に不正 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項等がある場合の総会招集権）については、標準管理規約と同等以上の規定を設けることが望ましいと考えられます。 また、監事の権限･職務については、管理規約において、あらかじめ明示的に定めておくことが望ましいと考えられます（図12 参照）。 ３） 管理者から監事及び区分所有者に対する定期報告 ・ 監事が管理者の業務の執行や財産の状況を監査するなどの権限を適切に果たすためには、管理者の業務執行状況等について適時適切に把握する必要があります。この点を担保するために、監事に対する定期的な報告を管理者に義務付けておくことが望ましいと考えられます。 報告の内容としては、通常総会で決定した事業計画や総会の議決事項、管理者事務担当者と管理事務担当者との打合せ等の実施状況、組合員等からの提案や苦情の有無・内容、報告対象期間内における収支状況等が考えられます。 上記の定期報告のうち、マンションの管理に関して特に重要と考えられる内容については、監事のみならず、区分所有者全員に対して報告する旨定めることも考えられます。定期報告のほか、必要に応じ、区分所有者から管理者に対して報告を請求したときは、管理者は区分所有者に対して報告しなければならない義務を課しておくことや業務の執行状況等について、管理者から区分所有者に対して直接説明する機会として意見交換会・相談会等を開催するとしておくことも考えられます。 上記について簡略化しまとめたものを標準管理者事務委託契約書第11 条（管理者事務の報告等）として示しています。 図12＜監事に期待される主な役割＞監事が行う業務の種類具体的な業務監査業務執行の状況についての監査※• 収支予算案を含む総会提出議案についての事前確認• 決算案についての事前確認※ 各確認にあたっては、法令、管理規約、使用細則等に定める観点から確認を行い、必要に応じ、管理者に対し助言を行う財産の状況についての監査• 管理組合の財産の状況について確認を行う• 総会において承認された予算に基づき、管理行為が適切かつ効率的に行われたか確認を行う等 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項監事が行う業務の種類具体的な業務適正な財産管理・管理運営確保のための措置管理組合の保管口座に係る印鑑等の保管を行う管理者が議長を務める総会（通常総会等）における、適切な議事が進行されているか等の確認（議事の集計等） 管理者がその地位を離れる場合における移行手続への関与 ・ 一時的に管理者の業務を担い、新しい管理体制への円滑な移行を主導大規模修繕工事に係る修繕委員会への助言等 ・ 発注及び契約等に関して法令、管理規約、使用細則等に照らし利益相反等のおそれや手続上の瑕疵がないか等について、確認を行い、必要に応じ、修繕委員会等に対し助言を行う＜監事の権限・職務＞ ① 業務執行の状況についての監査 【注意事項】 ・ 監事は、管理者が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、管理規約、使用細則等、総会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、区分所有者に対する報告を行うこととされているか。 ・ 管理者が通常総会等の総会に提出する予算案、決算案、議案その他の書類についての調査権限について規定されているか。 ※ 監事としては、管理者が総会に提出することを予定している予算案、決算案、議案その他の書類を事前に把握し、法令、管理規約、使用細則等に照らし、本来提出すべき議案の不足がないか、管理者が総会で承認を得ることを予定している契約に係る議案について、契約内容、相手方、契約金額、相手方の選定理由その他重要な事実が開示されているか等を確認し、管理者に意見することが想定される。 ・ 管理者と監事の意見が異なることなどによって、管理者が提出する書類が法令等に違反していると認めるときは、総会においてその旨報告する権限を付与されているか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （監事の業務） 第41 条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項報告しなければならない。 ２ 監事は、いつでも、管理者及び第38 条第１項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。 ３ 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるとき、管理者が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。 ４ 監事は、総会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。 ５ 監事が招集する総会においては、監事は、必要な議案を提出することができる。 ６ 監事は、管理者が総会に提出しようとする予算案、収支決算案、議案その他の書類について、次に掲げる事項について調査し、その結果について管理者に意見しなければならない。 一 法令、規約、使用細則等に照らし、提出する議案の不足があるかどうか 二 第58 条第５項及び第59 条第２項に基づく情報開示が行われているかどうか ７ 前項の場合において、監事の意見を踏まえて管理者が総会に提出する議案について法令、規約、使用細則等若しくは総会の決議に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときは、監事はその旨を総会に報告しなければならない。 ② 総会運営の適正性確保のための措置 【注意事項】 ・ 管理者が議長を務める総会について、監事が議事進行の監督を行うこととされているかどうか。 ※ 通常総会については、管理者が議長を務めることが想定されるところ、同総会では管理者の再任議案等の審議が行われることからすれば、その中立的運営が重要であると考えられる。 【標準管理規約（書き換え表）】 （総会運営の適正性確保のための措置） 第42 条の２ 第41 条第３項に定める総会については、議長は監事又は監事が指名する組合員が務める。 ２ 監事は、総会において管理者が議長を務めるときは、議事進行について監督する。 ③ 管理者退任における組合運営確保のための措置 【注意事項】 ・ 再任議案の否決又は辞任の申し出により管理者の退任が決定した場合、監事が臨時総会を招集することができるものとしているかどうか。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ・ 監事が招集する総会においては、監事に議案提出権があることを明示しているかどうか。 ・ 管理者が解任され管理者が不在の状態となった後、後任の管理者が選任されるまで、監事が暫定的に管理者としての職務を担うなど組合運営確保のための措置が取られているかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （管理者退任における組合運営確保のための措置） 第36 条の２ 管理者から辞任の申し出があったとき、管理者の任期が満了したときにおいて後任の管理者が決定していないとき又は管理者が解任されたとき（以下「管理者退任決定日」という。）は、監事は、後任の管理者の選任及び規約変更その他必要なものを議案とする臨時総会を招集しなければならない。 ２ 前項の臨時総会については、管理者退任決定日から〇か月以内に招集通知を発しなければならない。 ３ 管理者が解任された場合において後任の管理者が選任されないときは、後任の管理者が選任されるまでの間、監事は、第38 条に定める管理者としての業務を行う。 ④ 監事の議案提出権 【注意事項】 ・ 監事が管理者の業務に不正があったと認め招集する臨時総会や、管理者がその地位を離れる場合において招集する臨時総会においては、議案提出権があることを明記しているかどうか。 【標準管理規約（書き換え表）】 （監事の業務） 第41 条 （略） ２～４ （略） ５ 監事が招集する総会においては、監事は、必要な議案を提出することができる。 ６・７ （略） ④管理者の解任を柔軟化しておくための措置 １） 管理規約における管理者名等の固有名詞の排除 ・ 管理規約に管理者に就任する者の固有名詞を記載すると、管理者をその地位から離れさせるために、当該管理規約の見直しが必要となり、解任が極めて困難となることから、管理規約に固有名詞は記載しないことが望ましいと考えられます。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ２） 解任に向けた総会の招集要件の緩和 ・ 組合側から管理者の解任を求める場合には、組合員（議決権を有しないものを除く。） の5 分の１以上の者であって議決権の５分の１以上を有するものの同意（総会招集が容易にできるように、管理規約で要件を緩和しておくことも考えられる。）に基づき総会を招集し（区分所有法第34 条、標準管理規約第44 条）又は監事の臨時総会招集権（標準管理規約第41 条）に基づき総会を招集し、普通決議により管理者を解任、新管理者を選任することが想定されます。 ・ そのため、賃貸化率が高い等により非居住の区分所有者が多いなどの事情があるマンションにおいては、総会を招集しやすくするために、必要に応じて、組合員の総会招集のための要件を、管理規約において組合員総数及び議決権総数の各10 分の１以上の同意などにあらかじめ緩和しておくことも考えられます。その場合、管理規約改正の決議 （区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）の者であって議決権の過半数（これを上回る割合を管理規約で定めた場合にあっては、その割合以上）を有するものが出席し、出席した区分所有者及びその議決権の各４分の３以上の多数による決議（区分所有法第31条第１項））も必要です。 ３） 区分所有者名簿等へのアクセスの確保 ・ 区分所有法上、管理規約や議事録の保管責任者は管理者となっており、組合員等の利害関係者に閲覧させる義務も規定されています（区分所有法第33 条、第42 条）。実際の管理規約でも帳票類等の各種書類の保管業務は、管理者の業務とされていることが多いと考えられます（標準管理規約（書き換え表）第64 条）。 ・ ２）に記載された総会を招集するため、区分所有者名簿が必要となる場合は、標準管理規約第31 条の２に基づく閲覧権の行使をすることができます。 ・ このほか、管理組合にとって重要な書類が紛失等しないよう、（公財）マンション管理センターが提供する「マンションみらいネット」などを活用し、信頼できる第三者のシステム上で書類のデータを蓄積しておくことによって、組合員が必要なデータを閲覧できるようにしておくことも考えられます。 （３）多額の金銭事故・事件の防止 ①口座の適切な管理 １） 財産の分別管理の徹底 ・ 管理業者が管理者となる外部管理者方式の場合において、管理組合の財産と、管理業者の固有財産、又は管理者に就任している他の管理組合の財産とは、必ず、分別して管理する必要があります。 ・ 一方、外部専門家が管理者となる外部管理者方式と比較して、例えば管理業者の倒産 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項等、適切に分別管理していなければ管理組合財産を毀損するリスクが高いことに留意が必要です。 ・ 当然のことながら、管理事務を受託する管理業者としてマンション管理適正化法の規定に基づく分別管理を行い、出納業務を実施する必要があります。 ・ また、管理組合財産の預金口座については、管理費や修繕積立金を管理組合の財産として取り扱っていることを外形的に明らかにすることが必要であり、管理組合に帰属する財産であることが一見して明らかな口座名義とすべきと考えられます。 ２） 通帳・印鑑等の保管体制 ・ 一般的に、管理組合財産の預金口座（特に修繕積立金等の保管口座）の通帳は管理業者が保管していることが多いと考えられます。通帳と印鑑等の同一主体による保管を避けるため、管理業者が管理者となる外部管理者方式の場合、マンション管理適正化法施行規則第87 条第4 項により、原則、管理組合財産の預金口座の印鑑等の管理業者による保管は禁止されています。 ・ 例外的に、マンション管理適正化法施行規則第87 条第４項但書及び同条同項第２号により、以下の要件をすべて満たす場合は、例外的にマンション管理業者が印鑑等を保管することは許容されています。 （イ）当該マンション管理業者と密接な関係を有する者以外の者に対し、合理的な方法・範囲で印鑑等の保管を承諾する者を募ったが、区分所有者等の負担可能な条件で印鑑等の保管を承諾する者が現れなかった場合であること。 （ロ）当該マンション管理業者が、当該印鑑等について不正な利用、滅失、盗難、紛失その他の事故のおそれがないと認められる適切な保管体制を整備していること。ここでいう適切な保管体制とは、以下の①～④の体制を確認することが望ましい。①管理者事務を担当している部署とは別の部署が印鑑等を保管していること。②保管に際しては、金庫等施錠ができるものを用いるとともに、開錠・施錠権限は保管部署の管理職に限定すること。③管理者事務の担当者が印鑑等を使用する際は、管理者事務を担当している部署の管理職から印鑑等を使用する者、使用理由、使用日時、押印文書等の確認を受けるとともに、これらを記録すること。 ④開錠・施錠に際しては、印鑑等を使用することについて管理者事務を担当している部署の管理職が確認したことを確認の上、開錠・施錠権限を有する印鑑等の保管部署の管理職を含めた複数名が立ち会うとともに、印鑑等を使用する者、使用理由、使用日時、押印文書、開錠・施錠日時等を記録すること。 （ハ）当該マンション管理業者が、保管口座又は収納・保管口座に保管されている金額以上の額につき有効な保証契約を締結していること。ここでいう「保証契約」とは、マンション管理業者が第三者との間で締結する契約であって、当該マンション管理業者が管理組合に対して修繕積立金等金銭の返還義務を負うこととなったときに当該 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 第三者がその返還義務を保証することを内容とする契約であり、保証契約の対象となるのは「管理者受託契約」を締結した管理組合の保管口座又は収納・保管口座に預貯金として管理されている合計額以上としています。なお、必ずしも「保証契約」でなくとも、マンション管理業者が通帳・印鑑等を同時保管することに起因するリスクに適切に対応し、収納口座又は収納・保管口座の預貯金額（変動する場合は最大額）以上の返還債務について確実な補償が履行される内容であれば、保険契約等であっても問題ないものと考えられます。 （ニ）管理組合の保管口座又は収納・保管口座の口座名義は、管理組合名を含むものとするなど、当該管理組合に帰属するものであることが一見して明らかな者を名義人としていること。 （ホ）マンション管理業者が（イ）から（ニ）までの要件を満たしていることを区分所有者等に対して適切に書面をもって説明した上で、当該マンション管理業者が当該管理組合の保管口座又は収納・保管口座に係る印鑑等を保管する旨の総会決議がなされていること。 ・ なお、原則としてマンション管理業者が管理組合の保管口座又は収納・保管口座に係る印鑑等を保管することは禁止である趣旨を踏まえ、将来のトラブルや事故を防止する観点から、印鑑等の保管のあり方については、総会等で議論するなど定期的に確認・見直しを行うことが望ましいと考えられます。 ３） 修繕積立金の積立方式の工夫 ・ 管理組合財産の中でも、修繕積立金は特に多額であり、一旦金銭事故・事件が発生するとその被害額は数億円単位にのぼることもあることと懸念されます。そこで、修繕積立金については、現金化のために踏むべき手続が多い等なるべく現金化が困難な方式を活用して、運用することが望ましいと考えられます。 ・ 例えば、「マンションすまい・る債」※については、中途換金を行う場合において、管理者一人の意思表示だけでなく、管理組合としての中途換金の意思及び中途換金を希望する額が確認できる書類（総会議事録等）の提出又は会計担当役員等への意思確認が行われなければ現金化を認めないこととなっていることから、このような方法を活用することも考えられます。 ※ 「マンションすまい・る債」は、住宅金融支援機構が修繕積立金の計画的な積立てと適切な管理を支援する目的で発行される債券です。 ４） 現金の取扱いの禁止 ・ 現場での金銭事故・事件の防止のためには、管理費・修繕積立金や使用料の徴収や、物品購入・工事発注等において、出納はすべて口座振替・振込等によるものとし、出納業務に関わる者による現金の取扱いを禁止することが望ましいと考えられます。最近で 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項は、口座振替・振込だけでなく、電子決済等を活用することにより現金取扱いを不要としているマンションも現れ始めています。 ②適切な財産管理状況の把握 １） 監事等による組合財産状況に関する監査及び総会等への報告 ・ 管理者から監事に対し、財産の状況について適切な定期報告が行われるとともに、監事による定期的な財産の状況の監査（月次、半期、決算期等）及び総会等における適切な報告が必要です。 ２） 通帳原本等の定期的な確認 ・ 監事が財産の状況を監査する役割を果たすうえでは、通帳や金融機関発行の預金残高証明書の原本等について、定期的に確認し、預金口座からの不正な引き出しがないかどうかや、会計帳簿の原本（見積書、請求書、領収書等の証跡を含む。）との整合性を確認することが必要です。 ・ 監事による通帳原本への記帳の定期的な実施など監査業務の中で行うべき事項について、ルール化しておくことも考えられます（ただし、このような業務を行いさえすれば監事としての責任を果たしたこととなるような定めは適切ではありません。）。 （４）事故・事件が発生した場合における対応及び組合財産の保護措置 ①概要 ・ 標準管理規約第24 条の２において、令和７年の区分所有法改正により、共用部分等について生じた火災保険や地震保険その他の損害保険の契約に基づく保険金並びに敷地及び共用部分等について生じた損害賠償金及び不当利得による返還金（以下、「保険金等」という。）の請求及び受領について、管理者が、当該請求権を有する区分所有者だけでなく、当該請求権を有する旧区分所有者をも代理等することができることが明確化されたことを踏まえ、当該請求権の管理者による代理行使及び訴訟追行等についてのルールが定められました。 ②外部管理者方式における訴訟追行等の問題 １） 管理者による訴訟代理の問題について ・ 管理業者が管理者として訴訟代理できるかについては、個別の状況に応じ、弁護士法 第72 条との関係に留意するべきと考えられます。また、弁護士法との関係上は管理者が訴訟代理できる場合であっても、専門的知見に基づく判断を要する場合、弁護士に訴訟委任することが望ましいと考えられます。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ２） 管理者との間で利益相反類似の状況が発生した場合について ・ 一般的に、共用部分の瑕疵により他人が被害を受け、その管理の不適切さも原因となっている場合、被害者は区分所有者全員に対して土地工作物責任（民法第717 条）に基づく損害賠償請求を行うと考えられます。当該請求が認められた場合で管理業者に責任の全部又は一部があると考えられる場合は、区分所有者として管理業者に求償する必要性が生じ、求償権の行使に関し利益相反類似の状況が発生することになります。 ・ また、マンションの共用部分に瑕疵があり重大な損害が発生した場合においては、一般的に、管理者が区分所有者を代理して、分譲業者に対し損害賠償請求等を行うことが考えられるところ、管理者と分譲業者が同一グループの場合等には、利益相反類似の状況となります。 ・ まずは、管理者が共用部分における瑕疵を発見した場合、管理者としては、区分所有者に対し適切な方法により周知を行うべきです。 ・ また、こうした利益相反類似の状況が発生した場合には、管理者が引き続き当該対応を行うことにより管理組合に不利益が生じないかどうかについて、慎重な検討が必要となります。 瑕疵の程度が小さいとき又は分譲業者等による適切なアフターサービスが備わっており管理組合に損害が生じるおそれが小さいときなど、管理者に対応を委ねることによる不利益が小さいと考えられるときは、管理者に引き続き対応を委ねることもあると考えられますが、他方、管理者に当該対応を委ねた場合に、関係性の深い会社（親会社等） に対して適切に責任追及ができるのか、自らに不利となる証拠を保全するのかどうか等について疑義が生じる場合もあると考えられます。 このような疑義が生じた場合、管理者の解任も１つの選択肢となります。また、管理者が当該訴訟対応を行うことには懸念があるものの、その他の管理者事務自体は引き続き務めてもらうのが望ましいときは、区分所有者及び区分所有者であった者が独自に請求権を行使する手段など、管理者とは別の者を訴訟追行者として定めることも考えられます（※）。 ・ また、管理者が上記のようなおそれはないとして自ら辞任しない場合においても、監事において、管理者が引き続き当該対応を続ける場合、上記利益相反類似の状況が発生し、将来的に区分所有者が不利益を蒙るおそれがあると判断したときは、総会を招集しその旨説明するのが望ましいと考えられます。 ※ 訴訟追行に関する授権に関して、『規約の定めまたは集会の決議によって、管理者以外の者を訴訟追行者とすることができるか。管理者が当然に訴訟追行者となるのではなく、規約または集会の決議による特別の授権に基づいてのみ管理者が訴訟追行者となるという本項の趣旨から考えると、肯定的に解すべきだろう。もっとも57 条３項とは異なり本条項では「管理者又は集会において指定された区分所有者」と規定していないことから否定する余地もあるが、本条はもっぱら「管理者」の「権限」について定めた規定であることから、特に、「集会において指定された区分所有者」を明示して 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項いないだけであり、特に管理者以外の者を訴訟追行者とすることを否定したものと解すべきではなかろう。』と解されている（稻本洋之助 鎌野邦樹（2015） 「コンメンタール マンション区分所有法」 第３版（日本評論社）、165 頁）。 ③保険金等の請求及び受領に関する総会の決議について ・ 標準管理規約（書き換え表）第24 条の２第２項で保険金等の請求及び受領については、総会の決議を経る必要があると規定されています。一方で、保険金等を請求および受領する頻度はその種類によって様々で、標準管理規約（書き換え表）第24 条の２第 ３項で総会において別段の決議がされたときは、その限りではないと規定されています。 保険金等の種類に応じて一律総会の決議を経るか、管理者が総会の決議を経ずに保険金等の一部を請求及び受領することが可能な別段の定めとするか、管理組合で協議の上、検討することが重要です。 （５）事故・事件が起きてしまった場合の組合財産の保護措置 ①保険・補償制度の活用 １） 役員の過失による損害（賠償責任保険等） ・ 管理者が、職務遂行上の過失により管理組合に経済的な損害を与えた場合への対応として、管理者に対して、賠償責任保険への加入など賠償能力を担保するための措置を義務付けるべきと考えられます。 ・ 管理者については、管理者を被保険者とする賠償責任保険制度も設けられていますので、管理者に対し、このような保険に加入するよう求めることも考えられます。 ・ なお、監事については、弁護士や公認会計士等の資格者の団体では、資格者を被保険者とする賠償責任保険制度を設けていますが、管理者や監事として行う業務が、これら保険の対象業務になっているとは限りませんので、注意が必要です。 ※ 例えば、日本マンション管理士会連合会では、マンション管理士を対象とした賠償責任保険を設けており、業務行為、身体障害、財物障害、受託物、人格権侵害・個人情報漏洩による賠償や、管理者や監事に就任した場合の補償等に対応している。 ２） 故意・重過失等による損害 ・ 管理者が故意・重過失により管理組合に損害を与えた場合など、一般の保険制度の対象とならない場合も考えられます。こうした場合も対象とする給付制度等の加入の有無や管理者の財産的基礎の程度等を踏まえ、故意・重過失による損害発生時の賠償が適切に行われるかを検討しておくことが必要です。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項 ②トラブル発生時における相談・裁判外紛争解決手続の活用 １） トラブル発生時における相談先について ・ 外部管理者方式を採用しているマンションにおいて管理者との間でトラブルが発生した場合、区分所有者として適切な対応を検討する必要があります。 このような場合、監事に情報提供を行うことのほか、マンション管理士等のマンション管理の専門家やマンション管理士の団体、（公財）マンション管理センター、自治体のマンション相談窓口、マンション管理組合の団体、マンション管理の専門家の派遣を行うNPO 等、弁護士等の法律専門家に相談することが望ましいと考えられます。 ※ 弁護士会のマンション管理に関する相談窓口において、マンション管理士の資格を持った弁護士が対応に当たっている例もあります。 ２） 裁判以外の解決手法 ・ トラブルの解決に向け、紛争内容や対立の程度に応じて裁判によらない紛争解決手続を利用することも考えられます。 ・ 管理者の職務執行状況等についてトラブルが発生した場合、マンション管理に関する裁判外紛争処理手続（ADR）を活用することもあり得ます。 ３） 管理者を被告とする場合の訴訟手続の例示 ・ 管理業者との間で、管理組合の財産毀損等を含むトラブルになった場合、最終的な解決手段は、民事訴訟となります。区分所有法上は、基本的に、管理者が管理組合側を代表して原告・被告となることを想定した規定を置いていますので、管理組合側と管理者の間で紛争になった場合の訴訟手続に留意する必要があります。例えば、管理業者を被告とする訴訟において、当該管理業者が管理者として原告となるのは、管理組合の不利益を防止する観点からは避けるべきと考えられます。 ・ このような場合の対応方法としては、下記の４つが考えられます。 なお、下記に加えて、監事が、必要な臨時総会を招集する方法もあります。 図13＜解任請求や損害賠償請求の訴訟提起の方法と具体的な手続について＞損害賠償請求の訴訟提起の方法具体的な手続ア）区分所有者が裁判所に管理者の解任請求の訴訟を提起するとともに、職務執行停止及び仮管理者選任の仮処分の申立てをし、仮管理者が損害賠償を請求（著し ・区分所有者は、区分所有法第25 条第２項に基づき裁判所に対して管理者の解任請求の訴訟を提起するとともに、管理者の職務執行停止及び仮管理者選任の仮処分の申立てを行う（区分所有者は管理者選任の仮処分の申立てまでを一人の個人で行うことができる。）。 ・仮に職務執行停止の仮処分の申立てが認められると、管理者の職務が執行停止され、裁判所はそれに代わって職務を執行する者を仮に選任する。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項損害賠償請求の訴訟提起の方法具体的な手続い損害等を避ける必要がある場合の対応） ・裁判所から選任された仮管理者は、「①区分所有法第26 条第４項に基づき、総会決議で出席した区分所有者（議決権を有しないものを除く。）及びその議決権の各過半数の賛成を得る」、又は「②標準管理規約第67 条第３項に基づき理事会の決議を経る」 こと等により職務を執行停止された管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる。 イ）区分所有者が裁判所に管理者の解任請求訴訟を提起し、その請求が認容された後に、仮管理者選任の仮処分の申立てをし、仮管理者が損害賠償を請求 ・区分所有者は、区分所有法第25 条第２項に基づき裁判所に対して管理者の解任請求訴訟を提起することができる。裁判所がこの請求を認容し、管理者が不在となった後、区分所有者は、裁判所に対して仮管理者選任の仮処分の申立てを行う。 ・裁判所から選任された仮管理者は、「①区分所有法第26 条第４項に基づき、総会決議で出席した区分所有者（議決権を有しないものを除く。）及びその議決権の各過半数の賛成を得る」、又は「②標準管理規約第67 条第３項に基づき理事会の決議を経る」 こと等により総会決議を経て解任された管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる。 ウ）区分所有者が5 分の1 総会を招集し、管理者を解任し、選任された新管理者が損害賠償を請求 ・区分所有者が区分所有法第34 条第３項に基づく総会（区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の５分の１以上の者であって議決権の５分の１以上を有するものは総会の招集を請求できる。）を招集し、普通決議により管理者を解任できる。 ・総会で新管理者を選任する。 ・新管理者は、「①区分所有法第26 条第４項に基づき、総会決議で出席した区分所有者（議決権を有しないものを除く。）及びその議決権の各過半数の賛成を得る」、又は「②標準管理規約第67条第３項に基づき理事会の決議を経る」こと等により旧管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる。 エ）区分所有者が5 分の1 総会を招集し、総会決議で訴訟追行権を与えられた区分所有者が管理者に対して損害賠償を請求 ・区分所有法第34 条第３項に基づく総会（区分所有者（議決権を有しないものを除く。）の５分の１以上の者であって議決権の５分の１以上を有するものは総会の招集を請求できる。）において、区分所有者の誰かに訴訟追行権を与える。 ・訴訟追行権を与えられた者が、当該管理者に対して損害賠償請求の訴訟を提起できる場合もあります。 ・ なお、管理組合としてではなく、個人として受けた損害の賠償請求等をしたい場合は、上記のような手続を経ずとも、個人として訴訟を提起することができます。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 【資料編】標準管理者事務委託契約書（管理者と管理組合間の管理者事務委託契約書の例（マンション管理業者の場合）） ○○マンション管理者事務委託契約書 ○○マンション管理組合（以下「甲」という。）と○○マンション管理会社（以下「乙」 という。）とは、乙が甲の管理者に就任することについて、次のとおり委託契約（以下「本契約」という。）を締結する。 （総則） 第１条 甲は、本マンションの管理規約（以下、「管理規約」という。）に基づき、本マンションにおける管理者事務（マンションの管理の適正化の推進に関する法律（平成12 年法律第149 号）第72 条第１項に規定する管理者事務をいう。以下同じ。）を、次条以下に定めるところにより、乙に委託し、乙はこれを受託する。 （契約の当事者の関係等） 第２条 甲と乙との関係並びに乙の権限及び義務は、本契約に定めるもののほか、甲の管理規約及び使用細則その他細則、総会の決議並びに建物の区分所有等に関する法律（昭和37年法律第69号）及び民法（明治29年法律第89号）の規定に従う。 ２ 本契約における用語の意義は、本契約に特別の定めがあるもののほか、甲の管理規約及び使用細則その他細則並びに建物の区分所有等に関する法律、民法及びマンションの管理の適正化の推進に関する法律の定めるところによる。 （業務内容） 第３条 乙は、甲の管理者として、次の各号に掲げる管理者事務を遂行するものとする。 一 甲の管理規約、使用細則その他細則又は総会の決議により、管理者の職務として定められた業務 二 法令により管理者が行うこととされた業務 ２ 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる業務については、管理者事務には含まれないものとし、乙に行わせる場合は、別途総会にて審議し決定するものとする。 一 建替え及びマンション敷地売却に向けた、事業手法の比較検討又は再建建物の設計の概要、費用の概算額、区分所有権の帰属その他の計画案の作成 二 前号に掲げるもののほか、一般的に国家資格を有する者によって行われている業務その他の特別の知識経験を要する業務 （第三者への再委託） 第４条 乙は、前条第１項又は第２項の事務の一部を、甲の承諾を得て、第三者に再委託（再委託された者が更に委託を行う場合以降も含む。以下同じ。）することができる。 ２ 乙が前項の規定に基づき第三者に事務を再委託した場合においては、乙は、再委託した事務の適正な処理について、甲に対して責任を負う。 （乙の業務体制） 第５条 乙は、管理者事務を担当する職員（以下「管理者事務担当者」という。）を置く。 ２ 甲が乙に対し別途甲の管理事務を委託する場合、乙は、管理者事務担当者と、管理事務を担当する者（以下「管理事務担当者」という。）は、別の部門に所属する者が務める体制を整備する。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 （印鑑等の保管） 第６条 甲の保管口座又は収納・保管口座に係る印鑑、預貯金の引出用のカードその他これらに類するもの（以下「印鑑等」という。）は、甲の監事又は総会の決議により選任された者が保管するものとし、原則として、乙は甲の保管口座又は収納・保管口座に係る印鑑等を預からないものとする。 ただし、マンションの管理の適正化の推進に関する法律施行規則（平成13 年国土交通省令第110 号）第87 条第４項第２号に規定する要件を全て満たした場合は、甲の保管口座又は収納・保管口座に係る印鑑等を乙は保管することができるものとする。 （資格要件） 第７条 乙は、管理者事務担当者に、マンション管理に係る専門知識を持つ者を就任させる。 （善管注意義務） 第８条 乙は、善良な管理者の注意をもって管理者事務を行うものとする。 （帳票類等の提供の協力） 第９条 甲は、乙が管理者事務を行うに当たり必要となる本物件に関する帳票類その他の書類（以下「帳票類等」という。）を無償で提供するものとする。 ２ 乙は、甲から提供された帳票類等を善良な管理者の注意をもって保管し、かつ、管理者事務以外の用途に使用しないものとする。 ３ 乙は、甲から提供された帳票類等を管理者事務の遂行上必要な範囲内で複製又は更新することができる。 ４ 乙は、甲の組合員から相当の理由を付した書面又は電磁的方法により組合員名簿の閲覧を請求された場合は、これに応じなければならない。この場合において、閲覧につき相当の日時、場所を指定することができる。 （管理者事務に要する費用の負担及び支払方法） 第10 条 甲は、管理者事務に係る報酬（以下「管理者事務報酬」という。）として、乙に対し、毎月、次のとおり支払うものとする。 一 管理者事務報酬の額月額 ○○円消費税額及び地方消費税額（以下「消費税額等」という。）○○円合計月額 ○○円 二 支払期日及び支払方法毎月○日までにその○月分を、乙が指定する口座に振り込む方法により支払う。 三 日割計算期間が一月に満たない場合は当該月の暦日数によって日割計算を行う。（１円未満は 四捨五入とする。） ２ 甲は、管理者事務報酬のほか、乙が管理者事務を行うために必要となる交通費、印刷費その他の費用を負担するものとする。この場合において、支払期日及び支払い方法は前項 第二号によるものとする。 ３ 前２項の支払いに要する費用は、甲の負担とする。 （管理者事務の報告等） 第11 条 乙は、甲の事業年度終了後○月以内に、甲の組合員に対し、当該年度における管 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編理者事務の処理状況を記載した書面を交付し、総会において報告をしなければならない。 ２ 乙は、甲から管理者事務の処理状況に関する報告を求められた場合は、当該事項についての必要な説明をするよう努めなければならず、甲の監事から報告を求められた場合は、これに応じて速やかに報告を行わなければならない。また、管理者事務の遂行により甲の財産に特に重大な影響を及ぼすと認められる場合には、甲からの請求に基づき、乙はその旨を甲に対して書面により通知しなければならない。 ３ 前項の場合において、甲又は甲の監事は、乙に対し、管理者事務の処理状況に係る関係書類の提示を求めることができる。 （管理事務室等の使用） 第12 条 甲は、乙に管理者事務を行わせるために必要な器具、備品、管理事務室、集会室、管理用倉庫等を無償で使用させるものとする。 ２ 乙の管理事務室等の使用に係る費用の負担は、次のとおりとする。 一 ○○○○費 甲（又は乙）の負担とする。 二 ○○○○費 甲（又は乙）の負担とする。 三 ○○○○費 甲（又は乙）の負担とする。 四 ○○○○費 甲（又は乙）の負担とする。 （緊急時の業務） 第13 条 乙は、甲に被害が生じる可能性のある災害又は事故等が発生したことを知ったときは、速やかに、甲の組合員及びその所有する専有部分の占有者（以下「組合員等」という。）への連絡、その他の本マンションにおける被害状況の把握及び保存行為の円滑な実施のために必要な行為を行うものとする。ただし、乙の責めによらないやむを得ない事由によりこれらの行為を行うことができない場合は、この限りではない。 ２ 乙は、災害等の緊急時においては、あらかじめ総会の承認を受けている場合又は管理規約において総会の決議によらずに乙又は別紙○に規定する法人との取引を行うことができる旨の定めがある場合は、乙又は同法人に対する発注を行うことができる。 ３ 乙は、前項の業務を行ったときは、遅滞なく、書面をもって、その業務の内容及びその実施に要した費用の額を甲の監事に通知しなければならない。 （有害行為の中止等要求） 第14 条 乙は、管理者事務を行うため必要なときは、甲の組合員等に対し、次の各号に掲げる行為の是正等のため必要な勧告や指示若しくは警告又は中止を求めることができる。 一 法令、管理規約、使用細則又は総会決議等に違反する行為 二 建物の保存に有害な行為 三 前各号に掲げるもののほか、共同生活秩序を乱す行為 （通知義務） 第15 条 乙は、本マンションにおける滅失、き損、瑕疵等の事実を知った場合においては、速やかに、その状況を甲の組合員全員及び甲の監事に通知しなければならない。 ２ 乙は、次の各号に掲げる場合においては、速やかに、書面又は電磁的方法をもって、甲の組合員全員及び甲の監事に通知しなければならない。 ただし、第２号に掲げる事由については、甲が指定する共用部分の掲示板その他見やすい場所への掲示をもってこれに代えることができる。 一 乙が名称又は住所を変更したとき 二 乙が管理者事務担当者を選任又は変更したとき 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 三 乙がマンションの管理の適正化の推進に関する法律の規定に基づき登録の取消し等の処分を受けたとき 四 乙が管理規約に定める管理者の欠格事由に該当するに至ったとき ３ 乙は、甲に対し甲の組合員が届出をしたあて先に発することで、前２項の通知に代えることができるものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象マンション内の専有部分の所在地あてに発するものとする。 （専有部分等への立入り等） 第16 条 乙は、管理者事務を行うため必要があるときは、組合員等に対して、その専有部分又は専用使用部分（以下「専有部分等」という。）への立入り又は自らこれに保存行為を実施することを請求することができる。 ２ 前項の場合において、乙は、あらかじめその旨を当該組合員若しくは当該専有部分の占有者又は当該専用使用部分の使用者に通知し、その承諾を得なければならない。 ３ 第１項の規定にかかわらず、乙は、次の各号に掲げる災害又は事故等の事由により、甲のために緊急に行う必要がある場合、専有部分等に立入り又は保存行為を実施することができる。この場合において、乙は、甲及び乙が立ち入った専有部分等に係る当該組合員等に対し、事後速やかに、報告をしなければならない。 一 地震、台風、突風、集中豪雨、落雷、雪、噴火、ひょう、あられ等 二 火災、漏水、破裂、爆発、物の飛来若しくは落下又は衝突、犯罪、孤立死（孤独死） 等 （乙の使用者責任） 第17 条 乙は、乙の使用人その他従業員（以下「使用人等」という。）が、管理者事務の遂行に関し、甲又は組合員等に損害を及ぼしたときは、甲又は組合員等に対し、使用者としての責任を負う。 （秘密保持義務） 第18 条 乙及び乙の使用人等は、正当な理由なく、管理者事務に関して知り得た甲及び組合員等の秘密を漏らし、又は管理者事務以外の目的に使用してはならない。 （個人情報の取扱い） 第19 条 乙は、管理者事務の遂行に際して組合員等に関する個人情報（以下「個人情報」 という。）を取り扱う場合には、本契約の目的の範囲において取り扱い、正当な理由なく、 第三者に提供、開示又は漏えいしてはならない。 ２ 乙は、個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、盗難、改ざん、漏えい等（以下「漏えい等」という。）の危険に対し、合理的な安全管理措置を講じなければならない。 ３ 乙は、個人情報を管理者事務の遂行以外の目的で、使用、加工、複写等してはならない。 ４ 乙において、個人情報の漏えい等の事故が発生したときは、乙は、甲の監事及び漏えい等の被害を受けた当該個人に対し、速やかにその状況を報告するとともに、自己の費用において、漏えい等の原因の調査を行い、その結果について、書面をもって甲の監事及び当該個人に報告し、再発防止策を講じるものとする。 ５ 乙は、個人情報の取扱いを再委託する場合において、再委託先に対して、本契約で定められている乙の義務と同様の義務を課すとともに、必要かつ適切な監督を行わなければならない。 ６ 乙は、本契約が終了したときは、個人情報を返却又は廃棄するものとする。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 （免責事項） 第20 条 乙は、甲又は組合員等が、次の各号に掲げる損害を受けたときは、その損害を賠償する責任を負わないものとする。 ⑴台風、集中豪雨、暴風、落雷、高潮、地震、噴火等の自然現象に起因する損害⑵河川、用水路等の氾濫や堤防決壊による洪水等により、本マンションの周辺地域一帯が被害を受ける状況に起因する損害⑶本マンション近傍の送電線、ガス管、上下水道管及び乙の管理者事務対象部分以外の施設の破損、故障、能力不足等に起因する損害⑷火災、盗難等の事故発生による損害⑸甲の組合員等若しくは第三者による、故意又は過失による損害⑹通知事項を甲の組合員等が怠ったことによる損害⑺専有部分等への立ち入りによって生じた損害⑻乙が善良な管理者の注意をもって管理者事務を行ったにもかかわらず生じた敷地又は共用部分の異常又は故障等による損害⑼前各号に定めるもののほか、乙の責めに帰することができない事由による損害 （契約の途中における解除等） 第21 条 甲及び乙は、その相手方が、本契約に定められた義務の履行を怠った場合は、相当の期間を定めてその履行を催告し（乙が甲に催告するにあたっては、甲の監事に対して催告するものとする。）、相手方が当該期間内に、その義務を履行しないときは、甲にあっては総会での解任議案の承認を経て、本契約を解除することができる。 ２ 甲は、乙が管理規約に定める管理者の欠格事由に該当するに至ったとき又は第27 条各号の確約に反する事実が判明したときは、総会での解任議案の承認を経て、本契約を解除することができる。 ３ 甲又は乙は、第１項又は第２項に基づく解除を行った場合において、債務不履行による損害が生じているときは、その相手方に対し、損害賠償を請求することができる。 ４ 甲は、第１項又は第２項に定める事由がない場合において、総会での解任議案の承認を経て、本契約を解除することができる。この場合において、甲は、解除の日から本契約の有効期間が満了する日までの間又は三月のいずれか短い期間の管理者事務報酬に相当する額を、乙に支払うものとする。ただし、解除にやむを得ない事由があるときは、この限りではない。 ５ 乙は、第１項に定める場合のほか、本契約を契約期間中に解除する場合は、少なくとも解除予定日の三月前までに、甲の組合員全員に対して書面で解約の申入れを行い、あらかじめ甲と協議の上、総会の了承を得るよう努めるものとする。ただし、やむを得ない事由がある場合は、この限りではない。 ６ 前項の解約の申入れは、甲に対し組合員の届出がなされている場合はそのあて先に、組合員の届出がなされていない場合は、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとし、併せて本契約の解約の時期及び理由について所定の掲示場所に掲示することとする。 ７ 本契約を契約期間中に解除することとなった場合は、乙は、第９条第１項に基づき甲から提供された全ての帳票類等（同条第３項の規定に基づき複製又は更新されたものを含む。）を甲に返却するものとし、誠実に管理者事務の引き継ぎを行うものとする。 ８ 第５項の場合において、甲の監事又は総会の決議に基づく甲の組合員の求めがあるときは、乙は後任候補の選定や、後任が選任されるまでの業務契約を締結するなど本契約終了後の円滑な移行に必要な協力を行うものとする。 （本契約の有効期間） 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 第22 条 本契約の有効期間は、○○年○月○日から、○○会計年度終了後〇月以内に開催される通常総会終了のときまでとする。 （契約の更新） 第23 条 甲又は乙は、本契約を更新しようとする場合は、前条に定める有効期間が満了する日の三月前までに、その相手方（乙からの申し出にあたっては、甲の監事）に対し、書面をもって、その旨を申し出るものとする。 ２ 本契約を更新することとする場合は、乙は、乙の再任の承認を得るための総会を招集し、承認を得るものとする。 ３ 本契約の更新について申出があった場合において、その有効期間が満了する日までに更新に関する協議が整う見込みがないときは、甲及び乙は、本契約と同一の条件で、期間を定めて暫定契約を締結することができる。 （契約の終了等） 第24 条 乙は、第21 条の規定に基づき本契約を終了させようとする場合においては、契約を終了させる旨及び契約を終了させる日を書面をもって、通知するものとする。 ２ 乙は、第22 条に定める有効期間の満了に伴い本契約を終了させ、更新しないこととする場合は、満了の日の三月前までに、甲の監事に対し、書面をもって通知しなければならない。 ３ 乙は、本契約の終了が決定した場合において、甲の監事又は総会の決議に基づく甲の組合員の求めがあるときは、乙の後任の選任、乙の後任が選任されるまでの間の暫定契約の締結、管理規約変更等本契約終了後の体制への円滑な移行に必要な支援を行うこととする。 ４ 本契約が終了する場合には、乙は、第９条第１項に基づき甲から提供された全ての帳票類等（同条第３項の規定に基づき複製又は更新されたものを含む。）を甲に返却し、誠実に管理者事務の引き継ぎを行うものとする。 （法令改正に伴う契約の変更） 第25 条 甲及び乙は、本契約締結後の法令改正に伴い管理者事務又は管理者事務報酬を変更する必要が生じたときは、甲の総会において重要な事実を開示し決議を得ることにより、本契約を変更することができる。ただし、消費税法等の税制の制定又は改廃により、税率等の改定があった場合には、業務報酬のうちの消費税額等は、その改定に基づく額に変更する。 （誠実義務等） 第26 条 乙は、管理者事務の履行について、信義を旨とし、誠実に行わなければならない。 ２ 乙は、管理者事務に関連して、紹介手数料、仲介料、その他謝礼、若しくはその他の対価の支払い又は便宜の供与その他の利益を、甲以外の者から授受してはならない。 ３ 乙は、管理者事務に関連し、自己又は第三者のために甲と取引をしようとするとき又は 第三者との間において甲と乙との利益が相反する取引をしようとするときは、当該取引につき重要な事実を開示し、甲の総会において承認を受けなければならない。 ４ 甲及び乙は、乙が管理者として別紙に定める法人等との間で締結する取引については、前項に定める甲と乙との利益が相反する取引とみなす。 ただし、事務用品、消耗品、通信費等の管理に要する経費について、乙は、収支決算案と併せて甲の総会において報告の上、承認を得るものとする。 ５ 乙は、別紙に定める法人等について、甲の毎会計年度の決算の時期において見直しを行 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編い、その範囲について修正が必要な場合、甲の総会の承認を得るものとする。 ６ 本契約に定めのない事項又は本契約について疑義を生じた事項については、乙は、甲の総会において誠意を持って説明するものとする。 （反社会的勢力の排除） 第27 条 甲及び乙は、それぞれ相手方に対し、次の各号の事項を確約する。 一 自らが、暴力団、暴力団関係企業、総会屋、社会運動等標ぼうゴロ若しくはこれらに準ずる者又はその構成員（以下これらを総称して「反社会的勢力」という。）ではないこと。 二 自らの役員（甲及び乙の業務を執行する社員、取締役、執行役又はこれらに準ずるものをいう。）が反社会的勢力ではないこと。 三 反社会的勢力に自己の名義を利用させ、本契約を締結するものではないこと。 四 本契約の有効期間内に、自ら又は第三者を利用して、次の行為をしないこと。 イ 相手方に対する脅迫的な言動又は暴力を用いる行為ロ 偽計又は威力を用いて相手方の業務を妨害し、又は信用をき損する行為 （合意管轄裁判所） 第28 条 本契約に関する甲乙間の紛争については、訴訟を提起する必要が生じたときは、訴額に応じて本マンションの所在地を管轄する○○地方裁判所又は○○簡易裁判所を第 一審の専属管轄裁判所とするものとする。 （協議事項） 第29 条 甲及び乙は、甲と乙との間で別途締結している管理委託契約が解約又は解除された場合には、協議の上、本契約を変更することができる。 （存続条項） 第30 条 本契約において別途定める場合を除き、本契約は、その終了後も、第18 条（秘密保持義務）第19 条（個人情報の取扱い）、第21 条（契約の途中における解除等）、 第24 条（契約の終了等）、第28 条（合意管轄裁判所）は効力が存続する。 本契約の成立の証として本契約書２通を作成し、記名押印の上、各自１通を保有するものとする。 ○○年 月 日甲 住 所名 称代表者 印乙 住 所法人名代表者 印管理業務主任者 第26 条における法人等の範囲については、別紙のとおりとする。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編別紙 グループ会社等の特別な利害関係を有する業者 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 【参照条文】 ○マンションの管理の適正な推進に関する法律（平成12 年法律第149 号）（抄） （重要事項の説明等） 第七十二条 マンション管理業者は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約（新たに建設されたマンションの分譲に 通常要すると見込まれる期間その他の管理組合を構成するマンションの区分所有者等が変動することが見込まれる期間として国土交通省 令で定める期間中に契約期間が満了するものを除く。以下「管理受託契約」という。）を締結しようとするとき（次項に規定するときを 除く。）又は当該管理受託契約を締結し、若しくは締結しようとする管理組合から管理者事務（当該管理組合の管理者等がマンションの管理のために当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等を代理してマンション（専有部分を除く。）を保存し、集会（区分所有 法第三十四条（区分所有法第六十六条において準用する場合を含む。）の規定による集会をいう。） の決議を実行し、及び規約（区分所有法第三十条第一項（区分所有法第六十六条において準用する場合を含む。）の規約をいう。）で定めた行為をすることに関する事務をいう。 次条において同じ。）の委託を受けることを内容とする契約（新たに建設されたマンションの分譲に通常要すると見込まれる期間その他の管理組合を構成するマンションの区分所有者等が変動することが見込まれる期間として国土交通省令で定める期間中に契約期間が 満了するものを除く。以下「管理者受託契約」という。）を締結しようとするとき（次項に規定するときを除く。）は、あらかじめ、国土交通省令で定めるところにより説明会を開催し、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等に対し、管理業務主任者をして、管理受託契約又は管理者受託契約の内容及びその履行に関する事項であって国土交通省令で定めるもの（以 下「重要事項」という。）について説明をさせなければならない。この場合において、マンション管理業者は、当該説明会の日の一週間前までに、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等の全員に対し、重要事項並びに説明会の日時及び場所を記載した書面を交付しなければならない。 （利益相反のおそれがある場合のマンションの区分所有者等への事前説明） 第七十七条の二 マンション管理業者（管理事務の委託を受けた管理組合の管理者等であるものに限る。）は、自己又は人的関係、資本関係その他の関係において当該マンション管理業者と密接な関係を有する者として国土交通省令で定める者との間における取引を行うとき（管理受託契約又は管理者受託契約を締結しようとするときを除く。）は、あらかじめ、国土交通省令で定めるところにより説明会を開催し、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等に対し、当該取引につき重要な事実として国土交通省令で定める事項を説明しなければならない。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 ○マンションの管理の適正化の推進に関する法律施行規則（平成13 年国土交通省令第 110 号）（抄） （財産の分別管理） 第八十七条 （略） ２・３ （略） ４ マンション管理業者は、第二項第一号イからハまでに定める方法により修繕積立金等金銭を管理する場合にあっては、保管口座又は収 納・保管口座に係る管理組合等の印鑑等を保管してはならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。 一 当該管理組合に管理者等が置かれていない場合において、管理者等が選任されるまでの比較的短い期間に限り保管する場合 二 マンション管理業者が当該管理組合の管理者等であるときは、次に掲げる要件の全てを満たす場合イ 当該マンション管理業者又は第八十九条の二に規定する人的関係、資本関係その他の関係において当該マンション管理業者と密接な関係を有する者以外に、当該印鑑等を保管することを承諾する者がいないこと。 ロ 当該マンション管理業者が、当該印鑑等について不正な利用、滅失、盗難、紛失その他の事故のおそれがないと認められる適切な保管体制を整備していること。 ハ 当該マンション管理業者が、保管口座又は収納・保管口座に保管されている金額以上の額につき有効な保証契約を締結していること。 ニ 保管口座又は収納・保管口座は、当該管理組合に帰属することが一見して明らかな者を名義人とすること。 ホ イからニまでに掲げる要件の全てを満たしていることを当該管理組合を構成する区分所有者等に説明し、及び書面を交付した上で、当該マンション管理業者が当該印鑑等を保管する旨の決議が集会でなされたこと。 （人的関係、資本関係その他の関係においてマンション管理業者と密接な関係を有する者） 第八十九条の二 法第七十七条の二の国土交通省令で定める者は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める者とする。 一 マンション管理業者が個人である場合 次に掲げる者イ 当該マンション管理業者の親族ロ 当該マンション管理業者又はその親族が役員である法人 二 マンション管理業者が法人である場合 次に掲げる会社等（会社法施行規則（平成 十八年法務省令第十二号）第二条第三項第二号に 規定する会社等をいう。ニにおいて同じ。） イ 当該マンション管理業者の親会社（会社法第二条第四号に規定する親会社をいう。 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編ホにおいて同じ。） ロ 当該マンション管理業者の子会社（会社法第二条第三号に規定する子会社をいう。 ホにおいて同じ。） ハ 当該マンション管理業者の関連会社（会社計算規則（平成十八年法務省令第十三号）第二条第三項第二十一号に規定する関連会社 をいう。ニにおいて同じ。） ニ 当該マンション管理業者が他の会社等の関連会社である場合における当該他の会社等ホ 当該マンション管理業者の親会社の子会社（当該マンション管理業者を除く。） （利益相反のおそれがある場合の説明会の開催） 第八十九条の三 法第七十七条の二の規定による説明会は、できる限り当該説明会に参加する者の参集の便を考慮して開催の日時及び場所を定め、管理者事務の委託を受けた管理組合ごとに開催するものとする。 ２ マンション管理業者は、当該説明会の開催日の一週間前までに当該説明会の開催の日時及び場所について、当該管理組合を構成するマ ンションの区分所有者等の見やすい場所に掲示しなければならない。ただし、掲示しない旨の決議が集会でなされたときは、この限りでない。 ３ マンション管理業者は、当該説明会の開催日の一週間前までに、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等全員に対し、次条に掲げる事項並びに当該説明会の日時及び場所を記載した書面を交付しなければならない。 （利益相反のおそれがある取引に係る重要な事実） 第八十九条の四 法第七十七条の二の国土交通省令で定める事項は、次に掲げるものとする。 一 マンション管理業者と当該取引の相手方との関係 二 当該取引を行おうとする年月日 三 当該取引の内容 四 当該取引の金額（当該金額の内訳及び算出の根拠を含む。） 五 当該取引を行おうとする理由 六 当該取引の相手方以外の者にさせた見積りの内容（当該見積りをさせなかった場合は、その理由） （法第七十七条の二の国土交通省令で定める場合） 第八十九条の五 法第七十七条の二の国土交通省令で定める場合は、災害その他やむを得ない事由によってマンションの共用部分に損傷が 生ずることにより、当該マンションに居住している者の日常生活に支障が生ずるおそれがあると認められる場合であって、 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編その旨の決議が集会でなされている場合とする。 ○宅地建物取引業法（昭和二十七年法律第百七十六号）（抄） （重要事項の説明等） 第三十五条 宅地建物取引業者は、宅地若しくは建物の売買、交換若しくは貸借の相手方若しくは代理を依頼した者又は宅地建物取引業者が行う媒介に係る売買、交換若しくは貸借の各当事者（以下「宅地建物取引業者の相手方等」という。）に対して、その者が取得し、又は借りようとしている宅地又は建物に関し、その売買、交換又は貸借の契約が成立するまでの間に、宅地建物取引士をして、少なくとも次に掲げる事項について、これらの事項を記載した書面（第五号において図面を必要とするときは、図面）を交付して説明をさせなければならない。 一～五 （略） 六 当該建物が建物の区分所有等に関する法律（昭和三十七年法律第六十九号）第二条 第一項に規定する区分所有権の目的であるものであるときは、当該建物を所有するための一棟の建物の敷地に関する権利の種類及び内容、同条第四項に規定する共用部分に関する規約の定めその他の一棟の建物又はその敷地（一団地内に数棟の建物があつて、その団地内の土地又はこれに関する権利がそれらの建物の所有者の共有に属する場合には、その土地を含む。）に関する権利及びこれらの管理又は使用に関する事項で契約内容の別に応じて国土交通省令・内閣府令で定めるもの ２～９ （略） ○宅地建物取引業法施行規則（昭和32 年建設省令第12 号）（抄） （法第三十五条第一項第六号の国土交通省令・内閣府令で定める事項） 第十六条の二 法第三十五条第一項第六号の国土交通省令・内閣府令で定める事項は、建物の貸借の契約以外の契約にあつては次に掲げるもの、建物の貸借の契約にあつては第 三号及び第八号に掲げるものとする。 一～八 （略） 九 当該一棟の建物及びその敷地の管理者等（マンションの管理の適正化の推進に関する法律（平成十二年法律第百四十九号）第二条第 四号に規定する管理者等をいう。以下同じ。）が当該一棟の建物及びその敷地に係る管理組合（同条第三号に規定する管理組合をいう。以下同じ。）から委託を受けて管理事務（同条第六号に規定する管理事務をいう。以下同じ。）を行うマンション管理業者（同条第八号に規定するマンション管理業者をいう。以下同じ。）である場合にあつては、その旨 十 （略） （法第三十五条第三項第六号の国土交通省令で定める事項） 第３章 マンション管理業者による外部管理者方式（管理業者管理者方式）における留意事項資料編 第十六条の四の六 法第三十五条第三項第六号の国土交通省令で定める事項は、次に掲げるものとする。 一～八 （略） 九 当該信託財産である一棟の建物及びその敷地の管理者等が当該信託財産である一棟の建物及びその敷地に係る管理組合から委託を受 けて管理事務を行うマンション管理業者である場合にあつては、その旨 十 （略） （法第五十条の二の四の規定により読み替えて適用される法第三十五条第三項第六号の国土交通省令で定める事項） 第十九条の二の五 法第五十条の二の四の規定により読み替えて適用される法第三十五条第三項第六号の国土交通省令で定める事項は、次に掲げるものとする。 一～八 （略） 九 当該信託財産である一棟の建物及びその敷地の管理者等が当該信託財産である一棟の建物及びその敷地に係る管理組合から委託を受 けて管理事務を行うマンション管理業者である場合にあつては、その旨 十 （略）